En un mundo cada vez más digitalizado, la comunicación en el sector asegurador experimenta una transformación importante gracias a la adopción del correo electrónico certificado. Enviar un e-mail certificado con validez legal ayuda a que las aseguradoras interactúen con sus clientes y otros actores de manera efectiva, fehaciente y personalizada.
A continuación, veremos cómo el correo electrónico certificado ha cambiado el panorama de la comunicación en seguros y por qué su adopción es cada vez más crucial para las empresas del sector. Descubre, además, cómo enviar correos electrónicos certificados de manera ágil, sencilla y con total fehaciencia legal.
Se podría decir que el email certificado tiene su reflejo en la versión certificada del postal. Conoce en este artículo las diferencias entre correo ordinario y certificado.
What is certified e-mail?
El correo electrónico certificado es una modalidad de e-mail que proporciona pruebas fehacientes de la entrega y el contenido de un mensaje. A diferencia del correo electrónico tradicional, un e-mail certificado incluye evidencias que pueden ser utilizadas legalmente para demostrar que un mensaje fue enviado y recibido, así como su contenido exacto.
Si comparamos un correo electrónico certificado con una carta postal certificada, el correo electrónico captura y aporta mayor volumen de evidencias, pues incluye también la certificación del contenido. Así pues, si comparamos ambos servicios, el e-mail certificado aporta inmediatez y facilidad de uso.
Además, el correo electrónico es clave a la hora de diseñar y ejecutar una estrategia mejorada de trazabilidad de documentos legales en aseguradoras.
The qualified service provider and certified email
For an e-mail to acquire the quality of a certificate, it must be sent by a trusted service provider qualified in electronic delivery, such as MailTecK and Customer Comms in the MailComms Group. This figure was created and regulated by EU Regulation 910/2014 of the European Parliament and the Council of Europe, and is maintained in its evolution known as eIDAS2. To better understand how it works, it is important to know that
the qualified trust service provider acts as a “digital notary”. This means that the insurer sends the certified and personalized e-mail through the qualified trust service provider’s secure platforms, whether or not integrated into its systems, which captures the evidence of the communication between the insurer and its user. With the capture of this evidence and the certification by the provider, the company obtains a valid certificate that it can use in court to protect, if necessary, its interests in possible litigation, since it proves that the communication took place and did so in the way it is proven: with a specific content and with interactions, or not, by the receiver.
Advantages of certified e-mail in the insurance industry
Legal validity and security
Una de las principales ventajas del correo electrónico certificado es su validez legal. Esto es crucial en el sector seguros, donde la comunicación precisa y verificable es esencial.
Desde la emisión de pólizas hasta la gestión de reclamaciones, enviar un e-mail certificado asegura que las comunicaciones importantes están debidamente registradas y pueden ser presentadas como evidencia en caso de disputas legales.
No es fácil que un correo electrónico certificado alcance la misma robustez legal que un burofax online certificado (que es un medio oficial y reconocido por los tribunales en España). Pero es cierto que, dependiendo de la relevancia de la comunicación que se tiene que realizar, este medio puede ser más que suficiente, con la normativa y la jurisprudencia en la mano. Es decir, la validez de las comunicaciones por correo electrónico, legalmente hablando, depende de que se que se envíen a través de un proveedor capaz de remitirlo de manera certificada.
Cost reduction, efficiency and sustainability
Certified e-mail also offers a significant cost reduction compared to traditional methods of communication. Sending a certified e-mail is cost-effective and almost instantaneous. This not only reduces insurers’ operating expenses, but also improves efficiency in process management, enabling faster response to customer needs. In addition, it helps companies meet their environmental objectives, which, in turn, provides an image often desired by their customers.
Improved customer experience
The speed and security of certified email contribute to a better customer experience. In an industry where trust and transparency are paramount, sending and receiving communications immediately and securely improves customer perception of the insurer. Customers can receive their policies, expiration notices and claim resolutions quickly and reliably, increasing customer satisfaction and loyalty.
As in other industries, and even more so in those that are highly regulated, a positive customer experience is heavily influenced by omnichannel. This is especially relevant in the insurance sector, where a large part of its customers are seniors who are not entirely comfortable in the digital world. Technologies that bring together different digital and physical channels in a natural way are therefore essential to integrate or, in other words, not exclude certain groups. This is where concepts such as phygital or human insurance come into play, to which we at MailComms Group are very committed. Moreover, if we take into account that the same insured may want to communicate through different channels at any given time (e-mail, SMS, WhatsApp…), having systems that allow changing the communication channel without losing its trace and finally certifying it is increasingly necessary to offer a real multichannel experience.
Integration with management systems
Certified email is easily integrated with insurance management systems (EMS), facilitating process automation and centralized management of communications. This integration allows insurers to maintain a detailed and organized record of all certified communications, simplifying auditing and compliance.
Cases of use of certified e-mail in the insurance industry
As we were anticipating, the need or not to certify a communication depends on the relevance, commitment and risk it has for the insurer. However, in a highly regulated sector, such as the insurance industry, and in view of the growing protection of policyholders’ rights, this type of communication is increasingly necessary to demonstrate, without fissures, the correct regulatory compliance. In other words, certifying a communication avoids legal risks and therefore protects the economic interests of insurers. Here are some examples of the use of certified e-mail in the industry:
Policy issuance
One possible use of certified e-mail in the insurance industry is the issuance of policies for certain highly critical lines of business. Sending a certified e-mail when issuing a policy ensures that the customer receives the document in its entirety and in the correct format, with the possibility of verifying delivery and content.
Claims management
La gestión de reclamaciones, incluidos los impagos, es otro ámbito donde el correo electrónico certificado muestra su utilidad. Enviar comunicaciones certificadas durante el proceso de reclamación asegura que todas las partes están informadas de los pasos y decisiones tomadas, lo que reduce el riesgo de malentendidos y disputas.
También puedes reclamar a su seguro de hogar a través de estos canales. Te ofrecemos un modelo de carta para reclamación de daños al seguro de hogar para tu empresa.
Notifications of expiration and renewals
Policy expiration and renewal notifications also benefit greatly from certified email. Insurers can send reminders and renewal notices quickly and reliably, and can ensure that the notification has been received and collect evidence of interaction from recipients, if this occurs.
Notification of indemnity in case of claim
The certified e-mail can also be a good way to notify the insured of the estimated amount that he will receive as indemnity for a loss covered by his policy.
Challenges and other considerations
A pesar de sus numerosas ventajas, la adopción del correo electrónico certificado también presenta desafíos. La seguridad cibernética es una preocupación importante, ya que la información sensible debe ser protegida contra accesos no autorizados y ciberataques. Las aseguradoras deben implementar robustos sistemas de seguridad y estar al tanto de las normativas vigentes en materia de protección de datos.
Además, la adopción de nuevas tecnologías requiere formación y adaptación por parte del personal. Las aseguradoras deben invertir en capacitación para asegurar que sus empleados comprendan y utilicen eficazmente el correo electrónico certificado.
En este sentido, la figura de un prestador cualificado también se convierte en un aliado para garantizar los más altos niveles de seguridad posibles, al mismo tiempo que ofrece agilidad para adecuar los sistemas y las tecnologías a la rápida evolución de los ciberriesgos (y las capacidades de los ciberdelincuentes).
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