¿Cómo se envía un burofax?

Todas las empresas tienen que enviar documentos. Y no de cualquier forma. El sistema debe ser seguro y garantizar la veracidad del envío, de la recepción y de las fechas, para que tenga validez legal en caso de conflicto. En la actualidad, más que nunca, la urgencia del envío es una exigencia más. El burofax postal es el servicio de correspondencia que cumple de manera más eficiente estos requisitos. ¿Sabes cómo funciona? Es lo que detallamos a continuación.

¡No te pierdas este artículo! En el hablamos de:

• Qué es un burofax y su funcionamiento: breve repaso del concepto.
• Ventajas que aporta a una empresa: beneficios de contratar un proveedor para este servicio.
• Guía paso a paso de cómo enviar un burofax a una empresa: descubre lo sencillo del procedimiento.

El burofax es un servicio que permite enviar documentos con total seguridad y de manera urgente, acreditando la fecha, el receptor y el emisor del mismo. Esta capacidad de garantizar la veracidad del envío le convierte en una herramienta esencial para las empresas, con capacidad probatoria y legal.

La clave para que el burofax postal online tenga esa prevalencia es que cumpla estas características:

• Identificación del remitente: nombre y dirección completa, con datos adicionales si son relevantes.
• Identificación del receptor.
• Fecha y hora del envío y recepción.
• Contenido: detallando los documentos que incluye.

En principio, puedes enviar un burofax por tu cuenta, siempre que cumplas los criterios antes descritos. Sin embargo, contratar con un prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado para esta solución te proporciona beneficios añadidos.

Rapidez en las entregas

Dependiendo que sea un destino nacional o internacional, el servicio garantiza el envío en 1 día dentro del territorio y unos 3 fuera del país. Son plazos orientativos, pero que los proveedores se encargan de cumplir. Además, suelen ofrecer compensaciones si la demora es atribuible al proveedor.

Asesoramiento y consejo

Las empresas usan este servicio, entre otras razones, por su validez legal. Pero, para conseguirla, es recomendable que los mensajes se redacten siguiendo unas pautas. Los proveedores te aconsejan sobre este punto, incluso, incluyen plantillas o modelos que solo tienes que rellenar con los datos. El proceso se simplifica y se garantiza que es correcto.

Versatilidad de su validez legal

Este sistema de envío de documentos le da a tu empresa la seguridad de que van a llegar al receptor físicamente. Este asunto es ya de por sí importante. Sin embargo, de nuevo, ponemos el foco en su carácter fehaciente. Y aquí, un proveedor cualificado del servicio te garantiza que podrás usar esel burofax en infinidad de ámbitos legales:

• Asuntos laborales. Descubre el cambio de usar comunicaciones certificadas en RRHH.
• Todo tipo de reclamaciones empresariales.
• Renuncias o modificaciones contractuales.
• Se puede presentar como evidencia ante cualquier tribunal.

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Servicios adicionales

La última ventaja de decantarse por el uso del burofax postal online es que, suele haber servicios añadidos al propio del envío de documentos. Suelen incidir en asegurar la trazabilidad y certificación de las comunicaciones. Los más interesantes son:

• Prueba de Entrega Electrónica (PEE). Un certificado de entrega proporcionado por el responsable de la entrega física de los documentos. Se proporciona en formato PDF, incluye firma electrónica y sello de tiempo.
• Elección entre acuse de recibo por escrito y recibo certificado. Tú decides entre dos formas de recibir el comprobante del envío. Por un lado, la tradicional notificación en papel que confirma la entrega. Por otro, la posibilidad de un extra de verificación, certificando el contenido antes de entregarlo para evitar alteraciones de la documentación original.

Esta forma de envío admite cualquier documento, sin limitaciones de extensión o restricciones por su naturaleza o el tema del que trate. Es especialmente recomendable para aquella documentación más sensible o importante por la garantía de seguridad y veracidad que implica.

¿Te preguntas cómo de complicado es hacer este tipo de envíos? Todo depende si realizas el envío de forma presencial en una oficina de un operador postal o te inclinas por el envío a través de plataformas digitales. Tiene cierta lógica pensar que un recurso con tanta fiabilidad y reconocimiento legal debe ser complejo.

¡Vamos a sorprenderte porque es realmente fácil! 4 sencillos pasos y ya está completado todo el proceso:

1. Registro: Crear una cuenta en el dominio del proveedor.
2. Preparación: Rellena los datos de envío. El proveedor suele facilitar con carátulas o plantillas este proceso. Solo queda convertir los documentos al formato PDF.
3. Elección del método de envío.
4. Solicitar el acuse de recibo o copia certificada de la entrega.

Burofax postal online: el servicio que simplifica el proceso

¿Y si te dijésemos que aún puede ser más sencillo este proceso de envío de documentos? Pues, solo tienes que comprobar en qué consiste nuestro servicio de burofax postal online. Toda tu intervención se resume en un único paso: recopilas y nos envías toda la información a través de nuestros canales securizados.

Ahí acaba tu esfuerzo, porque de todo lo demás se ocupan nuestros profesionales:

• Impresión y ensobramiento de la documentación.
• Se lleva a Correos para su distribución.
• La entrega postal llega a su destino. Hay dos intentos de entrega, si no se consigue, se almacena en Correos con notificación para recogerlo.
• El envío no consigue entregarse. La documentación se devuelve a nuestro centro de procesamiento, donde la destruimos con todas las garantías de seguridad.

Pocas herramientas digitales pueden beneficiar tanto a tu empresa como el burofax. ¡Quién no valora un ahorro en el tiempo dedicado a gestiones y trámites! Contacta con nosotros. En MailComms Group te descubrimos otras ventajas.

Como principio, el destinatario no puede rechazar la recepción de este mensaje, ya que se considera entregado en cuanto se deja en la dirección que figura. Si no está presente la persona a la que va dirigido, se deja un aviso para que pueda recogerlo en la oficina correspondiente.

Su validez legal como medio de comunicación fehaciente

De todos los beneficios que aporta esta solución de comunicación, sin duda, es su plena validez probatoria ante la justicia el más significativo. Es una herramienta que brinda seguridad jurídica en todos los ámbitos a una empresa.

Uso del burofax en casos laborales y reclamaciones empresariales

Un despido, una sanción o un cambio en las condiciones contractuales con un empleado, todas las gestiones de personal pueden comunicarse mediante el burofax. Son igual de legales que mediante los métodos tradicionales, siempre que figuren los datos que se recogen en el Estatuto de los Trabajadores.

En las relaciones con otras empresas y clientes, sirve para documentar quejas, notificar modificaciones, solicitar garantías adicionales. En fin, para cualquier comunicación importante que pueda desembocar en un conflicto legal.

Por supuesto. Una de las alternativas digitales más interesantes es el email certificado. Es un sistema inmediato, seguro y con plena validez legal.

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