¿Qué tipo de firma electrónica necesito para mis procesos de negocio?

Hoy en día, firmar documentos de forma electrónica es algo habitual. Pero no todos los procesos de firma son iguales ni ofrecen el mismo nivel de respaldo legal. Elegir el tipo adecuado, puede ayudarte a proteger tu negocio sin complicarle la vida a tus clientes.

En este artículo te explicamos, de forma sencilla, los tipos de firma electrónica, su cobertura legal y cuándo conviene usar cada una. Además, te daremos algunas claves para evitar fricciones en el proceso y mejorar la experiencia de firma. ¡Vamos a ello!

Según el Reglamento eIDAS (el marco legal europeo que regula la identificación y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas), existen tres tipos principales de firma electrónica. Este reglamento tiene como objetivo dotar de seguridad jurídica y técnica a las transacciones digitales en toda la Unión Europea.

Los tipos de firma son:

• Firma electrónica simple:
  • Ideal para procesos de bajo riesgo.
  • Puede ser un clic, una aceptación por correo, o firmar con el dedo en una pantalla.
  • Tiene validez legal, pero ofrece menos garantías en caso de disputa.
• Firma electrónica avanzada:
  • Más segura. Se vincula de forma única al firmante.
  • Requiere mecanismos como la autenticación por SMS (OTP) o captura de datos biométricos (por ejemplo, la forma en que firmas con el dedo).
  • Adecuada para firmar contratos y documentos importantes que conllevan más responsabilidad.
• Firma electrónica cualificada:
  • La más robusta legalmente. Equivale a una firma manuscrita ante notario.
  • Requiere un certificado digital cualificado emitido por un proveedor reconocido (por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre en España).
  • Muy útil para acuerdos de gran impacto económico o legal.

Aunque la firma cualificada es la más segura, también puede ser la más complicada de usar. ¿Por qué?

Porque requiere cosas que muchos usuarios no tienen a mano: un certificado digital, una instalación previa, o pasar por un proceso de videoidentificación. Esto puede ralentizar o incluso impedir que el cliente firme.

Por eso, la clave está en equilibrar seguridad y usabilidad: elegir el tipo de firma que ofrezca suficiente respaldo legal, pero sin generar fricciones innecesarias.

Aquí tienes una regla sencilla:

Piensa siempre: ¿qué pasaría si este documento se cuestiona ante un juez? Cuanto mayor el riesgo, mayor debe ser la cobertura legal.

El mayor reto de la firma electrónica es demostrar quién firmó realmente. Para eso, existen diferentes mecanismos:

• OTP (código por SMS): Fácil y bastante seguro.
• Videoidentificación: Muy fiable, aunque algo más lento ya que implica la recogida de datos y valoración de los mismos para evitar fraudes.
• Certificados digitales: Muy seguros, pero no todo el mundo los tiene.

Cuanto más estricto el mecanismo de identificación, más valor probatorio tiene la firma. Pero también puede complicar la experiencia del usuario. El truco está en no exigir más de lo necesario.

Un proceso de firma debe ser ágil y accesible. Poder enviarlo por correo, SMS o incluso WhatsApp certificado, permite a tus clientes firmar desde cualquier dispositivo, sin barreras.

La multicanalidad y la alternancia de canal basada en el comportamiento del firmante, no solo mejora la experiencia, sino que aumenta las tasas de firma completada y reduce tiempos.

Cada negocio es distinto. Por eso, lo ideal es contar con un proveedor que te ofrezca soluciones flexibles y que te ayude a adaptar el proceso de firma a cada caso concreto.

Busca un aliado que te ayude a:

• Elegir el tipo de firma más adecuado según el riesgo.
• Minimizar fricciones en la experiencia del usuario.
• Usar distintos canales para facilitar el proceso.
• Cumplir con los requisitos legales de forma sencilla.

Elegir bien el tipo de firma electrónica no es solo una decisión técnica, sino estratégica. Es cuestión de encontrar el equilibrio entre la seguridad jurídica que necesitas y la facilidad de uso que esperan tus clientes.

🔐 Más seguridad ≠ mejor experiencia
🎯 La mejor firma es la que se adapta a tu proceso de negocio