Qué es el burofax electrónico: características y ventajas

El burofax electrónico es una modalidad segura y eficiente de envío de documentos e información en la era digital a través de canales como email, SMS y Whatsapp, entre otros. Ofrece ventajas como la reducción de costes y papel, así como agilización de trámites.

El burofax electrónico se utiliza en casos de reclamación de facturas, contratos y comunicaciones corporativas, y brinda seguridad y protección en las comunicaciones electrónicas.

Su envío se realiza a través de plataformas gestionadas por prestadores de servicios de confianza, como la de grupo MailComms, que garantizan la validez legal y la seguridad de las comunicaciones electrónicas. A la seguridad jurídica, los proveedores de calidad añaden mayor eficiencia y éxito de entrega, y evitan riesgos como, por ejemplo, envíos falsos que puedan provocar infecciones de software malicioso.

Un burofax electrónico es una forma segura y eficiente de enviar documentos en la era digital.

El burofax electrónico se utiliza como una alternativa al envío de burofaxes online o en papel remitidos por canal postal.

Se trata de una comunicación digital certificada, enviada por email, SMS o WhatsApp, que permite acceder al receptor, mediante un enlace, al documento indicado por el emisor. Para llegar al documento, el receptor tendrá que autenticarse  y se le solicitará la aceptación o firma electrónica que probará la recepción del envío.

En un mundo cada vez más digitalizado, el burofax electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental para garantizar la seguridad y validez de las comunicaciones. Además, ofrece ventajas frente al burofax tradicional como la inmediatez, la agilización de trámites y el ahorro de costes. También tiene beneficios medioambientales con la reducción del uso de papel y de la huella de carbono producida durante su transporte.

• Ahorro de costes en comparación con el burofax en papel.
• Reducción del consumo de papel y contribución a la protección del medioambiente.
• Agilidad en los trámites gracias a su inmediatez.
• Garantía de validez legal equiparable a la de un burofax en papel, siempre que el burofax electrónico cumpla con determinados requisitos técnicos.

El burofax electrónico ofrece estos beneficios y algunos más en comparación con el burofax tradicional en papel, por lo que se convierte en una opción cada vez más utilizada en el ámbito empresarial y legal.

La comunicación electrónica, incluyendo el burofax electrónico, ha sido reconocida legalmente en Europa y en muchos otros países como una forma válida de intercambio de información.

El Reglamento europeo 910/2014, más conocido como eIDAS, establece para el servicio de entrega electrónica certificada el marco jurídico a aplicar para todas las comunicaciones electrónicas:

«Art. 43: Efecto jurídico de un servicio de entrega electrónica certificada:

1. A los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.”

Uno de los componentes fundamentales del burofax electrónico es la firma electrónica, que juega un papel crucial en la validez jurídica de los documentos enviados. La firma electrónica sirve para justificar la entrega del documento al destinatario. Esta ha de ser lo suficientemente robusta técnicamente como para garantizar que el receptor es realmente quien dice ser. Este punto es fundamental, pues solo en el caso de establecer procesos de identificación que permitan verificar inequívocamente al remitente podremos equiparar un burofax postal con un burofax electrónico, ya que de esta manera su entrega no se pondrá en duda.

En caso de disputa legal, el burofax electrónico ofrece pruebas y evidencias sólidas que respaldan la comunicación realizada. La información detallada y certificada del envío, contenido, autenticación, aceptación o firma y recepción, pueden ser presentados como pruebas en un proceso judicial. Esto brinda seguridad y tranquilidad a las partes involucradas, al contar con documentación electrónica de respaldo. Su valor probatorio es mayor si se envía a través de la herramienta de un prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza en la modalidad de entrega electrónica certificada, como es el grupo MailComms, según acredita el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

El burofax electrónico simplifica el procedimiento de envío de documentos al realizarse de forma totalmente digital a través de una plataforma gestionada por un prestador de servicios de confianza cualificado, como son las empresas del grupo MailComms y su plataforma CertySign. En este tipo de aplicaciones, una vez seleccionado el canal de envío (sms, email o WhatsApp) se introducen los datos de los participantes y se redacta el mensaje de forma clara y precisa. A continuación, se adjuntan los ficheros que se quieren enviar, ya sean facturas, contratos o cualquier otra documentación relevante que se quiera poner a disposición del destinatario.

Tras completar estos pasos y después de revisar contenidos y direcciones, llega el momento de remitir la información.

Una vez enviada, el destinatario recibirá una comunicación que le indica que ha recibido una notificación certificada. Para poder examinarla deberá acceder a través de un enlace. Y esto sólo le será permitido en caso de que se auntentique de forma correcta y acepte o firme la recepción de la misma.

El prestador de servicios de confianza emite un certificado que contiene la traza del envío, captura las evidencias acontecidas y da fe del contenido enviado. El proveedor también garantiza que la comunicación se realiza de manera segura, lo que proporciona respaldo legal en caso de disputa.

Estos certificados garantizan la identificación y autenticidad de las partes involucradas en la comunicación electrónica. La utilización de certificados digitales confiables asegura la integridad y seguridad de la información transmitida.

