1. Situação atual da faturação eletrónica em Espanha
Atualmente, a faturação eletrónica entre empresas é voluntária, exceto nas relações com as administrações públicas, onde é obrigatória desde 2015. Mas isso vai mudar em breve, assim que o projeto de lei Criar e Crescer aprovado pelo governo em 30 de novembro de 2021 for aprovado. A Espanha junta-se assim à generalização da utilização da faturação eletrónica também no domínio B2B e segue os passos de outros países europeus como a Itália, a França, a Polónia e a Albânia.
2. Lei sobre a criação e o desenvolvimento de empresas
A faturação eletrónica será obrigatória para as empresas espanholas, de acordo com o projeto de lei Crea y Crece. O texto prevê prazos de aplicação que começarão a contar a partir da data da sua publicação no BOE. As empresas e os trabalhadores independentes com um volume de negócios superior a 8 milhões de euros por ano terão 12 meses para se adaptarem, enquanto os que têm um volume de negócios inferior a 8 milhões de euros por ano terão até 3 anos para o fazer, com um calendário gradual.
A medida, juntamente com as restantes incluídas no projeto de lei, destina-se a impulsionar a transição digital do tecido empresarial espanhol e também a controlar e reduzir os atrasos de pagamento nas transacções comerciais. O projeto de lei prevê igualmente a necessidade de as empresas utilizarem a faturação eletrónica para poderem beneficiar de subsídios e de contratos públicos.
Mas também propõe incentivos e uma série de apoios, pormenorizados no Programa de Ferramentas Digitais. Está dotado de 3 mil milhões de euros em subvenções e integrado na Agenda Digital 2025 e no Plano de Recuperação, Transformação e Resiliência. Estes fundos provêm de uma iniciativa europeia destinada a combater o impacto económico e social da pandemia de Covid-19.
2.1 Vantagens da faturação eletrónica
A faturação eletrónica oferece um bom número de vantagens para as empresas que revertem para o tecido empresarial e para a sociedade. Para citar apenas alguns:
- Contribuição relevante para a digitalização das relações entre as empresas e também com os clientes e as administrações públicas.
- Maior transparência.
- Redução dos níveis de fraude.
- Reduzir os atrasos de pagamento nas transacções comerciais.
- Custos de transação mais baixos.
- Racionalização das cobranças e dos pagamentos, com um controlo mais preciso e automatizado.
2.2 Obrigações das empresas
Mas a generalização da faturação eletrónica implicará também algumas obrigações para as empresas e os trabalhadores independentes. Na ausência da publicação das regras técnicas que regem o novo sistema de faturação eletrónica, o que é evidente é que as empresas terão de emitir e enviar facturas electrónicas com outras empresas e trabalhadores independentes. Além disso, são obrigados a pôr à disposição dos destinatários sistemas de acesso, visualização, descarregamento e impressão de facturas electrónicas. Por outro lado, será estabelecido um período de 4 anos para manter este acesso, mesmo que os clientes tenham deixado de o ser.
2.3 Calendário de arranque
O projeto prevê dois grandes prazos de aplicação:
- Empresas e trabalhadores independentes com um volume de negócios anual superior a 8 milhões de euros: 12 meses a contar da publicação e aprovação da lei.
- Outras empresas e trabalhadores independentes: até 3 anos, gradualmente.
3. ajudamo-lo através da nossa solução de faturação eletrónica e-fatura
e-Fatura é a nossa solução para a gestão integrada dos processos de faturação eletrónica, incluída na plataforma Communicalia.
A aplicação cobre ciclos completos de faturação para pessoas singulares (B2C), pessoas colectivas (B2B) e administrações públicas (B2G) através do portal FACe. E fá-lo com funcionalidades como a assinatura digital própria ou delegada ou as características de armazenamento e custódia do CommStore, outro dos módulos que fazem parte de Communicalia.
Sem qualquer impacto nos sistemas das empresas clientes, três das suas características são:
- Auto-desenvolvido e escalável, fácil de implementar e integrar com os sistemas do cliente.
- Com uma infraestrutura de alta disponibilidade alojada na nuvem CPD com as máximas garantias de segurança.
- Com centro de produção para a gestão e o tratamento das facturas em papel.
É também um aliado para as tarefas de conformidade. O e-Fatura foi concebido sob o conceito de conformidade desde a conceção e beneficia das nossas certificações, aprovações e acreditações oficiais em termos de segurança e privacidade da informação. Falamos-lhe deles a seguir.
4. A importância de escolher um fornecedor que certifique a validade legal dos processos
Na MailTecK & Customer Comms, somos um Prestador de Serviços Electrónicos de Confiança qualificado em matéria de entrega eletrónica qualificada, em conformidade com o regulamento europeu eIDAS. Em este artigo Explicamos longamente o que isto significa, mas de uma forma muito rápida, faz de nós o “notário digital” das suas comunicações. Todos os dados que envia ou recebe através das nossas aplicações têm valor de prova legal, por exemplo, em tribunal. Isto inclui facturas electrónicas e provas recolhidas durante a sua comunicação.
Para além desta acreditação, concedida pelo Ministério dos Assuntos Económicos e da Transformação Digital, possuímos também uma série de certificações ISO. Duas das principais são a ISO 27001 para a segurança da informação e a ISO 27701 para a privacidade da informação. Ambos garantem as nossas normas de segurança da informação e certificam a validade jurídica dos nossos processos.
ISO 27701, que enriquece a ISO 27001 e nos dá um valor diferencial no mercado. Trata-se de uma norma reconhecida internacionalmente, que fornece orientações sobre o processo de proteção da privacidade. Isto inclui o tratamento de dados pessoais e o cumprimento do RGPD, no nosso caso, tanto nas nossas próprias actividades como nas que realizamos para os nossos clientes.
Estas certificações, como a acreditação do Ministério, têm um impacto no serviço que oferecemos a todos os nossos clientes através das nossas soluções tecnológicas, como a faturação eletrónica.
A lei Crea y Crece vai alterar completamente a relação entre as empresas e os trabalhadores independentes no que diz respeito às suas facturas electrónicas. Isto também afectará os clientes privados. Na MailTecK & Customer Comms queremos ajudá-lo a cumprir a norma e a fazê-lo de uma forma melhorada. Não se trata apenas de faturar como exigido por lei, mas de o fazer com soluções especializadas e eficazes que lhe permitirão também realizar economias de custos significativas.