Si te ha llevado hasta aquí la pregunta “KYC, ¿qué es y por qué es tan importante para las empresas?”, estás en el lugar adecuado.
En 2018, una entidad financiera de reconocido prestigio tuvo que pagar una sanción de 775 millones de euros por su pasividad para prevenir el blanqueo de capitales.
Los fiscales que llevaron el caso llegaron a la conclusión de que los clientes del banco “pudieron lavar cientos de millones de euros porque nadie les supervisaba”. Este incumplimiento, que ocurrió de forma continuada entre 2010 y 2016, llevó a la organización a poner en marcha un programa de prevención de fraudes.
El núcleo de este plan fue el concepto de KYC (Know Your Customer), es decir, “conoce a tu cliente”, clave para cumplir con la normativa vigente. Bien gestionado, el KYC no solo evita sanciones, sino que también ofrece importantes ventajas operativas y de eficiencia. ¡Te damos los detalles!
¿Qué es el KYC de una empresa y cómo funciona?
Ya sabes lo que significan las siglas KYC, pero, exactamente, ¿qué es un KYC? KYC es un concepto globalmente extendido, tanto en la jerga empresarial como a nivel legislativo y regulador.
En términos simples, si queremos responder a qué es el KYC de una empresa, diremos que es el proceso que exige que las organizaciones conozcan ciertos datos de sus clientes y confirmen su veracidad. Es decir, el KYC verification es un proceso obligatorio para la verificación de la identidad de sus clientes, evitar fraudes y asegurar el cumplimiento de normativas legales, como la prevención del blanqueo de dinero.
Este proceso funciona recopilando y validando información personal o financiera, como documentos de identidad, pruebas de domicilio y datos fiscales, antes de que los clientes accedan a servicios financieros o comerciales.
Por ejemplo, ¿recuerdas que la última vez que abriste una cuenta nueva en un banco te preguntaron si trabajabas por cuenta propia o ajena y cuánto ingresabas al año? Pues es un clásico de KYC. Sin embargo, el proceso KYC no se limita al comienzo de la relación comercial, sino que se debe aplicar periódicamente.
¿Qué es el proceso KYC? Etapas clave
El proceso KYC se puede desglosar en varias etapas esenciales que aseguran el cumplimiento normativo y la verificación precisa del cliente:
Verificación de identidad y recopilación de datos KYC
Es el primer paso del proceso y la base sobre la que se construye todo. Cada empresa debe establecer de forma inequívoca la identidad de la persona que desea convertirse en cliente, utilizando un documento KYC.
Un documento KYC es cualquier documento oficial empleado para verificar la identidad de una persona o entidad como parte del proceso Know Your Customer. Se recopilan datos como el nombre completo, dirección, fecha de nacimiento y un documento de identificación válido, como el DNI o pasaporte.
Estos datos son fundamentales para confirmar que el cliente es quien afirma ser y es un paso clave tanto en onboarding digital como presencial.
Análisis de la información KYC
Una vez recopilados los documentos y datos KYC, el siguiente paso es el análisis. Las empresas verifican la validez de la información proporcionada, cotejando los datos con bases de datos nacionales e internacionales.
Este análisis permite detectar cualquier irregularidad o actividad sospechosa que pueda poner en riesgo a la empresa, como intentos de fraude, blanqueo de capitales o financiación del terrorismo.
Las entidades bancarias, en particular, deben conocer el origen de los fondos y las actividades de sus clientes para garantizar que no provienen de actividades delictivas.
Mantenimiento y actualización de la información
El proceso KYC no termina con la verificación inicial. Las empresas deben mantener actualizada la información de sus clientes de manera regular. Esto incluye la solicitud periódica de documentos de identificación y la revisión de actividades financieras para detectar comportamientos inusuales.
La actualización constante asegura el cumplimiento continuo con la normativa, evitando posibles sanciones. Y es que es importante destacar que los procesos y resultados de KYC deben alinearse con regulaciones como la AML (Anti-Money Laundering), el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y el eIDAS (Reglamento Europeo de Identificación Digital).
KYC verification: ¿qué es y cómo se realiza?
La KYC verification es el proceso de confirmación de la identidad de un cliente a través de la recopilación y validación de datos KYC. Para realizar este proceso, las empresas utilizan una combinación de documentos y tecnologías avanzadas que aseguran la autenticidad de la información.
