Email certificado frente a otros medios de notificación: análisis de costes y eficacia

No es una cuestión de preferencias personales, ni de ser más o menos fan de las innovaciones tecnológicas. La realidad es que incorporar un servicio de email certificado como mecanismo de comunicación en una empresa reporta beneficios contrastables.  Nos detenemos a analizar lo que supone dos aspectos cruciales, la eficacia y los costes.

Estas son las claves que explicamos en este artículo:

• Qué es un email certificado y sus diferencias con otras formas de notificaciones.
• Comparativa de costes entre el correo digital certificado y el ordinal.
• Sus ventajas en la agilización de procesos y optimización de resultados.

Comprueba el valor probatorio del email certificado en juicios.

Todos estamos familiarizados con los correos electrónicos que, por su sencillez e inmediatez, forman parte de nuestra vida personal y laboral cotidiana. La certificación añade una verificación de la autenticidad de todos los datos que forman parte de ese mensaje:

• Identidad de quien lo envía y de quien lo recibe.
• El fechado del correo: se garantiza la hora y fecha en que se envía, se recibe y se abre.
• La inalterabilidad del cuerpo del mensaje y de los documentos que se adjunten.

Independientemente del soporte, la diferencia entre el email certificado y un email  ordinario es que no existe esa autenticación de los datos. Esto implica que no tiene valor probatorio legal, ya que se puede haber alterado en cualquier momento del proceso.

Lo interesante es no renunciar a ninguna fórmula, sino elegir la más eficaz en cada supuesto. Así, las notificaciones ordinarias pueden reservarse para comunicaciones informales. Todas las que necesiten seguridad, confidencialidad y validez legal, hacerlas mediante la certificación digital.

Otra comparación interesante es la que se puede establecer entre burofax postal online y el correo electrónico certificado. El primero, combina gestión digital y entrega física. Por tanto, debe reservarse para las ocasiones en las que hace falta mandar los documentos físicos.

Profundiza en todas las diferencias entre email certificado y burofax postal online.

La transformación digital es ya una realidad en la sociedad, en la faceta personal y la empresarial. Por supuesto, las comunicaciones electrónicas son un elemento esencial que protagoniza ese cambio.

Son muchos los argumentos que avalan la mejora que supone integrar este mecanismo de envío de mensajes digitales certificados. Nos detenemos en un análisis de los costes.

Costes directos: impresión, envío y gestión

Las comunicaciones digitales implican un ahorro total en lo que se refiere a gastos de impresión (papel, tinta) y, también, los de ensobrado o empaquetado (material embalaje y franqueo). Incluso, hay situaciones en las que se tiene que producir un traslado físico de las personas que preparan esas notificaciones físicas.

Hay que añadir otros no menos significativos como los relacionados con la gestión y el almacenaje físico de los documentos.

Costes indirectos: tiempo, recursos y riesgos asociados

Nos quedaríamos cortos si solo consideramos que existe un ahorro directo si eliges los correos electrónicos frente a los envíos postales o con soporte físico. Hay otra serie de partidas que de forma indirecta suponen interesantes reducciones en los costes.

El tiempo estaría en el vértice de estos ahorros, porque su importancia es indiscutible. El teletrabajo, las jornadas intensivas o la anunciada reducción de la jornada laboral son los mejores ejemplos de cómo valoran hoy empresas y trabajadores su tiempo. Con las comunicaciones electrónicas certificadas, no hay pérdida en gestiones accesorias.

Además, esa automatización reduce el riesgo de que se cometan errores, en puntos tan importantes como los datos de identificación o las fechas. Tampoco hay riesgo de pérdida de documentos, ya que no se tienen que estar manipulando físicamente.

Ten en cuenta que esto va más allá de ahorrar, todo esto repercute en una mejora de la productividad. O sea, no solo resta partidas, sino suma beneficios.

Y más allá de hablar de costes monetarios, pensemos en la apuesta por la sostenibilidad, ya en la mente de casi todas las empresas, los medios digitales ofrecen una importante reducción en términos de uso de papel y emisiones de CO2 asociadas a su transporte físico.

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Una vez confirmados los beneficios en rebaja de costes de implantar el correo digital certificado, es el momento de destacar otras ventajas no menos trascendentales.

• Automatización y seguimiento en tiempo real
  La trazabilidad de los mensajes electrónicos certificados es total y se produce en tiempo real.
  Además, en caso de problemas en la recepción, se pueden automatizar otro tipo de envíos como el SMS o a través de WhatsApp, incluso, un correo postal. Así, con un mismo gesto te aseguras que el mensaje se reciba independientemente del canal empleado.
  Así se automatizan las comunicaciones legales con el email certificado.
• Integración con sistemas internos y flujos de trabajo
  Estas comunicaciones suponen una agilización en todo el proceso. La preparación y envío se pueden hacer con una misma persona, sin interferencia en los flujos de trabajo, al contrario, se facilitan.
  Pero, además, las plataformas se integran sin problema en los sistemas que ya tiene la empresa (ERP, CRM, ECM).
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• Impacto en la satisfacción del cliente y confianza
  Utilizar un sistema de envío de mensajes inmediato, que preserva la confidencialidad, cuyo riesgo de errores es ínfimo y que tiene validez como prueba fehaciente es una excelente carta de presentación ante tus clientes.
  Se sienten atendidos rápidamente, de manera efectiva y personal, con total seguridad sobre la discreción de las comunicaciones. Sin duda, un aporte muy positivo para la imagen de tu empresa.

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