¿Cómo reclamar una factura impagada en tu empresa? Procedimientos y estrategias para gestionarlas

Cuando un cliente no paga una factura dentro del plazo acordado, se da una situación que puede llegar a generar complicaciones financieras y operativas para cualquier negocio. Por esta razón, saber cómo reclamar una factura impagada de manera efectiva y con respaldo legal es fundamental para garantizar el cobro.

Si deseas conocer cómo reclamar facturas en tu empresa, te invitamos a tomar nota de los pasos a seguir antes de formalizar una reclamación, los procedimientos disponibles y las estrategias para evitar futuros impagos.

Si te quedas con nosotros, esto es lo que podrás descubrir en este artículo:

• Pasos previos a reclamar una factura: importancia de tener la documentación en orden y comunicarse de forma amistosa con el cliente.
• Reclamación formal de la factura impagada: cómo y cuándo enviar una carta certificada para exigir el pago de la factura, y alternativas extrajudiciales.
• Posibles acciones legales: cuáles son las opciones jurídicas disponibles, como el procedimiento monitorio o la vía judicial para reclamar deudas.
• Cómo prevenir los impagos de facturas de tu empresa: medidas proactivas para evitar futuros impagos.

Tu compañía lleva tiempo esperando el pago de esa factura y aún no se efectúa. ¿Y ahora qué? Antes de iniciar una reclamación formal, lo recomendable es agotar todas las vías amistosas para resolver el problema.

¡Sigue leyendo para descubrir los pasos iniciales y proteger tu negocio!

El primer paso es asegurarse de que todos los documentos están en orden. Para ello, tendrás que verificar ciertos aspectos:

• La factura ha sido correctamente emitida, con todos los datos fiscales de tu empresa y detalles del servicio o producto prestado.
• Se ha enviado al cliente y existe un comprobante de recepción.
• Los términos de pago y vencimiento han sido claramente especificados.
• No existen errores en los importes o en la descripción de los servicios.

Contar con esta documentación facilitará el proceso de reclamación y evitará posibles alegaciones por parte del cliente.

Tras haber comprobado que toda la documentación está en orden, el siguiente paso será contactar con el cliente para recordarle la existencia de la deuda, entender la situación y aclarar la solución.

Para ello, desde tu compañía se pueden utilizar diferentes vías de comunicación. Una es la llamada telefónica, opción rápida y directa.

También se puede optar por enviar un WhatsApp o un email, que al tratarse de medios escritos permiten dejar constancia de la reclamación. Además, si se utilizan servicios de correo electrónico certificado o WhatsApp certificado para empresas, como los que ofrecemos en MailComms Group, se tendrá una prueba válida legalmente en caso de futuras acciones.

Independientemente del medio que elijas, si el cliente no responde o se niega a pagar, será necesario pasar a una reclamación formal. A continuación, te contamos cómo reclamar una factura impagada con un procedimiento más normativo.

Ante la no respuesta o el impago continuado del cliente, es necesario iniciar un procedimiento más estructurado para exigir el pago de las facturas.

Si te preguntas cómo reclamar facturas de manera formal, se debe comenzar por una carta de reclamación para formalizar la exigencia de pago. Esta debe incluir:

• Los datos de tu empresa y del deudor.
• El número y fecha de la factura impagada.
• La cantidad adeudada.
• Un plazo para el pago antes de tomar otras acciones legales.

Para garantizar la validez legal de la reclamación, se recomienda que sea una carta certificada, aunque lo mejor es que se trate de un burofax, ya que este, además de corroborar la recepción del documento, también certifica el contenido del mensaje.

→ No todos los envíos certificados son iguales. Descubre la diferencia entre un burofax y una carta certificada y cuál es la mejor opción para cada situación.

Además, hoy en día existen opciones como el burofax online para empresas, con la misma validez legal, pero mayor comodidad y rapidez, lo que permite optimizar el flujo de trabajo de las compañías.

En muchos casos, negociar con el deudor puede ser la mejor opción para obtener el pago sin recurrir a acciones legales. En estos casos, se pueden considerar alternativas como aplazamientos o fraccionamientos del pago, o acuerdos escritos que reconozcan la deuda y establezcan un nuevo calendario de pagos.

Por ejemplo, una empresa, puede negociar con su proveedor un plan de pagos fraccionado para saldar la deuda pendiente y así preservar una relación comercial sólida.

