Uso del email certificado en la gestión de despidos y sanciones laborales

Todos los asuntos que se tratan en los departamentos de Recursos Humanos tienen una naturaleza especialmente delicada. La automatización de las comunicaciones entre empresa y trabajadores aporta esa inmediatez, validez legal y discreción imprescindible en estos temas.

En concreto, el email certificado es una solución perfecta para la gestión de despidos y sanciones. Analizamos por qué resulta una herramienta tan ventajosa en el ámbito laboral.

En esta ocasión, nos detenemos en los siguientes puntos:

• Por qué es imprescindible que las comunicaciones de despidos o sanciones sean fehacientes.
• Ventajas de elegir el email certificado: validez legal, confidencialidad e inmediatez y ahorro de gastos.
• Aplicaciones más frecuentes: despidos, sanciones y modificaciones contractuales.
• Claves para enviar un correo electrónico certificado para notificaciones laborales con garantías de su plena validez legal.

¿No sabes cómo enviar un email certificado? ¡Te explicamos el paso a paso en nuestra guía!

No hay cifras fiables sobre los despidos que se impugnan en España, aunque se detecta una continuada tendencia al alza. Eso sí, en el caso de llevar a una empresa ante un tribunal, las sentencias que acaban en despido improcedente superan el 70%.

Este marco explica por sí solo la importancia de que las notificaciones laborales se hagan cumpliendo los máximos estándares de legalidad. Tanto el empleado como la empresa usan estas comunicaciones como la prueba esencial de sus reclamaciones. De hecho, es obligatorio que un despido se comunique por escrito, lo que se diga en una conversación tiene que reflejarse en un documento para que sea válido.

Además, hay otro aspecto importante, la confidencialidad de todas las comunicaciones laborales. Son asuntos que no pueden caer en manos de terceros, fuera de los implicados. De ser así, podría afectar a su validez legal.

Estas exigencias ponen en valor la digitalización de las notificaciones de despidos o sanciones. Un email certificado cumple con todas, además de agilizar estas gestiones y abaratar sus costes.

¡Despeja tus reticencias sobre la validez legal de un email certificado en un juicio!

¿Por qué se siguen usando las comunicaciones postales tradicionales para los asuntos laborales de una empresa? Seguramente, hay algo de inercia, de seguir haciendo las cosas como siempre. También, cierto cuestionamiento sobre su plenitud probatoria si hay impugnaciones.

Unos recelos injustificados, a la vista de los beneficios que tiene para una empresa adoptar esta solución comunicativa.

Prueba legal de envío y recepción

No es una cuestión de opiniones. Se acumulan ya suficientes sentencias que confirman la validez de despidos y sanciones comunicadas mediante notificaciones digitales.

De hecho, los tribunales correspondientes inciden en aclarar que no hay un medio concreto para entregar una carta de despido. Lo único que importa es que cumpla los requisitos del Estatuto de los Trabajadores y que se verifique la recepción por parte del trabajador.

Seguridad y confidencialidad en comunicaciones

El envío de un email permite un grado de discreción máximo. La persona encargada de redactarlo elige el momento y el lugar más indicado para hacerlo sin molestias externas.

Además, el propio trabajador recibe esa noticia de forma totalmente privada. Hay que pensar que, una carta postal certificada es entregada en mano por el empleado de correos. Cierto que nadie lee el contenido o sabe de qué se trata, pero se puede producir una situación incómoda delante del resto de compañeros. Es una molestia que se evita con las comunicaciones certificadas en el ordenador.

Ahorro de tiempo y costes

No parece necesario insistir en la inmediatez de los mensajes electrónicos y el ahorro que suponen en costes, por ejemplo, los relativos a consumo de papel o timbres postales.

Hay otro aspecto interesante que se refiere al almacenamiento de este tipo de documentos. En oficinas cada vez más minimalistas y de menores dimensiones, se valora cada metro que se gana porque no hacen falta archivadores o armarios, con todo su mantenimiento añadido.

Los asuntos más sensibles que se manejan en el departamento de RR.HH. son los relativos al cese de la contratación de un trabajador o su cambio de condiciones y, también, la aplicación de un castigo disciplinario. Son situaciones que deben notificarse por escrito, cumpliendo una serie de requisitos.

Comunicarlas mediante un correo electrónico certificado es posible y una solución muy práctica.

• Notificación de despidos
  El email debe incluir la carta de despido, explicitando la causa y la fecha del cese. También, tiene que figurar la cantidad de indemnización si correspondiese y el cálculo del finiquito.
  Además, hay que adjuntar cualquier documento o prueba que justifique el despido si es la consecuencia de alguna falta cometida por el empleado.
• Comunicación de sanciones disciplinarias
  De nuevo, es importante incorporar al correo aquellas pruebas documentales que justifiquen la sanción. Por supuesto, esta tiene que especificarse con todos los detalles.
• Otros casos: modificaciones contractuales y avisos
  Para cambios en las condiciones del contrato y, en general, aplicaciones en las que se quiera garantizar el máximo rigor legal, es aconsejable activar la opción de acuse de recibo.

Revisa las diferencias entre email certificado y burofax postal online. ¡Elige la fórmula más ventajosa en cada situación!

Automatizar las comunicaciones legales a través del email certificado revierte en indiscutibles beneficios para tu empresa, como ya hemos señalado. El email certificado es, probablemente, el ejemplo más evidente de cómo la sencillez y la comodidad en el envío de documentos son compatibles con la eficacia y plena legalidad.

Resumimos cómo es el proceso de envío de un email certificado tan solo en tres pasos:

• Selección de proveedor adecuado
  Es imprescindible contratar un prestador de servicios de confianza cualificado, frente a uno que no tenga esta calificación. Es la clave para que tu correspondencia digital tenga total validez.
  No pienses que es solo una plataforma, actúa como el testigo que verifica la autenticidad de todo el mensaje. El Ministerio de Transformación Digital es el que le reconocer esa autoridad y pasa a la integrarse en la TSL (Lista de confianza de prestadores de servicios electrónicos de confianza)
• Contenido y formalidades legales
  En las comunicaciones laborales hay que garantizar que el contenido cumple con lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores. Por ejemplo, las causas del despido o la sanción. Por eso, es tan importante que el sistema de correo certifique la inalterabilidad del contenido del mensaje.
• Seguimiento y registro de comunicaciones
  Las fechas y los plazos son determinantes para comunicar un despido o una sanción y su posterior posibilidad de impugnación. La mensajería digital certificada te permite un control en tiempo real del envío y, lo que es igual de importante, poder autentificar esa trazabilidad en cualquier momento.

La comunicación omnicanal de MailComms Group permite que activemos otros canales de comunicación (SMS, WhatsApp, burofax postal o electrónico) en caso de varios intentos fallidos de recepción del email certificado.

Esta es solo una de las ventajas de contratarnos como tu prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza. ¡Contacta con nosotros y conoce todo lo que te ofrecemos!