Email certificado y protección de datos: garantizando la confidencialidad y la integridad

Cada vez más empresas y particulares utilizan las comunicaciones digitales certificadas porque son conscientes de sus ventajas en la agilización de los procesos, el ahorro de recursos y su validez legal. Sin embargo, hay otro aspecto de importancia trascendental que es la confidencialidad y respeto a la protección de datos plenamente garantizado con el email certificado. Merece la pena profundizar en este asunto.

Desarrollamos el tema tratando los siguientes aspectos:

• Importancia de garantizar la protección de datos en las comunicaciones digitales.
• Cómo se protegen los datos usando el email certificado.
• Normativa que regula la confidencialidad de los datos en el correo electrónico certificado.

MailComms Group, primera empresa que consigue la certificación NIS2 de AENOR, que ratifica su compromiso con la privacidad y ciberseguridad.

Empecemos por lo más básico, ¿qué es un datos personal? Porque todos estamos acostumbrados a que se nos pida el consentimiento para que se traten nuestros datos personales. Pero, ¿sabemos realmente a que accedemos?

Solo necesitamos remitirnos al propio Reglamento General de Protección de Datos vigente en España. En su artículo 4.1 define datos personales como toda información que permita identificar o hacer identificable a una persona. En esta definición entra tanto una imagen como el número de nuestro DNI o la matrícula de nuestro vehículo.

Teniendo en cuenta el poder de propagación de información y la versatilidad de contenidos que se pueden transmitir a través de las comunicaciones digitales, es fácil entender que se ponga especial interés en la protección de datos en este tipo de medios. Por supuesto, en los mensajes personales, pero aún más en los que tienen contenido legal.

Solo hay que atender a las noticias que se publican a diario para saber la frecuencia cada vez mayor de filtraciones de información y ciberataques. Y, sobre todo, el daño que la exposición pública de estos datos sensibles puede suponer para la reputación y actividad empresarial. Un acceso no autorizado puede tener graves consecuencias económicas y legales.

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Uno de los principales problemas de las comunicaciones empresariales convencionales es que es complicado garantizar la preservación de los datos personales. Un salto cuantitativo de mejora en este sentido es el que se produce con la utilización de los correos electrónicos certificados.

Estas comunicaciones están sometidas por ley a unas estrictas obligaciones para proteger esa información delicada, en la que destacan estos aspectos.

Conoce los beneficios del email certificado en el sector financiero y cómo puede mejorar la eficiencia y seguridad de tus comunicaciones.

• Mecanismos técnicos: cifrado, sellado de tiempo y trazabilidad
  No todas las empresas son conscientes de que son responsables de la protección de datos de sus comunicaciones. Apostando por las comunicaciones digitales certificadas evitas riesgos, ya que tu proveedor es la garantía de que esos datos están seguros durante todo el proceso.De hecho, además de sistemas de cifrado de los mensajes, existe una trazabilidad de cada correo en tiempo real.
• Certificación del contenido y destinatarios
  No todos los correos electrónicos certificados son iguales. El nivel de evidencia y valor legal probatorio que puede tener un email certificado depende del proveedor elegido y sus capacidades tecnológicas.Al seleccionar un proveedor adecuado, podrás obtener diferentes niveles de certificación que asegurarán la autenticidad e integridad de tu contenido, proporcionando mayor respaldo legal a tus comunicaciones.
• Pruebas y registros legales asociados
  Las plataformas de servicios de certificación de comunicaciones digitales no solo verifican la integridad de los mensajes y las identidades de los participantes. Además, proporcionan una custodia segura de todos esos correos y documentos, tanto tiempo como sea necesario o perdure su validez legal.

La regulación legislativa sobre protección de datos debe establecer reglas claras sobre la recopilación y manejo de información sensible. El máximo referente actualmente es el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea que entró en vigor en todo su territorio en mayo de 2018.

Desde ese momento, los distintos países han ido adecuando su normativa nacional para alinearse con los principios marcados por la UE. En España, se materializa en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

El email certificado, utilizando plataformas autorizadas, dispone de distintas herramientas para garantizar la seguridad y privacidad de los datos. Entre las más destacadas:

• Sistemas de cifrado de extremo a extremo de las comunicaciones.
• Uso de las VPN (Red Privada Virtual) como medida de protección de las conexiones a internet.
• Software de protección contra ataques cibernéticos.
• Sistemas para generar contraseñas seguras y protegerlas.
• Backup en la nube seguros y que tengan protocolos de recuperación.

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