Ventajas de usar email certificado para la gestión de documentos y contratos en empresas

La gestión documental es parte intrínseca de la actividad empresarial. Da igual el sector en el que se desarrolle la actividad de una empresa, siempre es imprescindible manejar contratos, presupuestos, reclamaciones o notificaciones laborales.

El email certificado es una respuesta comunicativa para las empresas del siglo XXI. Un sistema de envío de documentos inmediato, con plena validez legal y que abarata costes y tiempo. Te explicamos las ventajas de incorporarlo a tu compañía.

Nos detenemos en los aspectos más relevantes:

• Ventajas de realizar la gestión de documentos empresariales certificando sus correos electrónicos.
• Tipos de contratos que pueden gestionarse vía email certificado.
• Consejos para incorporar el buromail para el envío documental de tu empresa.

¿Sabes cómo se envía un email certificado? Te mostramos el paso a paso.

Parece poco práctico seguir apostando por el papel y el correo ordinario como única forma de seguir gestionando los documentos en una empresa. En estos tiempos digitalizados, ¿qué puede frenar a una compañía para no aprovechar la rapidez y comodidad que supone valerse de los medios electrónicos?

La inquietud más generalizada tiene que ver con el delicado tema de la legalidad. Esta es la clave. La gestión documental de una empresa implica que se garantice la autenticidad e inalterabilidad de cualquier documento. Es imprescindible que sea válido ante la justicia y que pueda usarse como prueba fehaciente en cualquier ámbito que se reclame.

Confirma aquí el valor probatorio en un juicio del email certificado.

Todos estos elementos están presentes si usas el email certificado. De hecho, el resumen de los beneficios de implantar el email certificado no puede ser más clarificador:

• Seguimiento y trazabilidad
  No solo recibes una confirmación de la recepción del mensaje, es que tienes acceso a cada paso del proceso ya que todo queda registrado. Un conocimiento en tiempo real para que tengas el máximo control.
• Seguridad e inviolabilidad
  La supervisión de cada detalle de las comunicaciones electrónicas certificadas está en manos de un tercero externo. La presencia de este prestador, mejor si es cualificado, verifica que no se ha alterado ningún dato, además de identificar a las partes. Además, trabaja bajo las directrices del marco general del RGPD y del IDAS2, lo que implica la máxima seguridad e intimidad de las comunicaciones y los integrantes en las mismas.
• Acceso y conservación
  Los documentos se guardan con máximas garantías de inalterabilidad y con toda su información junta. Es decir, cualquier modificación de un contrato o notificación relacionada se almacena en el mismo punto. Esto facilita mucho la consulta de cualquier dato y que no se pierda información. También, hace que resulte más rápida y sencilla su localización.
  Finalmente, esta custodia segura se mantiene todo el tiempo que la empresa decida o que sea necesario, desde el punto de vista legal.
• Simplificación de la gestión documental
  Los trámites digitales son más sencillos y rápidos. Basta con tener un ordenador y el acceso a un servicio de las comunicaciones. Una misma persona lo gestiona todo. Esto revierte en ventajas realmente interesantes para tu empresa. Para empezar, se reduce el riesgo de errores o extravíos. Y, por supuesto, hay un ahorro en tiempo y en costes.

No importa el sector en el que se desarrolle tu actividad empresarial. Tampoco sus dimensiones o volumen de negocio, ya que el coste de usar medios electrónicos certificados para la gestión documental es asequible a todos los presupuestos. Es más, en las pequeñas compañías el ahorro en gastos, tiempo y personal que supone es más que interesante.

En este punto, queda solo un aspecto por reseñar, su versatilidad, todas las aplicaciones de este sistema de mensaje en la actividad empresarial de tu empresa. Realmente, bastaría con afirmar que puede usarse para el envío de cualquier documento. Sin embargo, para ser más precisos, el máximo nivel de fehaciencia se consigue con el burofax postal online.

Normalmente, se prioriza el email certificado en este tipo de contratos:

• La gestión del departamento de RR.HH. Es válido para todas las notificaciones, desde el propio contrato o el despido, hasta las sanciones o avisos de cambios.
• Avisos de modificaciones o rescisiones de contratos.
• En el ámbito financiero: presentación de presupuestos, envíos de información, extractos bancarios, confirmación de operaciones y reclamaciones.
• Comunicaciones con las administraciones públicas.
• Relaciones con los clientes y proveedores, incluyendo cambios en las condiciones comerciales.

¿Existen diferencias entre el email certificado y el burofax postal online? ¡Aclara tus dudas!

A estas alturas, lo normal es que seas consciente de lo ventajoso que resulta para una empresa automatizar sus comunicaciones legales. Para dar el último paso, nos parece interesante plasmar algunos consejos para que esa integración se haga de la manera más eficiente para tus intereses.

• Estudia la actividad documental de tu empresa para elegir el servicio de comunicación electrónica certificado que más te interesa.
• Valora la posibilidad de optar por las comunicaciones multicanal. Con un mismo proveedor consigues acceso a la certificación de distintos formatos email, SMS, burofax o Whatsapp.
• Refuerza la validez legal de la gestión documental eligiendo entre los distintos tipos de firma electrónica.

En MailComms Group disponemos de una plataforma integral, CertySign, para que te resulte muy sencillo gestionar tus correos electrónicos certificados. Entre otras opciones, te permite seleccionar el nivel de fehaciencia legal que necesitas para cada mensaje.