¿Cómo ayuda el email certificado a cumplir con las normativas legales en mi empresa?

Los beneficios de la transformación digital de las empresas son indiscutibles en lo que se refiere a facilitar las comunicaciones dentro y fuera de las fronteras nacionales, lo cual es una ventaja para la competitividad en un mundo globalizado. Pero, ese aumento y diversificación puede ser un problema si no se garantiza el cumplimiento normativo.

En este contexto, el email certificado se ha consolidado como una herramienta que permite dotar a las comunicaciones electrónicas de mayor seguridad jurídica, trazabilidad y valor probatorio, aspectos cada vez más relevantes en un entorno regulatorio cada vez más exigente.

A diferencia del correo electrónico ordinario, el email certificado incorpora mecanismos tecnológicos que permiten acreditar el envío, el contenido de la comunicación y el momento en que se produce la entrega o puesta a disposición del mensaje.

Descubre nuestro servicio de email certificado para empresas.

Desarrollamos los siguientes puntos de este tema:

• ¿Por qué los mensajes electrónicos certificados ayudan a una empresa al cumplimiento normativo?
• Los tres principales ámbitos legislativos en los que se facilita el cumplimiento gracias a los correos electrónicos certificados.

Para empezar, recordamos qué es un email certificado y cómo se envía.

Es importante destacar que no hablamos de correos electrónicos ordinarios, sino de los que pasan por un proceso de certificación. La diferencia es la misma, por ejemplo, que si se firma un contrato privado entre particulares sin más, o se recurre a la verificación de una autoridad reconocida que certifica la autenticidad de todo el acto, los participantes y el contenido del mismo.

Siguiendo con este supuesto, ese tercero verificador no tiene autoridad porque sí, sino porque está reconocido legalmente para ejercer esa función. Así tenemos que entender el papel del Prestador de Servicios de Confianza Cualificado en entrega electrónica certificada, actor sin el que no se entiende la importancia del email certificado en el cumplimiento de la normativa vigente.

El fundamento jurídico del email certificado se enmarca en la legislación europea, en concreto en lo establecido en el (UE) 910/2014 eIDA, que regula los servicios electrónicos de confianza en la Unión Europea.

En caso de litigio, las evidencias generadas durante el proceso de comunicación pueden aportarse como prueba electrónica. Cuando el servicio se presta conforme al Reglamento eIDAS, especialmente en el caso de servicios cualificados de entrega electrónica certificada, dichas evidencias gozan de presunción de integridad de los datos y exactitud en la fecha y hora.

¡Despeja tus dudas! Las diferencias entre prestador cualificado vs. no cualificado son notables, aquí puedes comprobarlo.

Pero, además de ese marco legal general en materia de privacidad y seguridad, hay otro tipo de normas de carácter sectorial que regulan determinado tipo de actividades empresariales. Para las empresas que operan en ámbitos regulados específicamente es imprescindible garantizar el cumplimiento de esas leyes, si se quiere que sus emails certificados puedan tener validez probatoria en conflictos legales.

Dos aspectos relacionados con el cumplimiento de la normativa en asuntos financieros que pueden afectar a una empresa son los relacionados con la seguridad y con la validez legal. Ya hemos señalado antes que ambos están garantizados con los correos electrónicos certificados.

Pero, además hay un asunto específico, el que se refiere a la Directiva de Servicios de Pago 2 (PSD2) y el blanqueo de capitales. De nuevo, nos movemos en el entorno de la UE, uno de los que más regulan sobre estas materias. El uso de email certificado puede facilitar la trazabilidad y acreditación de determinadas comunicaciones con clientes exigidas por la normativa financiera, reforzando la seguridad jurídica y la evidencia documental en procesos regulados.

Así se beneficia el sector financiero del uso del email certificado.

Este es un tema que interpela a todas las empresas, independientemente de su sector de actividad, en el momento en que cuenten con empleados. La relación laboral de los trabajadores con su empresa implica mucho más que la firma del contrato o, en su caso, el despido. Desde situaciones personales como una sanción, a eventos imprevisibles como la necesidad de recurrir a un ERE o un ERTE, hay todo un abanico de notificaciones que deben contar con validez probatoria para poder usarse en MASC o juicios.

El email certificado es un medio muy eficaz para realizar todas estas comunicaciones. Además de agilizar y preservar la discreción, su garantía proviene de la acreditación del proveedor que implica:

• Las evidencias generadas por un servicio de entrega electrónica certificada pueden aportarse como prueba electrónica en procedimientos judiciales y extrajudiciales, y cuando el servicio es cualificado, estas evidencias disfrutarán además de la presunción de integridad, del envío por el remitente, de la recepción por el destinatario y de la exactitud de la fecha y hora.
• Su validez como prueba legal proviene de los eventos certificables de un email certificado: emisor, entrega (puesta a disposición en el host de destino) y contenidos (email/HTML y/o documento adjunto).

Finalmente, en este apartado de la legislación laboral, cabe destacar que las comunicaciones mediante email certificado pueden utilizase como medio de comunicación fehaciente, siempre que permitan acreditar el envío, el contenido y la recepción o puesta a disposición del mensaje, de acuerdo con los requisitos establecidos plor la normativa laboral y la práctica judicial.

En MailComms Group somos expertos en soluciones de comunicación con valor legal. Disponemos de tecnología avanzada en la materia y herramientas tan eficaces como los sistemas de identificación certificada.