Documentos necesarios para la verificación
Para llevar a cabo una verificación exitosa, se necesitan varios documentos KYC, como el DNI, pasaporte, facturas de servicios que acrediten el domicilio y, en algunos casos, documentos adicionales que confirmen el origen de los fondos del cliente, especialmente en sectores financieros.
Tecnologías utilizadas en la verificación de KYC
Hoy en día, la tecnología desempeña un papel crucial en la KYC verification. Se utilizan sistemas de autenticación biométrica, reconocimiento facial, inteligencia artificial y blockchain para asegurar que la verificación sea rápida y precisa. Estas herramientas permiten a las empresas verificar identidades a distancia sin comprometer la seguridad.
¿Es obligatorio el KYC? Cumplimiento normativo y regulaciones
El cumplimiento de KYC no es opcional en muchos sectores, y las sanciones por incumplimiento pueden ser severas.
¿Qué empresas están obligadas a implementar KYC?
El proceso KYC es obligatorio en aquellos sectores para los que la normativa lo hace necesario. Principalmente, las normativas AML5, AML6 y, RGPD y eIDAS en el ámbito europeo. Algunos ejemplos son las empresas del sector asegurador, financiero, inmobiliario, y otras que operan con grandes sumas de dinero o gestionan activos de clientes.
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Consecuencias del incumplimiento de las normativas KYC
El incumplimiento del KYC puede llevar a sanciones económicas significativas y suponer la pérdida de reputación de la empresa. Las organizaciones que no implementen adecuadamente las normativas KYC también pueden enfrentarse a la suspensión de operaciones y a demandas legales.
Ventajas y beneficios de aplicar KYC
Una gestión de calidad del KYC ofrece varias ventajas a las compañías:
- Procesos de adquisición de clientes a distancia, pero también presenciales, eficientes y rápidos.
- Una experiencia de usuario atractiva en uno de los primeros momentos del ciclo de vida del cliente.
- Ahorro de costes operativos.
- Simplificación y fiabilidad de los procesos de autenticación, una vez que se ha producido el alta de cliente.
- Agilidad a la hora de actualizar procesos o prácticas en el caso de cambios normativos o de requerimientos de los organismos reguladores.
- Prevención de sanciones cuantiosas.
- Cumplimiento normativo con garantías.
- Obtención y custodia de información certificada de cliente para su uso en posibles litigios o para responder a requerimientos de las autoridades judiciales.
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¿Cómo aplicar KYC en tu empresa?
La aplicación de KYC en las empresas implica dos fases claramente diferenciadas, pero interconectadas:
Onboarding KYC
El proceso comienza con la llegada del cliente. En esta fase, se recoge toda la información necesaria para validar la identidad del cliente.
En el caso del onboarding digital, entran en juego dos conceptos relevantes que forman parte de la solución Identificación Digital Certificada de Grupo MailComms. Dichos conceptos son verificación y autenticación de identidad y los hemos explicado de forma ampliada con beneficios, tipos de sistemas, características, autenticación biométrica y firma electrónica.
Obviamente, el onboarding presencial tiene el mismo objetivo que el digital, pero aquí el factor humano que aporta tu empleado es fundamental y simplifica la verificación de identidad del futuro usuario.
Mantenimiento de la relación con el cliente
Como hemos comentado, una vez que el cliente ha sido incorporado, la empresa debe continuar con la verificación y actualización de datos de forma periódica. Esto no solo ayuda a prevenir riesgos, sino que también asegura que la compañía cumpla con las normativas vigentes en todo momento.
La automatización del KYC, especialmente en la fase de mantenimiento, permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de información de manera más eficiente, reduciendo errores y optimizando los tiempos de respuesta.
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Si quieres profundizar en cómo una gestión de KYC de calidad puede beneficiar a tu empresa, en Grupo MailComms somos especialistas en procesos de onboarding digital y comunicaciones omnicanal, con soluciones con valor legal, como el sistema de autenticación de usuarios.
Cuéntanos tus necesidades y te ayudaremos a diseñar e implementar un proceso de KYC fiable, efectivo y flexible, adaptado a las nuevas exigencias normativas.