Ventajas del email certificado para agilizar la comunicación en despachos profesionales

Gran parte del trabajo cotidiano de un despacho profesional, sea cual sea su sector empresarial, pasa por la gestión documental. Un intercambio de información sensible, cuya confidencialidad debe preservarse tanto como garantizar su validez legal. 

El email certificado responde a esas dos prioridades, a la vez que agiliza los procesos y ahorra costes. Demasiadas ventajas para no profundizar en todo lo que implica este sistema.

Asegura la validez y fiabilidad de tus comunicaciones empresariales con nuestro servicio de Email Certificado. ¡Protege tu empresa y cumple con la normativa de forma sencilla!

Esta es la estructura de temas que desarrollamos:

• Definición de email certificado y aplicaciones en los despachos.
• Ventajas de su uso.
• Cómo se agilizan las comunicaciones con clientes y colaboradores mediante el correo electrónico certificado.
• Mecanismo de implantación de los correos digitales certificados.

Descubre cómo automatizar las comunicaciones legales vía email certificado.

Seguro que a estas alturas de tu carrera profesional, estás familiarizado con el envío de correos electrónicos como mecanismo de intercambio de información a todos los niveles.

Lo utilizas para comunicarte con tus compañeros, superiores y, también, con clientes y colaboradores. Con la certificación, lo que se consigue es evitar problemas de validez legal en caso de tener que adjuntar esos mensajes como prueba ante un conflicto o reclamación.

Y es que, el correo digital certificado cuenta con la figura del prestador de servicios de confianza cualificado que actúa a modo de testigo o notario externo. Este proveedor del servicio, homologado por las autoridades competentes, se encarga de verificar que todos los datos y el contenido del mensaje son auténticos y no se han alterado, ni durante el envío ni en su almacenamiento.

Es evidente que las garantías de este sistema de comunicaciones son muy valiosas en el día a día de un despacho profesional. Todos los mensajes tramitados por esta vía pueden usarse como pruebas fehacientes y, además, preservando la confidencialidad de los datos y con plena seguridad. Una forma de operar con agilidad y eficiencia en un entorno inevitablemente digitalizado.

Aquí puedes repasar las diferencias entre correo ordinario y correo certificado.

Las empresas suelen presentar cierta reticencia frente a los cambios. Especialmente, aquellas que llevan tiempo funcionando con un sistema con el que les ha ido bien. Pero, estos despachos tendrían que preguntarse, ¿todo lo bien a lo que deberíamos aspirar?, ¿cuál es el nivel de fallos? Y, por supuesto, ¿qué coste tiene para la empresa?

El correo electrónico certificado ofrece tres grandes beneficios en los temas cruciales que deben plantearse respecto a las comunicaciones empresariales.

• Seguridad y validez legal en las comunicaciones
  Los prestadores cualificados garantizan el cumplimiento de la legislación vigente en seguridad y protección de datos. Para conseguir esa cualificación, se someten a un exhaustivo análisis por parte de las autoridades competentes para verificar dicho cumplimiento.
• Ahorro de tiempo y reducción de costes administrativos
  Los correos electrónicos certificados tienen una gestión muy sencilla. Un mismo empleado, desde su ordenador, puede ocuparse de todo el proceso en unos pocos minutos y el destinatario lo recibe inmediatamente. Ninguna duda sobre el ahorro en tiempo y personal que supone.
  Pero, no menos importante es el ahorro económico. Para empezar, el coste de estos mensajes es más barato que el correo postal tradicional y otras comunicaciones digitales certificadas. A lo que hay que restar gastos de trasladarse físicamente si  no se usan servicios como Burofax postal online.
  Y todavía queda otro aspecto que no es menor. Recordemos que son comunicaciones fehacientes, siempre que se realicen con un prestador cualificado. Esto elimina los posibles gastos legales derivados de tener que demostrar su validez legal en caso de impugnación por alguna de las partes en conflicto o reclamación.
  Así reducen los costes operativos las comunicaciones digitales.
• Mejora en la trazabilidad y control documental
  El email certificado se gestiona normalmente a través de una plataforma. Imagínatela realizando las mismas funciones que en una oficina postal convencional: llega el cliente, se certifica su identidad, se comprueba que adjunta documentación, se ensobra todo y se sella el envío.

El paquete queda almacenado hasta que entra en reparto (en este caso inmediato) , bien directamente en la cartera del empleado de correos, bien pasando por el correspondiente medio de transporte si va a otra localidad.

¿Un poco complicado el seguimiento del mensaje todo este tiempo? ¿Dónde está en cada momento? ¿Puede haber sufrido un extravío o deterioro? Con la oficina digital puedes hacer un seguimiento a tiempo real de envío y hay una custodia segura todo el tiempo que se necesite.

Estas son las principales diferencias entre email certificado y burofax postal online, dos formas de comunicaciones digitales con validez legal

El mundo empresarial actual está globalizado y es altamente competitivo. Cualquier ventaja que tenga un despacho profesional en materia de comunicaciones y gestión documental le pone en una posibilidad privilegiada respecto al resto.

Los correos electrónicos certificados son una herramienta que juega a tu favor en este sentido en tres apartados esenciales.

• Notificaciones rápidas y con constancia legal
  Todo el proceso de elaboración, envío y recepción es mucho más ágil, puede tramitarse en pocos minutos. De cara a resolver dudas de clientes o, incluso, a cerrar contratos, esta inmediatez es una clara ventaja.
  Todo ello, con plena seguridad, confidencialidad y manteniendo la validez legal.
• Seguimiento eficiente de procesos y acuerdos
  La certificación del correo digital posibilita que tengas una trazabilidad de cada mensaje en tiempo real.
  Pero, además, las modificaciones y cambios se almacen juntas. De esta forma, encuentras la información que necesites consultar de manera rápida y eficiente, sin dejarte nada fuera.
• Incremento de la confianza y profesionalidad
  La rapidez en la gestión es un atributo que tus clientes o proveedores van a identificar con profesionalidad. No solo porque se sienten atendidos en todas sus interlocuciones, es que se genera una confianza máxima con los cumplimientos de plazos, tan importantes en las relaciones laborales o con las administraciones.

Finalmente, la automatización de las comunicaciones reduce hasta su práctica eliminación el riesgo de fallos o alteraciones documentales. De nuevo, un asunto que aumenta la confianza en la labor de tu despacho.

De nuevo, ponemos el foco en los despachos profesionales que llevan tiempo implantados en el mercado. La mínima inversión que supone adoptar un sistema de comunicaciones digitales certificadas, se verá compensado desde el primer minuto. Y, en el caso de los emprendedores, es una forma de ahorrar costes en ese desembolso inicial que supone poner un negocio en marcha.

Es fácil demostrarlo, porque implementar el email certificado en un despacho profesional es tan sencillo como:

• Elegir la plataforma de envío gestionada por un prestador de servicios de confianza cualificado que mejor se adapte a sus necesidades.
• Contar con un ordenador y conexión a internet. No tienes que cambiar tus sistemas internos. Solo busca un proveedor que te garantice la compatibilidad con los habituales (ERP, CRM, ECM).
• Asegúrate de elegir el nivel de certificación adecuado según la validez legal necesaria en cada mensaje.

¡Contacta con nosotros! En MailComms Group vas a encontrar una solución personalizada para tus comunicaciones digitales certificadas.