Digitalización de comunicaciones legales en aseguradoras: Cómo las empresas pueden optimizar sus procesos

Las empresas aseguradoras trabajan con cantidades ingentes de documentación muy sensible y con claras implicaciones legales. Unos documentos que se intercambian entre distintas partes continuamente. Este marco exige que se garantice la autenticidad de todas sus comunicaciones legales, pero también que se agilice.

Soluciones como el email certificado o el burofax postal online para la digitalización de estos procesos comunicativos sirven para el apuntalamiento de esta verificación, optimizando los tiempos y la reducción de posibles fallos.

Este artículo analiza las claves de este procedimiento:

• 3 principales beneficios de la digitalización de las comunicaciones legales en una aseguradora: minimiza fallos, ahorra tiempo/costes y garantiza el cumplimiento normativo.
• Casos concretos en los que aplicar el envío de mensajes electrónicos certificados.
• Mecanismo para implementar un sistema de comunicaciones certificadas en una aseguradora.

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El mundo de las aseguradoras mueve una cantidad ingente de documentos de toda naturaleza. Además, gran parte de su actividad implica el intercambio de esta información entre terceras personas, entre distintos departamentos de la propia empresa y con representantes legales.

En este contexto, se entiende que una de las preocupaciones de una compañía dedicada a los seguros sea agilizar estos traspasos de información. Pero, claro, sin perder las garantías. Es evidente que la posibilidad de digitalizar las comunicaciones legales es la solución perfecta, porque cumple ambos criterios, inmediatez y validez legal.

Evitar impugnaciones y simplificar los intercambios de documentación entre las partes son dos asuntos clave para una empresa de seguros, ya que forman parte de su actividad cotidiana. Se necesita aplicar un mecanismo más rápido y sencillo, sin que eso repercuta en la calidad y exactitud de la información envíada. Es lo que se consigue con herramientas digitales como el burofax online.

Burofax online vs. burofax electrónico: ¿Es lo mismo?

La digitalización de las comunicaciones tiene una incidencia directa en la disminución del riesgo de cometer errores. Es lógico, cuanto más simples sean las gestiones y menos haya que manipular los documentos, menos posibilidades de equivocarnos o perder algún papel.

Además, la posibilidad de hacer un seguimiento en tiempo real del envío ayuda a tener un control más preciso del proceso. Incluso, si es necesaria una rectificación o hemos cometido un error, nos damos cuenta antes y podemos remitir un nuevo envío, este sí correcto.

El mecanismo tradicional que usaban las aseguradoras para sus notificaciones legales era la carta postal certificada. Es un procedimiento más largo, que implica tener que trasladarse físicamente y con el riesgo de extravío de los documentos. A esto hay que añadir el gasto en gestiones y la dedicación de personal para estas tareas.

Con las comunicaciones digitales se solventan todas estas dificultades. Los envíos son inmediatos, seguros, más sencillos y con menor coste. Todo ello, sin menoscabar su validez legal. Dependiendo del nivel de validez legal que se necesite, se puede optar por un tipo de correo certificado u otro.

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Las notificaciones electrónicas fehacientes deben ajustarse a la normativa que regula las comunicaciones digitales. En este sentido, lo aconsejable es trabajar con proveedores cualificados para contratar estos servicios de comunicaciones, porque son los que han acreditado cumplir el Reglamento eIDAS 2 y el RGPD, ambos de ámbito europeo.

Y pensando en la plena validez legal, hay que destacar la importancia de la firma digital. Es, sin duda, una herramienta que refuerza la verificación de quienes intervienen en una comunicación electrónica.

Descubre más en nuestro artículo sobre la firma digital de contratos: ¿qué validez tiene y cuáles son sus beneficios?

Los sistemas de envío de mensajes electrónicos certificados pueden usarse para cualquier comunicación que tenga que hacer una aseguradora. Pero, hay algunos supuestos en los que resulta una opción claramente ventajosa. Siempre manteniendo la confidencialidad y la protección de datos, requisitos imprescindibles para que no pierdan validez legal.

Es un medio muy eficaz para legitimar cancelaciones y renovaciones a sus clientes. No hay que olvidar que estas situaciones tienen que comunicarse de forma oficial, no vale con una llamada o atención en oficina si no hay entrega de documentos.

En la reclamación de un impago, la aseguradora tiene que asegurar la recepción por parte del interesado. El mecanismo de acuse de recibo, incluido en el burofax online, pero que también puede incorporarse a un email certificado, es esencial para cubrir esta exigencia.

Las aseguradoras pueden evitar múltiples conflictos con sus clientes gracias al uso de correos electrónicos certificados para todas las comunicaciones de modificaciones en los contratos. La notificación digital tiene validez legal e inmediatez. Además, con el acuse de recibo, el receptor no puede alegar desconocimiento.

En el caso concreto de las empresas de seguros, teniendo en cuenta el volumen de comunicaciones legales, nuestra recomendación es digitalizar esos envíos. Estos son los pasos a seguir:

• Analiza las necesidades específicas de comunicaciones legales de tu empresa.
• Busca un proveedor de servicios cualificado y cuya oferta sea la que más se ajusta a tus exigencias.
• Es interesante hacer una base de datos digitalizada de tus clientes y proveedores. Así, el acceso es aún más rápido.
• Crea plantillas estandarizadas de los distintos tipos de comunicaciones.

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