Cuando se produjo la pandemia de la COVID-19 las aseguradoras, las instituciones financieras, las cooperativas de crédito y las empresas de todo el mundo tuvieron que llevar a cabo la transición a procesos digitales puramente remotos, prácticamente de la noche a la mañana.
Si bien los esfuerzos de digitalización en muchas industrias ya estaban en marcha, la COVID-19, sin duda, aceleró el cambio a las estrategias digital-first para la adquisición de clientes, la apertura de nuevas cuentas y los procesos de autoservicio. Fue así como el onboarding digital emergió con fuerza como un componente esencial en la transformación digital de las empresas.
¿Qué es el onboarding digital y cómo funciona?
El onboarding digital es el proceso de bienvenida e integración de nuevos empleados o clientes a través de herramientas digitales. En lugar de realizarse de manera presencial o con documentos en papel, este se lleva a cabo utilizando plataformas online que permiten automatizar gran parte del proceso.
Hay múltiples pasos en el proceso de onboarding tradicional que se pueden eliminar por completo con la ayuda de tecnologías digitales, que conducen a una experiencia más simple y cómoda sin comprometer la seguridad.
Para ello se emplean modernas tecnologías de aceptación, como la verificación de identidad digital y la firma electrónica.
Digitalización de los procesos de bienvenida y adaptación en las empresas
El avance de la tecnología ha permitido que los procesos de onboarding tradicionales migren hacia un formato digital. Las empresas están adoptando soluciones que eliminan el uso de papel y las interacciones físicas en procesos como:
- La firma digital de contratos.
- La capacitación inicial.
- Introducción en la filosofía, normas y políticas de la compañía.
- Detalles de las funciones del puesto.
- Integración dentro de la red de la compañía.
Esto no solo agiliza la incorporación de nuevos empleados, sino que también garantiza un mayor control y seguridad.
Descubre los beneficios de la digitalización de procesos en las empresas y cómo implementarla.
Automatización y simplificación del proceso de onboarding
El onboarding digital permite automatizar tareas repetitivas, como la generación de contratos y la gestión de documentos. Al eliminar los cuellos de botella típicos del proceso manual, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo necesario para integrar a nuevos trabajadores o adquirir nuevos clientes.
La firma electrónica y las soluciones digitales de verificación de identidad son claves para lograr una experiencia sin fricciones.
Onboarding digital en recursos humanos: Un cambio de paradigma
La implementación del onboarding digital en recursos humanos ha transformado radicalmente cómo se gestionan las nuevas incorporaciones.
El departamento de RR. HH. ahora puede centrarse más en la estrategia y menos en la logística del proceso de bienvenida. Esto es así porque la adopción de plataformas digitales no solo ahorra tiempo, sino que permite un mejor seguimiento y personalización de la experiencia del empleado desde su primer contacto con la empresa.
Integración de nuevos empleados de forma eficiente mediante plataformas digitales
Con herramientas digitales, la incorporación de los nuevos trabajadores es mucho más eficiente.
Desde la primera interacción con la compañía, los empleados pueden completar formularios, recibir formación y familiarizarse con los sistemas de la empresa sin necesidad de estar presentes físicamente, ya que, una vez que el solicitante ha sido identificado correctamente en tiempo real, se le presentan los documentos para revisar y firmar electrónicamente.
Esto es especialmente relevante en contextos donde el teletrabajo es la norma.
Beneficios para el departamento de Recursos Humanos y la experiencia del empleado
El onboarding digital en recursos humanos ofrece múltiples beneficios a este departamento, destacando:
- El ahorro significativo de tiempo y recursos.
- Recopilación de datos que facilitan la personalización del proceso y la mejora continua.
Pero estas ventajas no quedan ahí, porque también las hay para los trabajadores. Y es que el digital onboarding permite optimizar la relación con los empleados, haciendo más ágil la experiencia, lo que contribuye a un comienzo más positivo en la compañía.
Ejemplos de onboarding digital en empresas
Algunas empresas pioneras en la implementación de ejemplos de onboarding digital han demostrado el valor de este proceso. MunichRe es un gran ejemplo de negocio que pudo lograr resultados con este proceso.
Esta compañía trabajó con socios y clientes para reinventar por completo el flujo de trabajo de su línea de coberturas voluntarias y plataformas tecnológicas seleccionadas para satisfacer esas necesidades. Su proceso, totalmente electrónico, incluida la solución de firma electrónica integrada con OneSpan Sign, les permitió reducir el tiempo de onboarding de 30 días a solo 10 minutos.
Otro gran ejemplo es Mitchell & Whale, una de las corredurías de más rápido crecimiento orgánico en Ontario. Estos se adaptaron al consumidor moderno mucho antes de la COVID-19, lo que los llevó a atraer a un grupo demográfico único, de los cuales un 50% era menor de 40 años.
Este éxito se debe, en gran parte, a su estrategia digital, para la cual seleccionaron cuidadosamente tecnologías que satisfacían las necesidades de sus flujos de trabajo existentes.
Al crear plantillas habilitadas para firmas electrónicas iniciadas por el usuario y al requerir la capacitación obligatoria de los agentes, pudieron digitalizar rápidamente su estrategia y simplificar el proceso tanto para los agentes como para los clientes.
