Integração digital: a nova era da transformação digital

Quando a pandemia da COVID-19 chegou, as seguradoras, instituições financeiras, cooperativas de crédito e empresas de todo o mundo tiveram de fazer a transição para processos digitais puramente remotos praticamente da noite para o dia. Embora os esforços de digitalização em muitos sectores já estivessem em curso, a COVID-19 acelerou, sem dúvida, a mudança para estratégias digitais de aquisição de clientes, abertura de novas contas e processos de auto-atendimento. Aintegração digital surgiu, assim, como uma componente essencial da transformação digital das empresas.

O onboarding digital é o processo de acolhimento e integração de novos colaboradores ou clientes através de ferramentas digitais.

Em vez de ser feito pessoalmente ou com documentos em papel, é realizado através de plataformas online que automatizam grande parte do processo. Existem várias etapas no processo tradicionalde onboarding que podem ser completamente eliminadas com a ajuda de tecnologias digitais, levando a uma experiência mais simples e conveniente sem comprometer a segurança. Para este efeito, são utilizadas tecnologias modernas de aceitação, como a verificação da identidade digital e as assinaturas electrónicas.

Os avanços na tecnologia permitiram que os processos tradicionais de onboarding migrassem para um formato digital. As empresas estão a adotar soluções que eliminam a utilização de papel e interações físicas em processos como:

• A assinatura digital de contratos.
• Formação inicial.
• Apresentação da filosofia, das normas e das políticas da empresa.
• Indicações sobre as funções do lugar.
• Integração na rede da empresa.

Isto não só acelera a integração de novos funcionários, como também garante um maior controlo e segurança.

Descobre os benefícios da digitalização dos processos empresariais e como a podes implementar.

A integração digital pode automatizar tarefas repetitivas , como a criação de contratos e a gestão de documentos.

Ao eliminar os estrangulamentos típicos do processo manual, as empresas podem reduzir significativamente o tempo necessário para integrar novos funcionários ou adquirir novos clientes. Assinatura eletrónica e identidade digitalsoluções de verificação de identidade são fundamentais para conseguir uma experiência sem atritos.

A implementação do onboarding digital nos RH transformou radicalmente a forma como as novas contratações são geridas. O

Os RH podem agora concentrar-se mais na estratégia e menos na logística do processo de acolhimento. Isto porque a adoção de plataformas digitais não só poupa tempo, como também permite um melhor acompanhamento e personalização da experiência do empregado desde o seu primeiro contacto com a empresa.

Desde a primeira interação com a empresa, os trabalhadores podem preencher formulários, receber formação e familiarizar-se com os sistemas da empresa sem necessidade de estarem fisicamente presentes, uma vez que, depois de o candidato ter sido corretamente identificado em tempo real, lhe são apresentados documentos para rever e assinar eletronicamente.

O onboarding digital nos recursos humanos oferece vários benefícios a este departamento, incluindo:

• Poupança significativa de tempo e recursos.
• Recolha de dados para facilitar a personalização dos processos e a melhoria contínua.

Mas estas vantagens não se ficam por aqui, porque há também vantagens para os empregados. O onboarding digital permite otimizar a relação com os colaboradores, tornando a experiência mais ágil, o que contribui para um início mais positivo na empresa.

Algumas empresas pioneiras na implementação de exemplos de onboarding digital demonstraram o valor deste processo. A MunichRe é um ótimo exemplo de uma empresa que conseguiu obter resultados com este processo. Esta empresa trabalhou com parceiros e clientes para reinventar completamente o fluxo de trabalho da sua linha de cobertura voluntária e selecionou plataformas tecnológicas para responder a essas necessidades. O seu processo totalmente eletrónico, incluindo a solução de assinatura eletrónica integrada no OneSpan Sign, permitiu-lhes reduzir o tempo de integração de 30 dias para apenas 10 minutos. Outro grande exemplo é a Mitchell & Whale, uma das corretoras orgânicas de crescimento mais rápido em Ontário. Eles se adaptaram ao consumidor moderno muito antes do COVID-19, o que os levou a atrair um grupo demográfico único, 50% dos quais tinham menos de 40 anos. Este sucesso deve-se, em grande parte, à sua estratégia digital, para a qual selecionaram cuidadosamente tecnologias que satisfaziam as necessidades dos seus fluxos de trabalho existentes.

Ao criar modelos que permitem assinaturas electrónicas iniciadas pelo utilizador e ao exigir formação obrigatória dos agentes, conseguiram digitalizar rapidamente a sua estratégia e simplificar o processo para agentes e clientes. Este tipo de sucesso está a tornar-se cada vez mais comum, destacando a eficácia da transformação digital nos RH.

