Certificado digital para empresas: ¿para qué sirve y cómo obtenerlo?

La digitalización de los procesos empresariales conlleva nuevas necesidades en la seguridad y autenticación dentro del mundo de las transacciones online. Uno de los elementos clave en este contexto es el certificado digital para empresas.

Si quieres conocer con más detalle qué es el certificado digital y para qué sirve, aquí te lo contamos.

Un certificado digital es un documento electrónico fundamental que garantiza la identidad de una persona física, jurídica o entidad en internet. Pero, concretamente, ¿para qué sirve el certificado electrónico?

En el caso de las empresas sirve como prueba de identidad en plataformas digitales y servicios gubernamentales. Este documento digital incluye información como el nombre de la compañía, su clave pública y la firma de una entidad certificadora, que valida su autenticidad.

Además, permite cifrar la información, asegurando que cualquier dato enviado o recibido es seguro y solo accesible por el destinatario legítimo.

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Sabiendo, del certificado digital, qué es y para qué sirve, ahora toma buena nota de todos sus beneficios:

• Seguridad en transacciones digitales. Cuando se ejecutan transacciones online, un certificado de este tipo permite la verificación de la identidad digital de la empresa, lo que reduce el riesgo de fraude y garantiza el intercambio de datos de manera confidencial.
• Eficiencia en la gestión documental. Un certificado electrónico agiliza los tiempos de muchas gestiones y elimina la necesidad de impresiones y desplazamiento.
• Acceso a servicios y plataformas gubernamentales. Hoy en día, muchos servicios digitales oficiales requieren el certificado digital como medio de acceso seguro. Esto permite a la compañía interactuar con la administración de forma electrónica y realizar trámites relevantes, como presentar impuestos, consultar datos fiscales o realizar solicitudes.
• Conformidad legal. En algunos casos, contar con un certificado digital es un requisito legal para ciertas actividades, garantizando la conformidad de la empresa con la normativa vigente.

Según el Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España, los certificados electrónicos se clasifican principalmente en función de la identidad que representan y el ámbito de aplicación.

• Según el tipo de identidad:
  • Certificados de Persona Física. Identifican a una persona y son útiles para trámites personales, aunque pueden emplearse en entornos profesionales.
  • Certificados de Persona Jurídica. Se usan para identificar organizaciones como empresas y administraciones.
  • Certificados de Entidad sin Personalidad Jurídica. Posibilitan verificar la identidad de entidades no jurídicas, especialmente en comunicaciones fiscales.
• Según el ámbito de aplicación. Certificados de servidor, de pertenencia a empresa, de representante, de sello de empresa, y de factura electrónica, entre otros.
• Según el tipo de almacenamiento. Pueden ser certificados de software o de hardware.

Teniendo claro para qué me sirve el certificado digital como empresa, así como todos sus beneficios, lo siguiente es proceder a la solicitud del mismo. Para poder obtenerlo, hay que acudir a una entidad emisora que esté habilitada para ello, siendo la más común la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Los pasos a llevar a cabo para que una compañía obtenga su certificado digital pueden variar ligeramente dependiendo del tipo de certificado y la entidad emisora, pero normalmente son:

1. Acceder a la sede electrónica de la entidad elegida.
2. Cuando se trata de la FNMT, normalmente se debe descargar el software que te indicarán.
3. Realizar la solicitud online (introducir los datos de la empresa y especificar el tipo de certificado requerido).
4. Tras enviar la solicitud, se generará Código de Solicitud que se envía al email. Este será exigido en el momento de acreditar la identidad.
5. Validar la identidad de la empresa y del responsable que lo solicita.
6. Una vez aprobado, con el mismo código de solicitud, se podrá descargar e instalar el certificado.

Para la solicitud del certificado digital, se debe contar con:

• Documentos: datos de identificación, domiciliarios y de contacto de la entidad y del solicitante.
• Formulario de solicitud: cada autoridad certificadora suele proporcionar un formulario o protocolo de solicitud que debe completarse.

Como se puede observar, el certificado digital para empresas es un elemento clave para los negocios que operan en el entorno digital, ya que aporta seguridad y permite cumplir con los requisitos legales de diversas plataformas.

En Grupo MailComms somos expertos en comunicación con valor legal y completa seguridad, pues reconocemos la importancia de saber enfrentar todos los desafíos de la transformación digital de forma confiable. Es por ello que ofrecemos diversas soluciones a las empresas, como los sistemas de identificación electrónica certificada basada en elementos esenciales como la verificación y autenticación de identidad.

El tiempo para obtener un certificado digital varía dependiendo de la autoridad certificadora que lo expida y el método de comprobación de identidad empleado. Teniendo en cuenta esto, puede llevar desde aproximadamente 1 hora a varios días.

Para algunas gestiones administrativas, sí es necesario. No obstante, a entender para qué sirve un certificado digital, su utilidad en servicios que requieren autenticación y relevancia en cuanto a seguridad, se justifica por qué es tan recomendable.

Si se pierde el acceso al certificado digital, es importante revocarlo de inmediato para evitar un posible uso fraudulento y, posteriormente, solicitar la emisión de un nuevo certificado.

El certificado digital es un documento electrónico que funciona como identidad digital completa, respaldado por una autoridad certificadora. En cambio, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que sirve para autenticar documentos digitalmente e identificar al firmante sin necesariamente certificar la identidad.

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Sí, los certificados digitales tienen un periodo de validez, que suele estar entre uno y dos años.