¿Qué es firma electrónica y para qué sirve?

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental en la era de la transformación digital. Con la aceleración causada por la pandemia, la firma electrónica ha ganado protagonismo al ofrecer una forma segura y eficiente de firmar documentos y realizar trámites de manera remota. En este artículo, descubriremos qué es la firma electrónica, cómo funciona, sus beneficios y cómo puedes utilizarla para simplificar tus trámites.

La firma electrónica es un mecanismo que permite garantizar la autenticidad e integridad de un documento o transacción realizada de forma digital. A diferencia de la firma manuscrita, la firma electrónica utiliza métodos criptográficos para asegurar que el documento no ha sido modificado y que proviene de la persona o entidad que afirma ser.

Sí, la firma electrónica debe cumplir con la normativa o ley vigente en cada país. En la Unión Europea, por ejemplo, se utiliza el Reglamento eIDAS (Identificación Electrónica y Servicios de Confianza) para regular la firma electrónica y otros servicios relacionados. Esta normativa establece los requisitos y estándares que deben cumplir las firmas electrónicas para ser consideradas válidas y seguras.

La firma electrónica tiene múltiples usos y beneficios. Algunas de sus aplicaciones más comunes son:

– Agilizar trámites administrativos: Con la firma electrónica, puedes firmar documentos y realizar trámites de manera telemática, evitando desplazamientos y ahorrando tiempo.
– Garantizar la autenticidad e integridad de los documentos: Gracias a los mecanismos criptográficos, la firma electrónica asegura que el documento no ha sido modificado y proviene de la persona o entidad correcta.
– Reducir costes: Al eliminar la necesidad de imprimir, firmar y enviar documentos físicos, la firma electrónica permite ahorrar en papel, tinta y gastos de envío.
– Facilitar la colaboración a distancia: La firma electrónica facilita la colaboración entre personas y empresas, ya que permite firmar documentos de manera remota y compartirlos de forma segura.

Para firmar electrónicamente, necesitarás:

Si lo que necesitas es firmar los documentos que recibes  con seguridad, debes disponer un certificado digital: El certificado digital es un documento electrónico que contiene tus datos personales y tu firma electrónica. Puedes obtenerlo a través de entidades autorizadas que emiten certificados digitales .

Si por el contrario lo que requieres es mandar documentos para ser firmados  electrónicamente con todas las garantías, necesitas una plataforma o software de firma electrónica. Existen diversas plataformas y software especializados en la firma electrónica. Desde le grupo MailComms ponemos a tu disposición la plataforma CertySign, que permite la certificación y firma de comunicaciones y transacciones de forma ágil , sencilla, segura y con altos niveles de personalización.

Existen diferentes tipos de firma electrónica, cada una con distintos niveles de seguridad y requisitos legales. Algunos de los tipos de firma electrónica más comunes son:

• Firma electrónica simple: Es la forma más básica de firma electrónica, que consiste en asociar un dato con el documento firmado.
• Firma electrónica avanzada: Proporciona un mayor nivel de seguridad y cumple con los requisitos legales establecidos por el reglamento eIDAS.
• Firma electrónica cualificada: Es el tipo de firma electrónica con mayor nivel de seguridad y validez legal. Requiere un certificado digital cualificado emitido por una entidad de confianza y cumple con los estándares establecidos por la normativa vigente.

La firma electrónica, especialmente la firma electrónica avanzada y cualificada, utiliza mecanismos criptográficos que hacen extremadamente difícil su falsificación. Sin embargo, como en cualquier sistema de seguridad, no es imposible que se produzcan intentos de falsificación. Por eso, es importante utilizar plataformas y software de firma electrónica confiables y seguir buenas prácticas de seguridad en el manejo de los certificados digitales.