En primer lugar, es importante aclarar qué entendemos por “Burofax” y diferenciarlo de las principales comunicaciones con las que se suele confundir en materia de validez legal. Cuando hablamos de “Burofax” nos referimos a aquel servicio que nos permite enviar documentos que requieran una prueba ante terceros tanto de la entrega como del contenido del mismo. Dado su elevado coste, en muchas ocasiones se envían comunicaciones más económicas, como pueden ser el SMS o el correo certificado. A diferencia del “Burofax”, estos medios pueden no ser admitidos como prueba definitiva en un juicio.
Entonces, ¿qué es lo que nos garantiza el “Burofax” y lo convierte en una comunicación Premium si lo comparamos con las anteriores? Esta notificación acredita de forma fehaciente la siguiente información: remitente de la comunicación, destinatario de la misma, resultado de su entrega (identidad de la persona física o jurídica que lo recepciona, e información justificada del motivo por el que no se ha entregado en caso de que así ocurriese), fechas de los estados de la tramitación y contenido íntegro, acreditados y certificados por Correos o un tercero de confianza.
En caso de que no se cumplan todos estos puntos anteriormente mencionados, se podría impugnar la validez de las pruebas del envío. Sólo si se cumplen todos podremos presentarlo en un posible litigio con pleno valor probatorio, amparado por la Ley 1/2000 de enjuiciamiento civil. De este modo, las principales aplicaciones del “Burofax” son aquellas comunicaciones que puedan ser susceptibles de un posible problema legal. Entre ellas podemos mencionar el reclamo de deudas, la baja de un servicio o el vencimiento o cambio en las condiciones de una póliza, un contrato o un acuerdo, entre otras.
En estos casos la empresa no puede arriesgarse y decide optar por esta comunicación. Hasta el momento se le presentaban dos posibilidades para su envío: usar la plataforma de Correos o utilizar un proveedor alternativo. Correos ofrece una garantía de entrega de casi el 100% de sus envíos, mientras que el servicio de las plataformas alternativas alcanza entre el 60% y el 70%. Sin embargo, estas últimas son más económicas.
Después de analizar ambas alternativas, en el grupo MailTecK & Customer Comms ya trabajamos con una solución híbrida, capaz de ofrecer las mejores ventajas de las dos opciones anteriores. Este “Burofax”, con una calidad similar a Correos, ofrece un precio más competitivo. Además, se trata de una solución multicanal de fácil uso (se envía en unos segundos y sin necesidad de generar un PDF). La solución se conoce como PostaMail. Ésta utiliza una plataforma propia, genera el “Burofax” en color e, incluso, permite realizar envíos internacionales.
En muchos casos la impresión del “Burofax” todavía se realiza en la propia empresa, o en la propia oficina de mensajería, lo que incurre en un riesgo en materia de seguridad. Cuantas más personas participen en el proceso, más inseguro será el mismo, poniendo en riesgo la confidencialidad del contenido. PostaMail cuenta con un único centro de impresión que trabaja bajo protocolos de máxima seguridad certificados por la norma internacional ISO/IEC 27001 sobre los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información. Esto permite automatizar estos trabajos y garantizar su fiabilidad y trazabilidad. Funciona como una impresora integrada en el ordenador, desde el que se genera correspondencia postal (no sólo “Burofax”, también cartas certificadas, correo administrativo, etc.) y electrónica. El cliente puede elegir entre los diferentes tipos de notificación certificada que ofrece la plataforma y escoger el servicio idóneo para cada caso y cada cliente. Emitidas las comunicaciones, nosotros nos encargamos de su impresión, ensobrado, postalización y franqueo; además de custodiar las mismas durante el período acordado con nuestros clientes.
Este tipo de plataforma supone un importante ahorro para las empresas al evitar los stocks de papelería o reducir los tiempos de gestión de las comunicaciones. También facilita a la organización la obtención de una serie de estadísticas relativas a la asignación de coste por usuario o coste por departamento, unidad de trabajo, centro, etc. Esta información agiliza la gestión del gasto y su imputación, garantizando el control del proceso a la empresa. Por consiguiente, incrementa muy significativamente su productividad y, además, puede mejorar su política de sostenibilidad al apostar por comunicaciones que tengan un menor impacto ambiental y reducir su huella de carbono.
Conviene destacar que la solución de “Burofax” que ofrece PostaMail cumple con la Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, así como el Reglamento (UE) eIDAS 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza. MailTecK & Customer Comms ofrece como Prestador de Servicios de Confianza (Tercero de Confianza) una certificación del contenido, las evidencias de entrega, la traza del todo el proceso, aplicándole un sello de tiempo para una garantía absoluta frente a cualquier variación en el documento, custodiando todas de forma segura; y permite enviar de forma automática confirmaciones de recepción, salida a reparto, entrega al destinatario, o su retorno a origen si no fue posible realizarla.