1. Estado actual de la factura electrónica en España
Actualmente, la factura electrónica entre empresas es voluntaria salvo en las relaciones con las Administraciones públicas, donde es obligatoria desde 2015. Pero esto cambiará próximamente, en cuanto se refrende el proyecto de Ley Crea y Crece aprobado por el Gobierno el 30 de noviembre de 2021. España se suma así a la generalización del uso de la factura electrónica también el ámbito B2B y sigue los pasos de otros países europeos como Italia, Francia, Polonia y Albania.
2. Ley de Creación y Crecimiento de Empresas
La factura electrónica será obligatoria para las empresas españolas, según recoge el proyecto de Ley Crea y Crece. El texto prevé unos plazos de aplicación que comenzarán a contar a partir de su publicación en el BOE. Las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros al año dispondrán de 12 meses para adecuarse a la norma, mientras que las que no lleguen a esa cantidad tendrán hasta 3 años para hacerlo, con un calendario gradual.
La medida, junto con el resto de las recogidas en el proyecto de ley, nace con la meta de empujar la transición digital del tejido empresarial español y también controlar y reducir la morosidad en las operaciones comerciales. El anteproyecto recoge también que será necesario que las empresas se acojan a la factura electrónica para optar a subvenciones y contrataciones públicas.
Pero además propone incentivos y un conjunto de ayudas, detalladas en el Programa Digital Toolkit. Está dotado con 3.000 millones de euros en subvenciones e integrado en la Agenda Digital 2025 y en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. Estos fondos provienen de una iniciativa europea diseñada para luchar contra el impacto económico y social provocado por la pandemia del Covid-19.
2.1 Beneficios de la factura electrónica
La factura electrónica ofrece un buen número de beneficios para las empresas que revierten en el tejido empresarial y en la sociedad. Por citar solo algunos:
- Contribución relevante a la digitalización de las relaciones entre empresas y también con clientes y Administraciones públicas.
- Mayor transparencia.
- Reducción en los niveles de fraude.
- Freno a la morosidad en las operaciones comerciales.
- Menores costes por transacción.
- Agilización de cobros y pagos, con un control más preciso y automatizado.
2.2 Obligaciones para las empresas
Pero la generalización de la factura electrónica también conllevará algunas obligaciones para las empresas y los autónomos. A falta de la publicación de la normativa técnica que regule el nuevo sistema de facturación electrónica, lo que está claro es que las empresas deberán expedir y remitir facturas electrónicas con otras compañías y autónomos. Además, estarán obligadas a ofrecer a los destinatarios sistemas para el acceso, visualización, descarga e impresión de las facturas electrónicas. Por otro lado, se fijará un plazo de 4 años para mantener este acceso, incluso en el caso de que los clientes hayan dejado de serlo.
2.3 Calendario de puesta en marcha
En el anteproyecto se prevén dos grandes plazos de implementación:
- Empresas y autónomos con más de 8 millones de euros de facturación anual: 12 meses desde la publicación y refrendo de la ley.
- Resto de empresas y autónomos: hasta 3 años, de manera gradual.
3. Te ayudamos a través de nuestra solución de factura electrónica e-factura
e-Factura es nuestra solución para la gestión integral de procesos de factura electrónica, incluida en la plataforma Communicalia.
La aplicación cubre ciclos de facturación completos dirigidos a personas físicas (B2C), jurídicas (B2B) y Administraciones públicas (B2G) a través del portal FACe. Y lo hace con funcionalidades como firma digital propia o delegada o las características de almacenamiento y custodia de CommStore, otro de los módulos que forman parte de Communicalia.
Sin impacto en los sistemas de las empresas clientes, tres de sus características son:
- De desarrollo propio y escalable, de fácil implementación e integración con los sistemas de clientes.
- Con infraestructura en alta disponibilidad alojada en CPD-cloud con las máximas garantías de seguridad.
- Con centro de producción para la gestión y el tratamiento de facturas en papel.
Se trata, además, de un aliado para las tareas de cumplimiento. e-Factura ha sido diseñada bajo el concepto de compliance by design y se beneficia de nuestras certificaciones, homologaciones y acreditaciones oficiales en materia de seguridad y privacidad de la información. Te las contamos a continuación.
4. La importancia de elegir un proveedor que certifica la validez jurídica de los procesos
En MailTecK & Customer Comms somos Prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado en entrega electrónica cualificada, según recoge el reglamento europeo eIDAS. En este artículo te explicamos de manera extendida lo que esto significa, pero de una manera muy rápida, nos convierte en el “notario digital” de tus comunicaciones. Todos los datos que envíes o recibas a través de nuestras aplicaciones tienen valor jurídico probatorio, por ejemplo, en sede judicial. Esto incluye las facturas electrónicas y las evidencias que se recojan durante su comunicación.
A esta acreditación, concedida por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital unimos algunas certificaciones ISO. Dos de las principales son la ISO 27001 en materia de seguridad de la información y la ISO 27701 en materia de privacidad de la información. Ambas garantizan nuestros estándares en materia de seguridad de la información y certifican la validez jurídica de nuestros procesos.
La ISO 27701, que enriquece a la ISO 27001 y nos otorga un valor diferencial dentro del mercado. Se trata de una norma reconocida internacionalmente, que orienta sobre el proceso de privacidad. Esto incluye el tratamiento de datos personales y el cumplimiento del RGPD, en nuestro caso, tanto en nuestras actividades propias como en aquellas que realizamos para nuestros clientes.
Estas certificaciones, como la acreditación del Ministerio, revierten en el servicio que ofrecemos a todos nuestros clientes a través de nuestras soluciones tecnológicas como, por ejemplo, e-Factura.
La Ley Crea y Crece cambiará por completo las relaciones entre las empresas y autónomos en lo que se refiere a sus facturas electrónicas. Y esto afectará también a los clientes particulares. En MailTecK & Customer Comms queremos acompañarte en el cumplimiento de la norma y hacerlo de manera mejorada. No se trata solo de facturar como obliga la ley, sino de hacerlo con soluciones especializadas, eficaces, además, te permitirán obtener ahorros de costes significativos.