Si la negociación directa no da resultados, se puede recurrir a un servicio de mediación o conciliación. Este proceso implica la intervención de un tercero imparcial que ayuda a ambas partes a alcanzar un acuerdo sin necesidad de acudir a juicio, reduciendo costes y tiempo.

También existen las agencias de recobro, que reclaman la deuda por ti a cambio de una comisión.

Los servicios de mediación para reclamar facturas impagadas pueden ser una solución eficaz en sectores donde la reputación es clave, con el ámbito financiero.

Ahora bien, si nada de esto ha funcionado, a continuación, te mostramos las acciones legales disponibles.

El próximo 3 de abril entrará en vigor la Ley 1/2025 de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia, también conocida como Ley de Mediación, estableciendo Medios Adecuados de Solución de Controversias en vía no jurisdiccional (MASC) y la obligatoriedad de recurrir a ellos en ciertos casos antes de presentar una demanda, como pudiera ser el caso de reclamación de impago de una factura, a través de la intervención de un tercero (entidades de recobro), como pudiera ser un mediador, conciliador o entidad asignada para tal efecto, o bien, de forma particular las partes pueden alcanzar un acuerdo.

Es decir, un requisito de admisibilidad de la demanda es haber intentado alcanzar un acuerdo con la parte contraria, en este caso, la deudora, antes de acudir a la vía judicial, y además poder demostrar documentalmente que se ha intentado este acuerdo, Es por ello, que cobran una relevancia especial las comunicaciones fehacientes, como te contamos en este artículo.

Si los procedimientos extrajudiciales no funcionan, la vía legal es el siguiente paso que responde a cómo reclamar facturas. Dependiendo del importe y las circunstancias, se pueden dar diferentes opciones:

• Procedimiento monitorio. Es un trámite judicial rápido y sencillo, amparado por la Ley de Enjuiciamiento Civil, para reclamar deudas económicas documentadas.
• Juicio verbal o juicio ordinario. En caso de que el deudor se oponga al monitorio, será necesario acudir a un juicio oral u ordinario en función del importe adeudado.

Llegados a este punto puedes preguntarte: ¿puedo prevenir el impago de facturas en mi empresa? La respuesta es afirmativa. ¡Sigue leyendo!

Aunque ya sepas cómo reclamar una factura impagada, lo ideal es reducir los riesgos de impago en el futuro. Para ello, puedes:

• Verificar la solvencia del cliente antes de ofrecer crédito.
• Establecer condiciones de pago claras y hacerlas firmar antes de prestar el servicio.
• Automatizar los recordatorios de pago para evitar retrasos involuntarios.
• Exigir pagos por adelantado o garantías en contratos grandes.

Tomar estas medidas reducirá significativamente los problemas de facturas impagadas en tu negocio. Si además de esto, contratas el servicio de facturación electrónica de MailComms Group, tendrás garantizadas la trazabilidad, seguridad y conservación de los documentos, entre otros muchos beneficios.

¿Quieres saber más sobre ello? ¡Resolvemos todas tus dudas!

Si no te pagan una factura, lo primero es contactar con el cliente para recordar el pago. Si no responde, se debe enviar una reclamación formal y, en última instancia, iniciar un proceso legal.

El plazo para reclamar una factura varía según la legislación de cada país y la naturaleza del deudor, pero en España, en general, oscila entre 3 y 5 años desde la fecha de vencimiento de la factura.

Si no tiene una prueba de envío, será difícil reclamarla. Por ello, es recomendable contar con la validez legal del correo electrónico certificado u otras comunicaciones certificadas en tu compañía para garantizar que la factura ha sido entregada.

No siempre. El primer paso es reclamar la factura de manera amistosa, por ejemplo en el caso de reclamaciones a compañías de seguros, por lo que no es necesario abogado. En el caso de un procedimiento monitorio, también se puede iniciar sin abogado si la deuda es inferior a 2.000 euros, aunque contar con asesoría legal siempre es recomendable en casos más complejos. Para otros procesos judiciales, sí será necesario contar con este profesional.

Si el cliente no responde y no se le puede localizar, es posible comenzar un procedimiento de búsqueda o, en última instancia, reclamar la deuda a través de procesos judiciales.

No hay un plazo obligatorio para el envío, pero se recomienda enviarlo tan pronto como se detecte el impago, para evitar la prescripción de la deuda. Para ello, lo recomendable es rellenar un modelo de burofax para reclamaciones.