Este tipo de éxito es cada vez más común, destacando la efectividad de la transformación digital en el área de recursos humanos.
Mejores prácticas y herramientas para la gestión digital del onboarding
Existen varias herramientas y plataformas que facilitan la gestión del digital onboarding.
Desde soluciones de gestión de documentos hasta plataformas de capacitación online, las empresas deben seleccionar aquellas que mejor se adapten a sus necesidades. Por ejemplo, en Grupo MailComms facilitamos la contratación electrónica en las empresas gracias a nuestros servicios de firma electrónica y sala virtual de firma, entre otros.
Además, es importante asegurarse de que las herramientas elegidas integren funciones de seguimiento y personalización para garantizar que el proceso sea eficiente y amigable.
En los casos de captación de clientes, ya sea que esté comenzando a digitalizar el customer journey o que se encuentre en el camino hacia la automatización completa, la incorporación de firmas electrónicas es una estrategia esencial (y fácil de implementar) que puede reducir los retrasos en el onboarding del cliente y mejorar su experiencia.
En ese aspecto, hay dos enfoques para implementar firmas electrónicas: iniciado por el usuario e integrado. Ambos brindan eficiencia operativa, mejoran la experiencia del cliente y reducen los errores de documentos, pero cada uno también tiene distintas ventajas.
El primero es ideal para procesos de menor volumen y satisface los flujos de trabajo de firma más comunes (por ejemplo, contratos y acuerdos). Este es un buen punto para arrancar, ya que no se requiere absolutamente ningún desarrollo; simplemente tiene que cargar su documento, seleccionar sus firmantes y podrá empezar a firmar electrónicamente en unos minutos.
El segundo es un enfoque integrado diseñado para procesos más complejos, puestos en marcha por el sistema. Esta solución le brinda la capacidad de agregar capacidades de firma electrónica en sus propias aplicaciones, como su sitio web, aplicación móvil o cualquiera de sus sistemas, y crear flujos de trabajo generados automáticamente.
Para obtener un desglose completo de las ventajas que ofrecen ambos enfoques, consulte la siguiente tabla:
Creación de un plan de onboarding digital exitoso
Para implementar un plan de onboarding exitoso, es fundamental identificar los elementos clave que harán que el proceso sea fluido y efectivo, además de tener en consideración que las estrategias se tendrán que adaptar concretamente a la industria y empleado. Veámoslo con más detalle.
Elementos clave de un plan de onboarding digital eficiente
Un plan de onboarding eficiente debe incluir:
- Automatización de tareas repetitivas.
- Personalización del contenido de bienvenida y formación.
- Integración de la firma electrónica.
- Seguimiento y evaluación constante del proceso.
- Herramientas de comunicación digital para resolver dudas y acompañar al empleado.
Metodologías para adaptar un plan a diferentes industrias y tipos de empleados
Empresas de todos los sectores ya se han beneficiado de esta nueva tecnología y su marco legislativo. No obstante, para adaptar un plan de onboarding digital a distintas industrias y tipos de empleados, es esencial tener en cuenta las necesidades específicas de cada sector.
Por ejemplo, en el onboarding digital en el sector bancario o de seguros (sectores regulados), es clave integrar procesos de verificación de identidad, como el KYC, para cumplir con normativas legales. Por su parte, en sectores más creativos o tecnológicos, un enfoque flexible que fomente la interacción y el uso de herramientas colaborativas será más efectivo.
Además, ajustar el contenido del onboarding según el nivel de experiencia del empleado, desde junior hasta senior, garantiza una experiencia personalizada y efectiva, optimizando la integración sin importar el área o industria.
Digital Onboarding: ¿qué ventajas ofrece frente al onboarding tradicional?
El digital onboarding ofrece múltiples ventajas frente al proceso tradicional. Entre ellas se encuentran:
- La reducción del tiempo necesario para completar el proceso (la transición a un proceso de onboarding puramente digital puede reducir una experiencia tradicionalmente prolongada durante días o semanas a meros minutos).
- Eliminación de documentos en papel.
- Mayor automatización, estandarización y optimización del proceso.
- Facilidad de acceso desde cualquier lugar.
- Mejora en la experiencia del empleado.
- Incremento de los índices de retención de talento o usuarios.
Durante un webinar de OneSpan se le preguntó a la audiencia (79% de profesionales de la industria de seguros): “¿Cómo está gestionando actualmente el onboarding de nuevos clientes?”.
Los resultados indicaron que casi el 85% ya ha adoptado estrategias de automatización parcial o prácticas de onboarding totalmente digitales. Esta es una gran tendencia a tener en cuenta y esperamos que continúe en los próximos años.
Si tu empresa está buscando soluciones para optimizar el onboarding digital, Grupo MailComms ofrece una plataforma completa de contratación electrónica que incluye, no solo firmas digitales, sino también sistemas de identificación electrónica certificada para simplificar todo el proceso de incorporación de nuevos empleados.
Esta solución agiliza el onboarding digital, a la vez que garantiza la seguridad y la conformidad con las normativas vigentes. Contacta ahora para más información, y haz clic en el enlace si quieres saber más sobre qué es el KYC de una empresa.