¿Cómo optimizar los procesos legales con email certificado en los despachos de abogados?

La transformación digital es un avance extraordinario dentro del mundo empresarial, en todos y cada uno de los sectores. Una de las tareas que se ve más beneficiada es la relacionada con las comunicaciones, que se automatizan y agilizan con estos sistemas digitales, en concreto con el email certificado.

Abogados y profesionales relacionados con asuntos jurídicos tienen mucho que ganar incorporando esta herramienta, como comprobamos.

A continuación, tratamos estos asuntos:

• Por qué les interesa a los juristas y abogados usar correos electrónicos certificados.
• Todos las comunicaciones legales en las que puede usarse este instrumento.
• Consejos para implementar este servicio de comunicaciones certificadas.

Descubre las claves de la automatización de las notificaciones legales con email certificado.

No hace falta dedicar mucho tiempo a explicar por qué le interesa a un despacho de abogados usar mensajes electrónicos certificados en su día a día. Porque, este detalle es esencial. No se trata de invertir en una herramienta que se usa puntualmente, sino que será de las más habituales.

Y claro, aunque sabemos que estas comunicaciones certificadas tienen beneficios en la gestión documental de cualquier empresa, cada sector de actividad pone el énfasis en un beneficio. En el caso de asesorías jurídicas o departamentos legales, lo más importante es que sean mensajes con plena validez legal, más allá de su inmediatez o el ahorro de costes.

Esa validez se garantiza porque la certificación tiene lugar a través de un tercero externo y cualificado. Un prestador que asegura:

• Emisor.
• Entrega (puesta a disposición en el host de destino)
• Contenido y documento adjunto, si existe.

¿Sabes cómo enviar un email certificado? En esta guía tienes todas las respuestas.

Ya hemos explicado que los mensajes electrónicos certificados tienen plena validez legal, por tanto, un despacho de abogados puede encontrar interesantes y prácticas aplicaciones para estas herramientas comunicativas.

De todas ellas, hay algunas comunicaciones en las que el email certificado es el preferente, mientras en otras se recurre a otras herramientas, como el burofax postal online. Es una opción de cada despacho de abogados, pero estos son los usos más frecuentes que se le dan a estos envíos certificados:

• Comunicados de RRHH
  Especialmente interesante es la automatización de todas las gestiones laborales que lleven unos abogados. El email certificado está reconocido como medio válido en contrataciones, modificaciones, sanciones y cualquier comunicado de RRHH. Y es que cumple con los criterios establecidos en el Estatuto de los trabajadores.

  Lo mismo ocurre con cualquier negociación contractual, de la naturaleza que sea (financiera, con las administraciones, relaciones con particulares). Todo se puede transmitir con correos electrónicos certificados.

  Así funciona el email certificado en la gestión de contratos.

• Notificaciones legales
  El vencimiento de una cláusula, un requerimiento de documentos o cualquier comunicación de naturaleza legal puede hacerse a través de esta herramienta. Eso es así, porque se puede presentar ante los tribunales como prueba fehaciente.
• Comunicaciones con las administraciones
  Solicitudes de información, presentación de documentos, acreditaciones, petición de ayudas, subvenciones o permisos y licencias. Todas las comunicaciones imaginables que se establecen entre un despacho de abogados y una administración o autoridad es viable mediante este sistema.
• Reclamaciones y resoluciones de conflictos
  Las relaciones comerciales entre particulares, entre empresas y clientes, entre particulares y administraciones se sustentan en un intercambio de comunicaciones. A veces para confirmar acuerdos, pero también para reclamar derechos o solucionar problemas por una contraposición de posturas entre las partes.

  Muchos de estos conflictos no tienen que llegar a los tribunales, se solventan cuando se comprueba que existe la documentación pertinente. Todo esto puede hacerse con más agilidad y total seguridad e intimidad con este instrumento certificado.

  De hecho, con la puesta en vigor de la Ley MASC (Mecanismos Adecuados de Solución de Controversias) el 3 de abril de 2025, el email certificado se ha convertido en una herramienta tecnológica esencial.

• Avisos y comunicaciones de carácter financiero
  Envío de presupuestos, compras o ventas de servicios/productos, petición de préstamos o gestión de las cuentas bancarias. En fin, la farragosa actividad financiera de un despacho de abogados se simplifica y se reduce el riesgo de errores con comunicaciones de correo digital certificado.

Te recordamos las diferencias entre email certificado y el burofax postal online.

La implantación de un sistema de comunicaciones certificadas en un despacho de abogados se realizará a través de una plataforma compatible con los sistemas habituales (ERP, CRM, ECM). También, se pueden usar soluciones desde cualquier navegador web, en modo Software as a Service (SaaS).

Conviene tener en cuenta estas pautas antes de contratar con el proveedor:

• Realizar una análisis previo para escoger el prestador que ofrezca un servicio más adaptado a las necesidades de tu despacho.
• Valora las ventajas de optar por un proveedor de comunicaciones omnicanal. Entre otras, te garantizas la recepción, ya que en caso de no llegar el email, se manda por otra vía (SMS, burofax o WhatssApp).
• Pese a que se trata de procesos muy sencillos, es interesante una mínima formación de los empleados, sobre todo, para que sean capaces de sacarle el máximo partido a una herramienta tan útil.

¿No sabes por qué te interesa contratar con un prestador cualificado? Aquí tienes la respuesta.

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