El valor de la digitalización documental
¿Cuál es el principal valor de una empresa? El tiempo, la experiencia y la capacidad de sus empleados. Algunos estudios indican que cada trabajador tarda, de media, 18 minutos en encontrar un documento no digitalizado. Si multiplicamos ese tiempo por las veces que necesita uno u otro papel a lo largo del día, por el número de trabajadores y por los días laborables que tiene un año, la pérdida de valor es importante. Esta es solo una razón para llevar a cabo un proceso de digitalización documental a través de un gestor de fácil acceso para todo el personal de una empresa. Pero hay más.
Por ejemplo, si el empleado necesita ese tiempo para encontrar el documento, a menudo un cliente tendrá que esperar lo mismo (o más) para obtener una atención adecuada. Esto empobrece la experiencia de usuario y dificulta aspectos como la fidelización o el cross-selling, lo que tiene impacto en las cuentas anuales de cualquier empresa.
También el espacio. El precio por m2 de alquiler de oficinas en Madrid, por ejemplo, se sitúa en los 414 euros al año. Digitalizar los documentos se convierte en un quick win en cuanto a contención de costes. Hay un dato más que dice que el 70 % de las empresas no sobrevivirían 3 semanas a una pérdida catastrófica de documentación (por un incendio o una inundación). No hace falta llegar tan lejos, pero está claro que los documentos digitalizados en la nube están más seguros.
Beneficios que aporta nuestro servicio de digitalización documental
Nuestro servicio de digitalización documental ofrece grandes beneficios para las compañías que decidan externalizar sus procesos de gestión documental:
- Integramos la digitalización documental dentro de un proceso de gestión de las comunicaciones multicanal, tanto en la entrada de la información como una vez realizada la gestión del envío.
- Ofrece un considerable ahorro de costes relacionados con la impresión, el mantenimiento y la optimización de espacios para la empresa que contrata nuestros servicios.
- Facilita el acceso y búsqueda de a la información a través de un sencillo navegador web SaaS (Software As a Service) que permitirá al usuario la consulta online e inmediata de la documentación.
- Reduce la posibilidad de pérdida y deterioro de documentación que puede existir en una gestión manual. Además, permite la consulta y custodia a través de repositorios (vía API, webservice y sFTP) en un entorno seguro.
¿Cómo se realiza el proceso de digitalización y gestión documental?
Aunque los pasos pueden cambiar según servicio y proveedor, se pueden resumir, de manera general, en los siguientes:
En caso de que la información venga en soporte papel, realizaremos la recogida y preparación de la documentación, que incluye:
- Retirarla de un apartado postal o de oficinas.
- Quitar grapas y otros elementos de casado.
- Desembolsar y extraer de archivadores.
- Dejar listos los documentos para ser escaneados con equipos de última generación.
Para aquella información que llegue a través de correo electrónico descargaremos el cuerpo del correo y los elementos adjuntos para su tratamiento.
Utilizaremos RPA, tecnologías de reconocimiento OCR/ICR e inteligencia artificial para el reconocimiento de textos, formatos, imágenes, códigos de barras y cualquier otro metadato que se requiera procesar.
Grabación, verificación y validación de datos según los protocolos de bases de datos.
Exportación a formatos estándares y volcado a Commstore, nuestro repositorio documental multiformato en la nube, que ofrece un importante número de ventajas a los usuarios.
El servicio de digitalización documental de MailTeck & Customer Comms cubre todo el ciclo de vida del documento. Gracias a nuestra experiencia y nuestra tecnología, cualquier empresa puede avanzar en la transición digital de la comunicación con sus clientes en un entorno seguro.