O valor da digitalização de documentos
Qual é o principal valor de uma empresa? O tempo, a experiência e as competências dos seus empregados. Alguns estudos indicam que são necessários, em média, 18 minutos para que cada trabalhador encontre um documento não digitalizado. Se multiplicarmos este tempo pelo número de vezes que um ou outro papel é necessário durante o dia, pelo número de trabalhadores e pelo número de dias úteis num ano, a perda de valor é significativa. Esta é apenas uma razão para realizar um processo de digitalização de documentos através de um sistema de gestão de documentos facilmente acessível a todo o pessoal de uma empresa. Mas há mais.
Por exemplo, se o funcionário demorar tanto tempo a encontrar o documento, o cliente terá muitas vezes de esperar o mesmo tempo (ou mais) para ser devidamente atendido. Isto empobrece a experiência do utilizador e dificulta aspectos como a fidelização ou as vendas cruzadas, o que tem impacto nas contas anuais de qualquer empresa.
O espaço também. O preço por m2 de espaço de escritórios em Madrid, por exemplo, é de 414 euros por ano. A digitalização de documentos torna-se um ganho rápido em termos de contenção de custos. Há uma outra estatística que indica que 70% das empresas não sobreviveriam a uma perda catastrófica de documentação (incêndio ou inundação) durante 3 semanas. Não é preciso ir tão longe, mas é evidente que os documentos digitalizados na nuvem são mais seguros.
Vantagens do nosso serviço de digitalização de documentos
O nosso serviço de digitalização de documentos oferece grandes vantagens às empresas que decidem externalizar os seus processos de gestão de documentos:
- Integramos a digitalização de documentos num processo de gestão de comunicações multicanal, tanto na entrada da informação como após o seu envio.
- Permite economias consideráveis em termos de impressão, manutenção e otimização do espaço para a empresa que contrata os nossos serviços.
- Facilita o acesso e a pesquisa de informações através de um simples navegador Web SaaS (Software As a Service) que permitirá ao utilizador consultar a documentação em linha e de forma imediata.
- Reduz a possibilidade de perda e deterioração da documentação que pode existir na gestão manual. Além disso, permite a consulta e a custódia através de repositórios (via API, webservice e sFTP) num ambiente seguro.
Como é efectuado o processo de digitalização e gestão de documentos?
Embora as etapas possam variar consoante o serviço e o fornecedor, podem ser resumidas em termos gerais da seguinte forma:
No caso de as informações serem fornecidas em formato papel, recolhemos e preparamos a documentação, que inclui:
- Levantá-lo numa estação de correios ou numa caixa postal.
- Retirar os agrafos e outros elementos de correspondência.
- Desembalar e retirar dos armários de arquivo.
- Prepare os documentos para digitalização com equipamento topo de gama.
Para as informações recebidas por correio eletrónico, descarregaremos o corpo da mensagem e os anexos para processamento.
Utilizaremos tecnologias de reconhecimento RPA, OCR/ICR e inteligência artificial para o reconhecimento de texto, formatos, imagens, códigos de barras e quaisquer outros metadados que necessitem de ser processados.
Registo, verificação e validação dos dados de acordo com os protocolos da base de dados.
Exporte para formatos padrão e carregue para a Commstore, o nosso repositório de documentos multi-formato na nuvem, que oferece uma série de vantagens importantes aos utilizadores.
O serviço de digitalização de documentos da MailTeck & Customer Comms abrange todo o ciclo de vida dos documentos. Graças à nossa experiência e tecnologia, qualquer empresa pode avançar na transição digital da comunicação com os seus clientes num ambiente seguro.