Gracias a estos certificados se evita la suplantación de identidad y las posibles manipulaciones de los documentos enviados. Así se garantiza la validez y autenticidad de los burofaxes electrónicos, aportando confianza y seguridad legal.

Antes de enviar un burofax electrónico, es fundamental asegurarse de que la entidad a través de la que se llevará a cabo el envío esté autorizada y cuente con los certificados correspondientes. Esto garantiza la validez legal de la comunicación y evita posibles problemas en el futuro. Es importante verificar la reputación y la fiabilidad del prestador de servicios electrónicos de confianza en entrega electrónica para comprobar que cumple con todas las normativas vigentes.

Existen dos tipos de prestadores de servicios de confianza, cualificados y no cualificados. La diferencia entre cualificado o no cualificado radica en que, en el caso de los cualificados, sus métodos de envío han sido auditados por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digita , cumpliendo la normativa descrita en el Reglamento Europeo 910/2014 y sus normas técnicas.

Un prestador de servicios de confianza cualificado ofrece la tranquilidad de saber que sus procesos han sido verificados y cumplen con las normas de la Unión Europea, como por ejemplo el reglamento eIDAS, lo que aporta un mayor grado de protección legal que si se utilizan los servicios de un prestador no cualificado, que puede o no cumplir con la normativa.

En la era digital es crucial mantenerse alerta ante posibles envíos masivos de burofax electrónicos falsos que contengan malware. Para evitar problemas de seguridad, se recomienda utilizar plataformas de prestadores de servicios autorizados reconocidos, que ofrezcan medidas de protección y seguridad adecuadas. De esta manera, se minimiza el riesgo de recibir mensajes fraudulentos y se protege la integridad de la información transmitida.

Los precios del burofax electrónico pueden variar según el prestador de servicios autorizado seleccionado. Antes de realizar el envío, es recomendable investigar y comparar las tarifas ofrecidas por diferentes proveedores para obtener el mejor equilibrio entre precio y calidad de servicio.

Es importante tener en cuenta que, aunque el burofax electrónico suele ser más económico que el burofax en papel, es necesario evaluar cuidadosamente las condiciones y los servicios incluidos en cada oferta para tomar una decisión informada.

El burofax electrónico tiene diversas aplicaciones prácticas en diferentes áreas, ofreciendo seguridad y confianza en la comunicación. Estos son algunos de los casos de uso más comunes.

El burofax electrónico es una solución eficiente para enviar facturas y otros documentos legales de forma rápida y segura. Permite notificar a los involucrados sobre obligaciones contractuales y plazos de pago de manera fehaciente, evitando posibles disputas o retrasos.

En el ámbito corporativo, el burofax electrónico es una herramienta confiable para la comunicación. A través de esta modalidad se pueden enviar mensajes importantes, comunicados y comunicaciones oficiales, con garantía de entrega y de la autenticidad del contenido, especialmente en situaciones sensibles o delicadas.

En el ámbito de los contratos y las transacciones comerciales, el burofax electrónico desempeña un papel crucial al brindar evidencia de la fecha de entrega y del contenido enviado. Es especialmente útil en acuerdos comerciales, contratos de arrendamiento y compraventa de bienes y servicios, ya que protege los intereses de las partes involucradas.

• Permite enviar facturas y documentos legales de manera rápida y segura.
• Garantiza la autenticidad y la entrega de comunicaciones corporativas importantes.
• Brinda evidencias de la fecha de entrega y del contenido en transacciones comerciales y contratos.

En el contexto de la transformación digital, el burofax electrónico es crucial en la optimización y agilización, por su inmediatez, de los procesos empresariales. Con su implementación, las organizaciones experimentan beneficios significativos en términos de reducción del uso de papel, eficiencia en trámites y gestiones y mejora de la seguridad en las comunicaciones electrónicas.

El burofax electrónico brinda una solución sostenible al reducir significativamente la necesidad de documentos en papel. Al enviar las comunicaciones de manera electrónica se elimina la impresión, el almacenamiento físico y la manipulación de documentos en papel, así como la huella de carbono asociado a su manipulación y transporte. Esto no solo reduce los costes asociados con el uso de papel, sino que también contribuye positivamente al cuidado del medioambiente al disminuir la deforestación, el consumo de recursos naturales y las emisiones de gases de efecto invernadero.

La implementación del burofax electrónico permite agilizar trámites y gestiones empresariales y elimina la demora asociada con el envío y recepción de documentos en papel. Además, garantiza una mayor seguridad y seguimiento en la entrega de los envíos. Esto agiliza los procesos internos de las empresas, facilita la toma de decisiones y mejora la eficiencia en la gestión de documentos importantes.

El burofax electrónico proporciona un alto nivel de seguridad en las comunicaciones electrónicas.
Siempre que se usen certificados digitales que identifican a las partes y que incorpore una firma electrónica robusta, que garantiza la autenticidad e integridad de los documentos enviados, se puede equiparar a un burofax postal. De esta manera se evita la posibilidad de manipulación o falsificación. Esto genera confianza tanto en el remitente como en el destinatario y garantiza que las comunicaciones sean legales y válidas en caso de litigio. Además, la certificación de contenido ofrece una mayor protección y respaldo en la comunicación de información sensible.