Entender la diferencia entre correo ordinario y certificado es esencial, especialmente cuando van a utilizarse en la comunicación empresarial. Aunque ambos tipos de correo tienen sus ventajas, es crucial saber cuándo usar cada uno, sobre todo si necesitas respaldo legal o seguridad en tus envíos.
¡Quédate y conoce todos los detalles!
¿Qué es el correo ordinario?
El correo ordinario es el método más básico y común para enviar correspondencia postal. Este tipo de envío no incluye servicios adicionales como rastreo, firma del destinatario o confirmación de recepción. Sus características principales son:
- Bajo coste en comparación con otras opciones.
- Ideal para enviar cartas, documentos o pequeños paquetes que no requieren comprobantes de entrega.
- No permite el seguimiento del envío, por lo que no es posible saber si ha llegado a su destino.
Aunque es práctico para comunicaciones informales, no es la mejor opción si necesitas seguridad o una prueba legal de entrega, algo que sí sucede con las notificaciones certificadas.
¿Qué es el correo certificado?
El correo certificado es un servicio que incluye trazabilidad y ofrece un comprobante de entrega al remitente. Este tipo de envío se utiliza ampliamente cuando es crucial garantizar que el destinatario reciba el contenido, especialmente en situaciones legales o empresariales.
Por tanto, algunas de las ventajas más relevantes del correo certificado son:
- Permite conocer si la carta ha llegado a su destino.
- Proporciona un justificante de envío y recepción firmado por el destinatario.
- Ofrece un mayor nivel de seguridad en comparación con el correo ordinario.
Es importante mencionar que existen alternativas digitales al correo certificado físico, como puede ser el email certificado. Estas permiten garantizar la entrega y validez legal de las comunicaciones enviadas a través de medios electrónicos.
Diferencias entre correo ordinario y certificado
Aunque hablemos de correos en los dos casos, hay más de una diferencia entre correo ordinario y certificado, ya que tienen objetivos y usos distintos.
Rastreo y trazabilidad
La primera característica a analizar si hacemos una comparativa de correo ordinario vs. certificado, es que el ordinario no ofrece ninguna posibilidad de rastreo. Una vez enviado, no hay manera de verificar si ha llegado a su destino.
Por su parte, el correo certificado permite saber si el envío ha llegado a su destino, proporcionando tranquilidad tanto al remitente como al destinatario. Igual que es posible el rastreo y la trazabilidad al enviar un email certificado, con el correo certificado siempre tendrás un registro detallado de tu envío.
→ Conoce todo lo que debes saber sobre cómo enviar un email certificado.
Seguridad
El correo ordinario carece de garantías en términos de seguridad, ya que no existe ninguna constancia de su recepción.
En contraste, el correo certificado incluye un comprobante de entrega firmado, lo que lo convierte en la opción ideal para documentos sensibles o importantes, como contratos o notificaciones legales.
Coste
La siguiente diferencia entre correo ordinario y certificado la encontramos en el coste. El correo ordinario es considerablemente más económico, pero sacrifica servicios adicionales que pueden ser cruciales en determinados casos.
El correo certificado tiene un coste mayor, pero este precio incluye las garantías que ofrece, como el seguimiento y la prueba de entrega.
Velocidad
Ambos servicios tienen tiempos de entrega similares en términos generales. Sin embargo, el correo certificado puede tener una ligera prioridad en algunos sistemas postales.
Es importante mencionar que el correo postal forma parte de la estrategia multicanal de muchas empresas, complementando a las opciones digitales para asegurar que los mensajes lleguen al destinatario adecuado. Por ello, cobran mayor relevancia todas las garantías que ofrezcan tus plataformas de comunicación empresarial.
¿Cuándo elegir el correo ordinario o certificado?
Ahora que conocemos sus diferencias, se presenta la siguiente incógnita: correo ordinario vs. certificado, ¿cuándo escoger uno u otro?
Principalmente, su elección va a depender de la importancia del envío y de si necesitas respaldo legal o seguridad de entrega.
Teniendo en cuenta esto, opta por correo ordinario para:
- Envíos informales o de bajo valor.
- Documentos que no requieran confirmación de recepción.
- Comunicación no urgente.
En cambio, apuesta por el correo certificado para:
- Envíos legales o sensibles.
- Documentos que requieran prueba de entrega.
- Notificaciones importantes para clientes o proveedores.
Además del correo, otro servicio ofrecido por un operador postal es el burofax con validez legal. Este es una alternativa eficiente para enviar comunicaciones urgentes.
Alternativas al correo tradicional: digitalización de los envíos postales y validez legal
Con los avances tecnológicos, hoy en día es posible enviar comunicaciones postales con validez legal, aunando la seguridad y el respaldo del correo certificado, con la inmediatez de las soluciones digitales.
Una de las plataformas líderes en este ámbito es PostaMail de MailComms Group. Con PostaMail, puedes gestionar desde tu ordenador envíos postales a empleados de tu empresa, clientes y proveedores, incluyendo aquellas comunicaciones que necesiten legitimidad jurídica, como las cartas certificadas. Entre los servicios que ofrece PostaMail están:
- Carta ordinaria.
- Carta certificada con o sin PEE (Prueba de Entrega Electrónica).
- Burofax postal.
- Correo administrativo.
Este enfoque multicanal permite combinar lo mejor del correo tradicional con las ventajas de la digitalización. Si quieres conocer más detalles sobre esta o cualquier otra de nuestras plataformas RegTech para gestionar la comunicación omnicanal de tu negocio, bajo conformidad legal, no dudes en contactar con MailComms Group.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia al correo ordinario del correo certificado?
La principal diferencia entre correo ordinario y certificado radica en la seguridad y el respaldo legal que ofrecen. Mientras que el correo ordinario es una opción económica, pero sin garantías, el correo certificado incluye seguimiento y prueba de entrega.
¿Cuándo debo usar el correo certificado?
El correo certificado es ideal para envíos legales o sensibles, documentos importantes que requieran prueba de entrega y comunicaciones oficiales o empresariales.
¿El correo certificado tiene validez legal?
Sí, el correo certificado proporciona un justificante de entrega con firma, lo que le otorga validez legal en muchos contextos.
¿Es más caro el correo certificado que el ordinario?
Sí, el correo certificado tiene un coste superior debido a los servicios adicionales que ofrece, como el rastreo y la prueba de entrega. No obstante, los servicios de comunicación digital con valor legal, como los que ofrece MailComms Group, proporcionan una alternativa más económica.
¿Qué alternativas existen al correo certificado físico?
El servicio de notificación electrónica certificada de MailComms Group es una excelente alternativa, ofreciendo validez legal e inmediatez. Un ejemplo es el email certificado.