Índice de contenidos
- ¿Tiene un email certificado validez legal en un juicio?
- Elementos que refuerzan el valor probatorio de un email certificado
- Casos en los que un email certificado tiene alto valor probatorio
- Consejos para reforzar el valor probatorio de un email certificado
- Preguntas frecuentes sobre el valor legal del email certificado en los juicios
Las comunicaciones digitales han ido ganando relevancia en los últimos años. Es una clara apuesta por la sostenibilidad, a la vez que aportan comodidad, inmediatez y ahorro de costes a las empresas. Se pueden realizar a través de distintos canales (email, SMS, WhatsApp o publicaciones web), que se adaptan a tus prioridades en cada momento.
Pero, ¿cualquiera de estas soluciones tiene validez legal? Es evidente que a una empresa le interesa poder adjuntar estas comunicaciones en caso de una disputa legal. Hasta ahora, parecía que la única opción válida en un juicio eran los burofax postal online. Sin embargo, los email certificados le ofrecen a una empresa posibilidades probatorias muy interesantes.
> Contenido relacionado: cómo automatizar las comunicaciones legales de tu empresa a través del correo electrónico certificado.
¿Tiene un email certificado validez legal en un juicio?
Los avances tecnológicos han ido transformando todas las facetas de la vida de manera progresiva. En el ámbito judicial, la validez legal de las comunicaciones electrónicas también ha tenido que adaptarse.
Es lo que manifiesta la modificación del artículo 299.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que incorpora la prueba documental electrónica a los procedimientos judiciales. Aquí, encaja perfectamente el email certificado.
Esta validez legal viene especificada en el Reglamento eIDAS, que aplica en el territorio de la UE y, por tanto, en España. El resto de países tienen normativas similares.
Sin embargo, conviene destacar que, para que tengan valor probatorio total, es imprescindible que estos correos garanticen su integridad y su inalterabilidad, a la vez que se puede contrastar su fecha y hora de envío.
Para más información, descubre las diferencias entre el email certificado y el burofax postal online en el uso empresarial.
Elementos que refuerzan el valor probatorio de un email certificado
La manera en la que se diseña la certificación de datos de un email electrónico es determinante para que adquiera un nivel probatorio más completo o menos. Si buscas que se convierta en una prueba de validez legal total, estos son los elementos que debes incluir.
Pero, no nos podemos olvidar de que la clave es el papel que juegan los prestadores cualificados de servicios de certificación. Son ese tercero de confianza capacitado para verificar los datos e información del correo que se certifica, que son los siguientes.
Registro detallado del envío y recepción
El mayor problema probatorio al que puede enfrentarse un email certificado es que la otra parte impugne su validez completa o la de alguno de sus datos.
Por eso, es esencial que aplique el máximo rigor en los datos sobre el envío y recepción del mensaje. Se recomienda una identificación digital certificada del remitente y del destinatario.
Certificación de apertura del mensaje
No siempre es necesario demostrar que el destinatario ha abierto el correo y leído los datos. Sin embargo, si tu empresa quiere evitar cualquier problema, es preferible optar por el email certificado con acuse de recibo.
Esta modalidad se proporciona en la plataforma de envío y consiste en recibir una confirmación de que el destinatario ha recibido y abierto el correo.
Cumplimiento de normativas (eIDAS, RGPD)
El proveedor de los servicios de certificación electrónica tiene que moverse bajo las exigencias de la legislación europea en dos aspectos esenciales. Por un lado, el respeto riguroso de la protección de datos (RGPD).
Y, por supuesto, como ya hemos citado, todos los requisitos que se detallan en el Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS).
Descubre cómo aportar correos electrónicos como prueba en un procedimiento judicial de manera efectiva.
Casos en los que un email certificado tiene alto valor probatorio
En general, los expertos recomiendan que se use un burofax postal cuando se necesita garantizar la plena validez jurídica. Mientras, los email certificados son perfectos para envíos y notificaciones automatizadas que no requieren tan alto nivel de fehaciencia.
