Índice
- Tipos de assinatura eletrónica: quais são as suas diferenças?
- Mais segurança significa mais fricção (e como evitá-la).
- Como escolher o tipo de empresa de acordo com o teu processo empresarial?
- Identificação: a chave para uma assinatura válida
- Multicanal: assina onde quer que estejas
- Encontra um fornecedor à tua medida
- Em poucas palavras
- Perguntas mais frequentes
Atualmente, a assinatura eletrónica de documentos é uma prática comum. Mas nem todos os processos de assinatura são iguais, nem oferecem o mesmo nível de apoio jurídico. A escolha do tipo certo pode ajudar-te a proteger a tua empresa sem dificultar a vida aos teus clientes.
Neste artigo explicamos-te, de uma forma simples, os tipos de assinatura eletrónica, a sua cobertura legal e quando é conveniente utilizar cada uma delas. Além disso, dar-te-emos algumas chaves para evitar atritos no processo e melhorar a experiência de assinatura. Vamos a isso!
Tipos de assinatura eletrónica: quais são as suas diferenças?
De acordo com o Regulamento eIDAS (o quadro jurídico europeu que rege a identificação e os serviços de confiança nas transacções electrónicas), existem três tipos principais de assinatura eletrónica. Este regulamento visa garantir a segurança jurídica e técnica das transacções digitais em toda a União Europeia.
Os tipos de assinatura são:
- Assinatura eletrónica simples:
- Ideal para processos de baixo risco.
- Pode ser um clique, uma aceitação por correio ou a assinatura com um dedo num ecrã.
- É juridicamente válido, mas oferece menos garantias em caso de litígio.
- Assinatura eletrónica avançada:
- É mais seguro. Fica ligado exclusivamente ao signatário.
- Requer mecanismos como a autenticação por SMS (OTP) ou a captura de dados biométricos (por exemplo, a forma como assinas com o dedo).
- Adequado para assinar contratos e documentos importantes que implicam mais responsabilidade.
- Assinatura eletrónica qualificada:
- A mais sólida do ponto de vista jurídico. Equivale a uma assinatura manuscrita perante um notário.
- Requer um certificado digital qualificado emitido por um fornecedor reconhecido (por exemplo, a Fábrica Nacional de Moneda y Timbre em Espanha).
- Muito útil para acordos com um elevado impacto económico ou jurídico.
Assinatura eletrónica qualificada vs. simples: quando é que uma maior segurança pode travar a conversão
Embora a assinatura qualificada seja a mais segura, também pode ser a mais complicada de utilizar. Porquê?
Porque requer coisas que muitos utilizadores não têm à mão: um certificado digital, instalação prévia ou passar por um processo de identificação por vídeo. Isto pode atrasar ou mesmo impedir o cliente de assinar.
Por conseguinte, a chave é equilibrar a segurança e a facilidade de utilização: escolher o tipo de assinatura que oferece apoio jurídico suficiente, mas sem criar fricções desnecessárias.
Na MailComms, oferecemos aos nossos clientes tecnologia avançada para integrar um sistema de identificação por vídeo nos seus processos de segurança.
Como escolher o tipo de empresa de acordo com o teu processo empresarial?
Aqui tens uma regra simples:
Pensa sempre: o que acontecerá se este documento for contestado perante um juiz? Quanto maior for o risco, maior deve ser a cobertura jurídica.
Como verificar a identidade do signatário para garantir a validade legal da assinatura eletrónica
O maior desafio das assinaturas electrónicas é provar quem realmente assinou. Para isso, existem diferentes mecanismos:
- OTP (One Time Password, código de uso único por SMS): fácil de usar para quem assina e com um nível de segurança suficiente para a maioria dos processos de assinatura avançada.
- Identificação por vídeo: muito fiável, embora um pouco mais lenta, uma vez que implica a recolha e avaliação de dados para evitar fraudes.
- Certificados digitais: Muito seguros, mas nem toda a gente os tem.
Quanto mais rigoroso for o mecanismo de identificação, mais valor probatório tem a assinatura. Mas também pode complicar a experiência do utilizador. O truque é não exigir mais do que o necessário.
Assinatura eletrónica multicanal: SMS, WhatsApp e e-mail para aumentar as taxas de assinaturas concluídas
Um processo de assinatura tem de ser rápido e acessível. A possibilidade de o enviar por correio, SMS ou até mesmo pelo WhatsApp certificado permite que os teus clientes assinem a partir de qualquer dispositivo, sem barreiras.
A abordagem multicanal e a alternância de canais com base no comportamento do signatário não só melhoram a experiência, como também aumentam as taxas de assinaturas concluídas e reduzem os tempos.
