La importancia del email certificado en el sector legal: garantía de validez jurídica en las comunicaciones

Despachos de abogados y otros profesionales del sector legal son los más interesados en garantizar la validez legal y probatoria de sus comunicaciones. Además, su actividad exige máxima seguridad y confidencialidad en los intercambios de documentación. Con el email certificado no solo cubren todas esas necesidades, también ganan en facilidad de manejo, inmediatez y reducción de costes.

¿Qué desarrollamos a continuación? Este es el esquema del contenido

• Los requisitos que dan máxima validez legal a un email certificado: garantía de los datos de envío y recepción, integridad del contenido y cumplimiento de la normativa vigente.
• Beneficios de los correos electrónicos certificados para los despachos de abogados.
• Cómo es el proceso de implementación de la mensajería certificada en un despacho legal

Los correos digitales certificados tienen validez legal y pueden presentarse como pruebas fehacientes en procedimientos legales, reclamaciones o conflictos de intereses entre partes. El reconocimiento del valor jurídico de las comunicaciones electrónicas se recoge explícitamente en la Ley de Enjuiciamiento Civil, tras la modificación de su artículo 229.2.

Es verdad que, si hablamos de plena capacidad probatoria, hay diferencias entre el burofax postal online y el email certificado. Sin embargo, se puede alcanzar una eficacia similar si se incorporan algunos servicios añadidos durante el proceso de envío del email certificado. Para aclarar dudas, nada más fácil que revisar los puntos clave de este sistema de mensajería.

¿Necesitas más información sobre esta herramienta digital? Así funciona nuestro servicio de email certificado.

Prueba de envío y recepción

Indudablemente, para que un mensaje pueda presentarse como prueba legal hay que garantizar la veracidad de los datos de envío. Este es un requisito imprescindible. El mail certificado lo hace:

• Registro de fecha y hora del envío.
• Identificación del emisor y del receptor. Si quieres el máximo rigor, te aconsejamos añadir la identificación digital certificada de ambos participantes.

Seguridad e integridad del contenido

En los mensajes electrónicos certificados se ratifica que se ha enviado un documento, si el receptor adjunta alguno al mensaje. Incluyendo la firma electrónica, te aseguras la autenticación e integridad del contenido, gracias a su mecanismo criptográfico.

Y aún puedes dar un paso más, incorporando el acuse de recibo para confirmar que el mensaje ha llegado y se ha leído.

¡Entramos al detalle de la validez probatoria de un email certificado en un juicio para cualquier empresa!

Cumplimiento normativo y regulación aplicable

Nada de lo expuesto hasta ahora tiene valor, si estas comunicaciones digitales no se ajustan a la regulación vigente. El reglamento eIDAS 2 ha supuesto un avance en territorio de la UE en lo que se refiere a la identidad digital. El prestador de servicios de confianza, proveedor de la plataforma de envío de las comunicaciones certificadas, debe cumplir con todas las exigencias de este marco jurídico y de la Ley de Protección de Datos.

¡De no ser así, tus correos pierden validez legal! Y no son pocas, como repasamos a continuación.

Este tipo de comunicaciones electrónicas tienen la misma validez legal que un tradicional documento en papel y que se ha firmado a mano. Por tanto, una empresa del ámbito del derecho puede usar este sistema para el envío de todos sus mensajes.

• Notificaciones judiciales
  El intercambio de comunicaciones con las administraciones públicas tiene total validez cuando se realiza a través de un email certificado.
• Envío de documentos legales y contratos
  Se pueden añadir cláusulas, modificar condiciones, firmar contratos o cancelarlos mediante correos certificados enlazados con procesos de firma electrónica. De hecho, por su rapidez, cada vez es más frecuente usar este medio en materia laboral y financiera.
• Gestión de reclamaciones y demandas
  Una de las tareas del sector legal que más se ha beneficiado de la mensajería electrónica es todo lo relacionado con la presentación de demandas o reclamaciones.
  La simplicidad del sistema, sin que se pierda valor fehaciente, explica esta expansión. Además, su inmediatez es clave para que no se pierdan opciones por un tema de fechas de presentación de la documentación, que a veces son muy limitadas y breves.

A las ventajas generales que implica adoptar este sistema de envío digital de documentos, en el caso del sector legal, sus profesionales pueden añadir estos beneficios específicos.

• Reducción de riesgos legales
  Siempre que se simplifica un proceso, se reduce el riesgo de cometer errores. Y la rapidez del envío facilita que no haya problemas con el cumplimiento de las fechas de entrega fijadas en cualquier reclamación o conflicto legal.
• Ahorro de tiempo y costes operativos
  Los despachos legales manejan una gran cantidad de documentos que se intercambian con sus clientes y con las otras partes implicadas en un conflicto o proceso legal. Una información sensible que debe enviarse con seguridad, pero también con rapidez para amoldarse a los tiempos jurídicos.
  La alternativa a la mensajería digital certificada es el correo postal, más lento y complejo en su operativa (fotocopias compulsadas, desplazamientos físicos). Además, su funcionamiento es tan sencillo que cualquier persona puede ocuparse de este trámite. Recordar que, también, se pueden automatizar muchas de estas tareas.
• Mejora de la trazabilidad y control de comunicaciones
  El email certificado permite un seguimiento en tiempo real del proceso del envío de principio a fin. ¡Más control imposible!

¡No todos los proveedores del servicio de certificación son iguales! Te recordamos qué es un prestador cualificado y los requisitos para recibir este reconocimiento. Contrata solo con profesionales.

El mundo de las leyes y la abogacía actual está muy alejado del inmovilismo con el que se les suele relacionar. Los despachos legales son centros de trabajo modernos y adaptados al universo digital y el Ministerio de Justicia cada día apuesta más y más por la digitalización de procedimientos que sirva a ofrecer un mejor servicio al ciudadano.

De ahí que, la implantación de un servicio de correo electrónico certificado no suponga el mínimo problema. En cualquier caso, aprovechamos para recordar la sencillez de este proceso.

Por supuesto, la clave es elegir una plataforma de un proveedor fiable y cualificado. A partir de aquí, el proceso se resume en 6 pasos muy sencillos:

1. Acceder a la plataforma.
2. Redacción del mensaje, tal y como se hace con cualquier email.
3. Adjuntar los documentos pertinentes, si es el caso.
4. Introducir la dirección y datos del receptor.
5. Antes de enviar, selecciona la opción de certificar. En este punto, puedes añadir otros servicios como el acuse de recibo o la firma electrónica.
6. Enviar el mensaje, momento en el que el prestador genera un comprobante de envío.

Sin duda, has comprobado la importancia de contar con los email certificados en tu despacho legal. En MailComms Group te ofrecemos un servicio integral y de comunicación omnicanal que resuelve todas vuestras necesidades comunicativas. ¡Contacta con nosotros y recibe atención personalizada!