Cómo las compañías de seguros pueden garantizar la entrega y validez de documentos y reclamaciones mediante email certificado

Uno de los ámbitos más beneficiados por la incorporación de las comunicaciones digitalizadas es el de las aseguradoras. Es fácil de entender si pensamos que gran parte de su actividad implica un constante intercambio de documentos. Pero, es más evidente aún si nos fijamos en la posibilidad de gestionar las reclamaciones mediante un email certificado.

A continuación, repasamos:

• Las ventajas de incorporar los correos digitales certificados en las aseguradoras: legalidad, seguridad, y ahorro de tiempo/costes.
• Usos más interesantes para una compañía aseguradora del email certificado: pólizas, reclamaciones, notificaciones legales y administrativas.
• Pautas para implementar los correos electrónicos con certificación.
• Claves para asegurar su validez jurídica: cómo se redactan y envían, su conservación y el seguimiento de las notificaciones.

¿Pensando en automatizar las comunicaciones en tu empresa? Te explicamos cómo hacerlo mediante correos electrónicos certificados.

El sector asegurador es un sector altamente regulado donde se protege y se presta especial atención a los derechos  del asegurado por parte de las entidades reguladoras. Esto se traduce en procesos muy medidos, con tiempos  concretos y comunicaciones que hay que poder demostrar que han tenido lugar en tiempo y forma.

Aunque siguen teniendo su espacio en determinados procedimientos.

Las certificaciones postales convencionales se han quedado obsoletas en comparación con las ventajas de optar por formatos digitales:

• Garantía de entrega y recepción comprobada
  El email certificado permite utilizar la opción de acuse de recibo, que confirma su recepción y que ha sido abierto. Un paso muy sencillo, solo se tiene que seleccionar esa opción antes de enviar el mensaje.
  Aprende paso a paso cómo enviar un email certificado y garantizar la seguridad de tu mensaje.
• Seguridad y protección de datos sensibles
  Todos los pasos del envío de documentos electrónicos certificados se realizan en las máximas condiciones de discreción. Desde la redacción y adjuntado de documentos, ya que eliges el lugar y el momento en el que no haya gente alrededor, lo mismo que sucede con el receptor del mensaje.
  Además, el proceso de certificación digital tiene la máximas garantías de seguridad. No olvides que hay un mediador externo imprescindible, el proveedor cualificado, que testifica la inalterabilidad de todos los datos.
• Ahorro en tiempos y costes operativos
  El email es prácticamente inmediato. Toda la tramitación se puede hacer, de principio a fin, sin levantarse del puesto de trabajo. Es más, una misma persona se ocupa del procedimiento completo. Evidentemente, nada que ver con la preparación de los documentos en papel y el traslado a una oficina postal.

En lo que se refiere a los costes económicos, el correo digital certificado es mucho más económico que su homónimo postal.

Aquí puedes revisar con más detalle el ahorro en costes operativos que supone la digitalización de tus comunicaciones legales.

• Envío de pólizas y contratos
  Ya hemos señalado la validez legal de estas comunicaciones digitales certificadas, de ahí que sirvan para la firma de contratos o pólizas de seguros. También, de cualquier modificación o cláusula que se añada o elimine. Y toda la documentación se conserva junta, lo que facilita su consulta.
  Incorporando la firma digital refuerzas la validez legal de los contratos.
• Gestión de reclamaciones y siniestros
  Los correos electrónicos certificados permiten un seguimiento muy preciso de cada paso del proceso de una reclamación o siniestro. Impide que se pierdan o extravíen documentos que pueden retrasar los procedimientos, incluso que se sobrepasen las fechas.
  Esta trazabilidad de las comunicaciones revierte en una mayor seguridad jurídica de una aseguradora frente a impugnaciones o conflictos con sus clientes.
• Notificaciones legales y administrativas
  Vencimientos, renovaciones, incluso la confirmación de una indemnización por siniestro. Son gestiones cotidianas en una compañía de seguro y que se simplifican mediante la automatización de las comunicaciones con correos digitales certificados.
  Descubre por qué el burofax certificado es una excelente forma de automatizar las comunicaciones legales de una empresa.

Siempre que una empresa va a adquirir una nueva herramienta para gestionar cualquiera de sus actividades, conviene hacer un análisis previo de la situación. ¿Cuáles son las principales gestiones, qué personas las manejan o las principales necesidades? Estás son algunas de las cuestiones que hay que valorar para tomar la decisión más eficiente.

Es un paso que, por supuesto, sirve para elegir el servicio de mensajería digital más adecuado para una empresa. En el caso de las compañías de seguros, recomendamos que tengas en cuenta estas consideraciones:

• La mejora de la experiencia del cliente es mayor si le proporcionas un sistema omnicanal de comunicaciones digitales. Además del email, pones a su disposición otros canales (SMS, WhatsApp, publicaciones web o burofax), todos con certificación.
• Su integración en los sistemas de gestión de seguros (SGA), de forma que se agilizan procesos y se puede automatizar la gestión de las comunicaciones.

La clave es la elección de un prestador cualificado de servicios de comunicaciones electrónicas. Este interlocutor externo es el que garantiza la autenticidad del envío, la recepción y el contenido.

Insistir en que estos proveedores han superado un análisis exhaustivo de las autoridades pertinentes para comprobar que cumplen con la normativa sobre seguridad y privacidad en las comunicaciones digitales. Es un ámbito hiper regulado y en constante evolución y estos servicios profesionales están al tanto de cualquier modificación. Y, también, son esenciales para asuntos de ciberseguridad.

Una vez garantizado este primer aspecto, las empresas de seguros tienen su propia responsabilidad para apuntalar la validez legal de los envíos digitales que realizan. Sobre todo, es esencial fijarse en estos tres.

Contenido y formato de los emails certificados

En cualquier mensaje o notificación que quiera tener valor probatorio, las formas pueden ser tan determinantes como los contenidos. En la mayoría de los casos, las respuestas y notificaciones ante una reclamación o la comunicación de apertura de un siniestro deben integrar una serie de datos imprescindibles.

En las gestiones clásicas, en papel, se contaba con formularios que se rellenaban. De esta forma, se reducían las posibilidades de errores o descuidos, que pueden acabar con impugnaciones o invalidaciones de una operación.

Conservación y archivo de evidencias

A nadie se le ocurre garabatear en las páginas de un contrato o dejar una reclamación desperdigada por una mesa de despacho. Ese mismo planteamiento hay que trasladarlo a las comunicaciones digitales.

Si queremos que mantengan su plena validez probatoria, hay que conservarlos y almacenarlos sin realizar ninguna modificación o alteración posterior. También es importante que se pueda localizar cada documento concreto con rapidez cuando se necesita.

Seguimiento y control de notificaciones

La vía más práctica y eficiente para gestionar todas las comunicaciones digitales certificadas de una aseguradora es aprovechar plataformas que combinen la realización  de envíos omnicanal online (SMS, WhatsApp, web, email …), y offline (Postal) y permitan la trazabilidad de los envíos omnicanal ya que tiene un seguimiento de através de la trazabilidad de los envíos.

De esta forma, la aseguradora puede adaptarse a las preferencias específicas de cada asegurado, ¿Conoces nuestra plataforma CertySign? Un instrumento que ponemos a disposición de tu empresa para facilitar la gestión de tus correos electrónicos certificados.

El email certificado es una excelente fórmula para gestionar las respuestas a las reclamaciones que recibe una  aseguradora. En MailComms Group aún vamos más lejos. Contáctanos y descubre nuestro completo servicio notificaciones certificadas.