Já conheces a nossa solução de Sala Virtual de Assinaturas? Trata-se de uma experiência interativa e segura, na qual os teus clientes participam na assinatura de documentos contratuais através de uma videoconferência. A principal vantagem é que recria a proximidade de uma reunião presencial, o que se traduz numa maior fidelização.
Como escolher um fornecedor de assinatura eletrónica que se adapte aos teus processos
Cada empresa é diferente. É por isso que é melhor ter um fornecedor que ofereça soluções flexíveis e que te ajude a adaptar o processo de assinatura a cada caso individual.
Encontra um aliado para te ajudar:
- Escolhe o tipo de empresa mais adequado em função do risco.
- Minimiza a fricção na experiência do utilizador.
- Utiliza diferentes canais para facilitar o processo.
- Cumpre os requisitos legais de uma forma simples.
No MailComms Group, temos soluções de assinatura eletrónica simples, avançada e qualificada, adaptáveis a cada processo de negócio e a cada canal de comunicação com o signatário. Como Prestadores de Serviços de Confiança Qualificados (QTSP) ao abrigo do eIDAS, garantimos a validade legal de cada assinatura e fornecemos as provas necessárias em caso de reclamação ou litígio.
A assinatura eletrónica certa melhora a segurança e a experiência do cliente
Escolher bem o tipo de assinatura eletrónica não é só uma decisão técnica, mas também estratégica. É uma questão de encontrar o equilíbrio entre a segurança jurídica de que precisas e a facilidade de utilização que os teus clientes esperam.
🔐 Mais segurança ≠ melhor experiência
🎯 A melhor assinatura é aquela que se adapta ao teu processo de negócio
Se quiseres saber que tipo de assinatura eletrónica cada processo da tua empresa precisa e como implementá-la sem complicações, fala com a nossa equipa
Perguntas mais frequentes
Quais são os três tipos de assinatura eletrónica segundo a eIDAS?
O Regulamento eIDAS (UE) n.º 910/2014 define três tipos: (1) Assinatura eletrónica simples: qualquer dado em formato eletrónico que o signatário utilize para assinar, sem requisitos técnicos específicos; (2) Assinatura eletrónica avançada: associada de forma única ao signatário, permite detetar qualquer alteração posterior nos dados assinados e requer mecanismos como OTP por SMS ou biometria; (3) Assinatura eletrónica qualificada: o nível mais elevado, equivalente à assinatura manuscrita em toda a UE, requer um certificado qualificado emitido por um prestador supervisionado (QTSP).
Quando devo usar uma assinatura eletrónica qualificada em vez de uma assinatura eletrónica avançada?
A assinatura qualificada é necessária quando o processo envolve um risco jurídico ou económico elevado e pode acabar em litígio: contratos de grande valor, escrituras, acordos que afetam direitos fundamentais ou documentos que exigem equivalência com a assinatura notarial. Para a maioria dos contratos B2B habituais (serviços, fornecimentos, RH, apólices padrão), a assinatura avançada oferece apoio jurídico suficiente com menos complicações para quem assina.
A assinatura eletrónica simples tem validade legal?
Sim, a assinatura eletrónica simples tem validade legal ao abrigo da diretiva eIDAS. No entanto, em caso de litígio, o ónus da prova recai sobre quem a apresenta: terá de demonstrar que a assinatura corresponde ao signatário declarado. Para processos de baixo risco (aceitar termos e condições, confirmar uma marcação, manifestar interesse num produto), a assinatura simples é suficiente e oferece a melhor experiência de utilizador.
Qual é a diferença entre assinatura eletrónica e assinatura digital?
A assinatura eletrónica é o conceito jurídico: qualquer dado eletrónico associado a um signatário. A assinatura digital é um conceito técnico: utiliza criptografia assimétrica (chave pública e privada) para garantir a integridade e a autenticidade do documento. Toda a assinatura qualificada utiliza técnicas de assinatura digital, mas nem toda a assinatura digital é uma assinatura qualificada. No âmbito do eIDAS, o que importa é o nível jurídico (simples, avançada, qualificada), e não a tecnologia subjacente.
De que forma o canal de envio (SMS, e-mail, WhatsApp) afeta a validade da assinatura?
O canal de envio não determina o tipo de assinatura, mas influencia a experiência do signatário e as taxas de assinaturas concluídas. O que determina o tipo de assinatura é o mecanismo de autenticação do signatário (OTP, biometria, certificado) e quem o fornece. Um processo de assinatura avançada pode ser iniciado através do WhatsApp certificado, e-mail certificado ou SMS, desde que o mecanismo de verificação de identidade cumpra os requisitos do nível escolhido.