Entre esos avisos y notificaciones que se suelen enviar mediante emails certificados destacan los siguientes.
- Notificación de despidos o sanciones
Todas las comunicaciones relacionadas con el Departamento de Recursos Humanos pueden realizarse por email certificado, sin que pierdan su validez probatoria. Esto incluye los despidos, pero también cualquier cambio en las condiciones del contrato o sanciones disciplinarias. - Confirmación de operaciones comerciales o financieras
Los asuntos en los que interviene el dinero siempre son de los que más preocupan a una empresa. Primero, que se garantice la seguridad y discreción de todos los datos. Pero, también, es un foco de conflictos y demandas o reclamaciones.
Manda mediante emails certificados todas las notificaciones comerciales o financieras y podrás adjuntar este documento como prueba en cualquier proceso judicial. - Modificaciones contractuales
Un despido no deja de ser el fin de un contrato. Pues, si un email certificado es válido como prueba en un juicio por cese laboral, ese mismo principio aplica para cualquier acuerdo contractual completo o al que se haga modificaciones. No obstante siempre es importante que la comunicación certificada obtenga el mayor grado de evidencias posibles para reforzar su validez.
Recomendamos que se hagan estas comunicaciones con acuse de recibo, para que te asegures de que la información. - Resolución de disputas o reclamaciones
Los email certificados tienen validez también ante otros organismos que no son tribunales de justicia, como los mediadores.
Consejos para reforzar el valor probatorio de un email certificado
- Elegir un proveedor homologado y reconocido
Indispensable para garantizar que se cumple la legislación y, por tanto, que se reconozca su papel como testigo acreditado. - Usar firma electrónica y cifrado de contenido
La firma electrónica es la forma más fiable de verificar la identidad del remitente de un email. Importante incluirla para que tenga total validez legal. El mismo nivel de autenticación proporciona al contenido.
Descubre qué es la firma electrónica y para qué sirve. - Mantener un registro actualizado y seguro de las comunicaciones
No es recomendable hacer modificaciones posteriores en los emails certificados. Sí conviene tener su almacenamiento actualizado, eliminando aquellos que ya no tienen validez y organizando el archivo de forma que sea fácil encontrar un correo en caso de necesitarlo.
En MailComms Group, como expertos en comunicaciones digitales, te recomendamos que cuentes con una combinación de soluciones multicanal. De esta forma, te aseguras de que tu empresa cubre todas sus necesidades de notificaciones, certificaciones y correo con el formato más apropiado en cada supuesto.
¡Consúltanos y elaboramos un plan personalizado para facilitar la transición digital de tu empresa!
Preguntas frecuentes sobre el valor legal del email certificado en los juicios
¿Un email certificado tiene el mismo valor probatorio que una notificación por burofax?
Un burofax siempre tiene la máxima validez probatoria. En el caso de los email certificados, depende del nivel de certificación y de evidencias que recojan.
¿El email certificado es válido como prueba en un juicio laboral?
Sí, siempre que cumpla los requisitos recogidos en el Estatuto de los Trabajadores para comunicar legalmente un despido o una sanción disciplinaria. Es decir, que el mensaje recoja la fecha y causas del cese, así como que se certifique la recepción por parte del destinatario.
¿Es obligatorio que el destinatario abra el email certificado para que tenga valor probatorio?
No, lo que se debe certificar es la recepción y la integridad del contenido.
¿Sirve como prueba en un juicio comercial o civil?
En principio sí, pero depende de los requisitos de autenticación, trazabilidad y seguridad que se exijan. Es recomendable, por ejemplo, añadir la firma electrónica.
De hecho, las empresas que más recurren a esta mensajería son banca y finanzas, aseguradoras, inmobiliarias y la administración pública.
¿Qué diferencias hay entre un email certificado y un correo electrónico normal en términos de valor probatorio?
Lo más determinante es que un email certificado no se puede manipular, en ninguno de sus elementos, ni el contenido ni los datos de envío (identidades de emisor y receptor, fecha y hora). Además, se puede garantizar la entrega e, incluso, que el destinatario lo haya visto.