Según IDC, aproximadamente el 40% de todos los gastos en tecnología se destinarán a la transformación digital, y las empresas gastarán más de 2 trillones de dólares en ello en 2019. Las organizaciones están evaluando la tecnología de firma electrónica para incluirla en sus iniciativas de transformación digital, cuando los procesos basados en el uso del papel se han convertido en uno de los costes más elevados para una organización. La firma electrónica es una pieza pequeña pero significativa del rompecabezas de la transformación digital, ya que ayuda a las organizaciones a experimentar enormes beneficios:
- Logra un mayor ROI y una mejora de los resultados de una organización.
- Mejora la experiencia del cliente: el cliente puede firmar documentos en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
- Mayor eficiencia y productividad del personal de trabajo.
- Elimina procesos propensos a incurrir en errores usando el papel.
- Fácil de usar: un impulsor clave para conseguir altos índices de adopción por parte de su personal interno y clientes.
- Cumplimiento legal y seguridad.
EVALUACIÓN DE IMPLEMENTACIONES DE FIRMA ELECTRÓNICA
Si su organización está tratando de implementar firmas electrónicas en toda la compañía, los Technology Evaluation Centersa recomiendan seis criterios de toma de decisiones que deben evaluarse antes de comprar el software de firma electrónica. Busque una solución de firma electrónica flexible que se adapte a las crecientes necesidades de su organización. Hoy es posible que desee implementar firmas electrónicas en una línea de negocio o departamento; sin embargo, es importante pensar en el largo plazo y en la escalabilidad necesaria para que las firmas electrónicas se utilicen en toda la empresa. Los ejemplos de flexibilidad incluyen opciones de implementación, disponibilidad de métodos de autenticación, soporte omnicanal en múltiples idiomas y ubicaciones en la nube en todo el mundo. Determinar cómo utilizará las firmas electrónicas su organización es otro factor decisivo importante. En el caso del software de firma electrónica, se utiliza ampliamente de dos formas distintas, no integradas o integradas:
- No integrada: los usuarios pueden enviar y firmar documentos a través de la aplicación web o la aplicación móvil. Esta opción es ideal para procesos de menor volumen de firma electrónica iniciados por el usuario (por ejemplo, contratos de ventas, formularios de recursos humanos, informes de gastos, pedidos de compra, etc.).
- Integrada: si está buscando automatizar completamente el proceso de firma electrónica con su portal web, aplicaciones empresariales, sistemas centrales y aplicaciones móviles, la opción de implementación integrada se ajustará a sus necesidades. No hay trabajo manual para que los empleados preparen un documento para la firma electrónica: los documentos son generados por el sistema y están completamente automatizados. Esta opción es ideal para procesos de firma electrónica de mayor volumen iniciados por el sistema (por ejemplo, solicitudes de préstamos, concesión y cierre de hipotecas, aperturas de cuentas, reclamaciones, etc.).
A modo de ejemplo, la opción integrada sería beneficiosa para un banco que desea impulsar el alta de cuentas a través de su aplicación móvil o su web; o una compañía de seguros que necesita enviar formularios de reclamación a sus clientes, que han sido previamente rellenados con la información adecuada. La opción integrada beneficiará a cualquier organización que procese decenas de miles de formularios que requieran firmas electrónicas; se lograrán ahorros significativos en los costes al eliminar virtualmente todos los pasos necesarios para procesar un documento en papel.
MATRIZ DE DECISIÓN DE IMPLEMENTACIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA
A medida que su organización evalúa una opción de implementación de firma electrónica no integrada o integrada, hay una serie de criterios a considerar. Esta matriz de decisión de firma electrónica le ayudará a evaluar cuidadosamente cada opción de implementación de firma electrónica para satisfacer las necesidades de su proyecto:
Matriz de decisión de firma electrónica
Implementaciones no integradas vs. integradas
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