Existem várias ferramentas e plataformas que facilitam a gestão do onboarding digital. Desde soluções de gestão de documentos a plataformas de formação em linha, as empresas devem selecionar as que melhor se adaptam às suas necessidades. Por exemplo, no Grupo MailComms, facilitamos o e-recrutamento nas empresas graças aos nossos serviços de assinatura eletrónica y sala de assinatura virtualentre outros. Além disso, é importante garantir que as ferramentas escolhidas integram funcionalidades de acompanhamento e personalização para garantir que o processo é eficiente e fácil de utilizar. No caso da aquisição de clientes, quer estejas a começar a digitalizar o jornada do cliente ou no caminho para a automatização total, a incorporação de assinaturas electrónicas é uma estratégia essencial (e fácil de implementar) que pode reduzir os atrasos na integração do cliente e melhorar a sua experiência. A este respeito, existem duas abordagens para a implementação das assinaturas electrónicas: iniciada pelo utilizador e integrada. Ambas proporcionam eficiências operacionais, melhoram a experiência do cliente e reduzem os erros nos documentos, mas cada uma também tem vantagens distintas.

A primeira é ideal para processos de menor volume e satisfaz os fluxos de trabalho de assinatura mais comuns (por exemplo, contratos e acordos). É um bom ponto de partida, uma vez que não é necessário qualquer desenvolvimento; basta carregar o documento, selecionar os signatários e começar a assinar eletronicamente em poucos minutos. A segunda é uma abordagem integrada concebida para processos mais complexos, implementada pelo sistema. Esta solução permite-lhe adicionar capacidades de assinatura eletrónica às suas próprias aplicações, como o seu sítio Web, aplicação móvel ou qualquer um dos seus sistemas, e criar fluxos de trabalho gerados automaticamente. Para uma análise completa das vantagens oferecidas por ambas as abordagens, consulta a tabela abaixo:

Para implementar um plano de integração bem sucedido, é essencial identificar os elementos-chave que tornarão o processo suave e eficaz, e ter em consideração que as estratégias terão de ser adaptadas especificamente à indústria e ao empregado. Vamos dar uma olhada mais de perto.

Um plano de integração eficaz deve incluir:

• Automatização de tarefas repetitivas.
• Personalização dos conteúdos de acolhimento e de formação.
• Integração das assinaturas electrónicas.
• Acompanhamento e avaliação constantes do processo.
• Ferramentas de comunicação digital para resolver dúvidas e acompanhar o trabalhador.

As empresas de todos os sectores já beneficiaram desta nova tecnologia e do seu quadro legislativo. No entanto, para adaptar um plano de onboarding digital a diferentes indústrias e tipos de trabalhadores, é essencial ter em conta as necessidades específicas de cada sector. Por exemplo, no integração digital no sector bancário ou nos seguros (sectores regulamentados), é fundamental integrar processos de verificação de identidade, como o KYC, para cumprir os regulamentos legais. Em sectores mais criativos ou orientados para a tecnologia, uma abordagem flexível que incentive a interação e a utilização de ferramentas de colaboração será mais eficaz. Além disso, ajustar o conteúdo do onboarding de acordo com o nível de experiência do colaborador, de júnior a sénior, garante uma experiência personalizada e eficaz, optimizando o onboarding independentemente da área ou indústria.

O onboarding digital oferece várias vantagens em relação ao processo tradicional. Estas incluem:

• Reduzir o tempo necessário para concluir o processo (a transição para um processo de integração puramente digital pode reduzir uma experiência tradicionalmente longa de dias ou semanas para meros minutos).
• Eliminação de documentos em papel.
• Aumento da automatização, normalização e otimização dos processos.
• Facilidade de acesso a partir de qualquer lugar.
• Melhora a experiência dos empregados.
• Aumento das taxas de retenção de talentos ou utilizadores.

Durante um webinar da OneSpan, perguntou-se à audiência (79% dos profissionais do sector dos seguros): “Como gere atualmente a integração de novos clientes? Os resultados indicaram que quase 85% já adotaram estratégias de automação parcial ou práticas de integração totalmente digitais. Esta é uma grande tendência a ser observada e esperamos que continue nos próximos anos. Se a sua empresa está à procura de soluções para otimizar a integração digital, o Grupo MailComms oferece uma plataforma completa de e-recrutamento que inclui não só assinaturas digitais, mas também sistemas de identificação eletrónica certificados para simplificar todo o processo de integração dos novos empregados. Esta solução simplifica a integração digital, garantindo simultaneamente a segurança e a conformidade com a regulamentação em vigor. Contacta-nos agora para obteres mais informações e clica na ligação se quiseres saber mais sobre o KYC da empresa.