Email certificado y digitalización empresarial: la clave para una gestión documental segura

La digitalización de las comunicaciones es la gran protagonista de la transformación empresarial del siglo XXI. Aporta inmediatez, seguridad legal, reducción de costes y total fiabilidad. Por cierto, también, es una herramienta que se alinea con el compromiso con la sostenibilidad. Dentro de las distintas soluciones, el servicio de email certificado aporta unas ventajas específicas para la gestión documental que conviene destacar.

Estos son los contenidos en los que ponemos el foco:

• El papel transformador del correo electrónico certificado en la digitalización de las empresas.
• Mejoras que aporta en la gestión documental: garantías legales y trazabilidad.
• Beneficios de integrar los mensajes digitales certificados en la digitalización empresarial.

Te explicamos cómo enviar un email certificado.

¿Qué es digitalizar? Pues se trata de sustituir ciertas tareas analógicas o, incluso, manuales por su versión mediante sistemas digitales. Hay numerosos ámbitos de la empresa en los que se puede aplicar esta transformación digital y, sin duda, uno de los más importantes es el de las comunicaciones y las gestiones documentales.

Llevamos años comprobando cómo se gana en agilidad enviando correos electrónicos. Más aún si se aprovecha la ventaja de automatizar esos procesos de comunicación e incluso integrarlos con IA. Y está bien, pero faltaba el elemento seguridad y la posibilidad de no alterar esos mensajes.

Este es el salto cualitativo que se da integrando el email certificado. Mantiene todos los beneficios antes citados y cubre ese hueco de autenticidad, imprescindible para garantizar la validez legal de esos correos, sus participantes y los contenidos.

Repasamos las diferencias entre correos ordinarios y certificados.

Por cierto, implantar las notificaciones digitales certificadas es muy sencillo, tu empresa no tiene que acometer una gran inversión, ni cambiar sus equipos informáticos o los sistemas con los que se trabaja (ERP, CRM, ECM) 

Tan solo, asegurarte de contratar los servicios de un prestador de servicios de confianza  cualificado, mejor si cuenta con plataformas tecnológicas que hagan posible una experiencia integral.

Los correos digitales con certificación no solo deben analizarse como una herramienta para comunicarse. Son un instrumento muy interesante para mejorar la gestión documental. 

¿Esto qué significa? Básicamente, que no solo se trata de enviar información o documentos con garantías. También se mejora su archivo y almacenamiento, al igual que la forma en la que puede consultarse. Desarrollamos estos aspectos, realmente interesantes.

Garantías legales y validez jurídica de los documentos digitales

Una empresa firma contratos, hace presupuestos, envía pagos, reclama, hace propuestas a posibles clientes… Un sin fin de actividades que tienen un elemento común, se intercambian documentos o información. Digitalizar este intercambio documental no sirve de nada si luego no se puede usar en caso de reclamaciones o conflictos legales.

Con el email certificado consigues dos refuerzos a la vez. Por un lado, la seguridad de que esos correos cumplen con toda la normativa de seguridad y protección de datos vigente. Por otro, que esos documentos se pueden usar como pruebas fehacientes ante la justicia.

Este es el valor probatorio del email certificado en los juicios.

Control y trazabilidad en el envío y recepción de documentos

Este es el segundo eje en el que los correos electrónicos certificados mejoran la gestión documental de una empresa. Nos referimos a cómo facilita el seguimiento de cada mensaje en tiempo real, además de tener información inmediata del momento en el que se ha recibido y se ha abierto.

Es importante este control de los tiempos, por ejemplo, cuando hay que estar pendientes de plazos legales.

Finalmente, es interesante recordar los beneficios específicos que aporta el correo electrónico certificado como herramienta integrada en la transformación digital de tu empresa.

• Reducción de costes y tiempos administrativos
  Una sola persona, sin moverse de su puesto y sin necesidad de una formación especializada, se hace cargo de todo el proceso de envío del email certificado. Mucho más rápido. Y ya sabemos que el tiempo se traduce en dinero en una empresa.
  Por cierto, un abaratamiento que se contabiliza en la eliminación de gastos concretos como papel, tinta, traslado físico o ensobrado y franqueado.
• Mayor eficiencia y automatización de flujos de trabajo
  El uso del email certificado minimiza el riesgo de que haya errores, alteraciones o pérdidas de los documentos y en las identidades de emisor y receptor. Si añadimos el ahorro de tiempo, es evidente cómo se gana en eficiencia, incluso en productividad.
• Cumplimiento normativo y protección de datos
  La contratación de un Prestador de Servicio de Confianza Cualificado garantiza el cumplimiento del eIDAS2 y el RGPD. Hay que recordar que para conseguir esta cualificación, el proveedor ha sido sometido a un exhaustivo análisis por parte de las autoridades competentes.

En MailComms Group estamos comprometidos con la calidad y la innovación en las comunicaciones digitales. Por eso, te proponemos un servicio integral y personalizado, contacta con nosotros y te asesoramos sobre distintas soluciones.