Cómo comunicar un despido con validez legal

Transmitir a un trabajador su despido no es tarea sencilla, pero si, además, se hace de forma incorrecta, puede generar problemas legales para la empresa. Por esa razón, es fundamental entender cómo comunicar un despido de manera legal, asegurando el cumplimiento normativo y respetando los derechos del trabajador.

La comunicación de un despido debe cumplir con los requisitos legales establecidos para ser válida. De no realizarse adecuadamente, la empresa podría enfrentarse a la obligación de aprender cómo comunicar un despido improcedente o incluso nulo, lo que además podría derivar en serias repercusiones legales.

Principalmente, respondiendo a cómo notificar un despido de manera legal, el artículo 53 del Estatuto de los Trabajadores recoge que el despido debe informarse por escrito.

Entre la documentación a facilitar en el momento de comunicar un despido en persona o por notificación certificada, encontramos:

• La carta de despido. Detallará los motivos del despido, la fecha de efectos y cualquier compensación o indemnización correspondiente.
• Cálculo de finiquito. Incluye los días trabajados no cobrados, vacaciones pendientes, indemnización, si aplica, y otros conceptos devengados.
• Justificantes adicionales. En casos específicos, como despidos disciplinarios, es esencial anexar pruebas documentales de las faltas cometidas.

→ ¡Descúbrelo!: El burofax como prueba judicial.

Si quieres tener claro cómo comunicar un despido a un trabajador, ten en cuenta estos consejos:

• Elige un lugar privado o un medio de comunicación seguro. La confidencialidad es clave, así que escoge un espacio tranquilo y reservado o, si lo vas a comunicar de manera telemática, hacerlo a través del servicio de notificación electrónica certificada del Grupo MailComms es una muy buena opción.
• Sé claro y directo. Tanto en persona como por escrito, expón los motivos del despido con un lenguaje respetuoso, pero sin rodeos.
• Empatía y respeto. Reconoce los logros del trabajador y evita comentarios despectivos.
• Disponibilidad para dudas. Aclara las dudas sobre la liquidación, el finiquito o los pasos a seguir.

Cuando hablamos de cómo informar un despido, en lo que se refiere a medios, los más habituales suelen ser la conversación en persona, o bien comunicar el despido por burofax o por email.

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La comunicación en persona es la más humana y permite resolver dudas de inmediato, aunque requiere cuidado en su ejecución. El burofax online garantiza validez legal y es ideal para casos sensibles o trabajadores ausentes. El email solo sería válido si se asegura la recepción de la notificación. Por tanto, no se debe enviar una carta de despido online por un email tradicional.

Sí, la comunicación de despido por email es legal, pero con condiciones:

• Se puede demostrar que el trabajador lo ha recibido.
• Hay verificación de la identidad de la persona destinataria.
• Evita la alteración de los documentos.
• El correo electrónico contiene la carta de despido con todos los elementos legales requeridos.

Para ello, es necesario contar con un servicio de email certificado como el que ofrecemos en Grupo MailComms.

Un ejemplo sencillo de carta de notificación de despido podría ser el siguiente:

(Nombre de la empresa)
(Dirección)
(Ciudad, Fecha)

Sr./Sra. (Nombre del trabajador)
(Dirección del trabajador)

Estimado/a (Nombre del trabajador):

Por la presente, le comunicamos que, a partir del (fecha de efectos), se da por finalizada su relación laboral con (nombre de la empresa), basándonos en (motivo del despido. Por ejemplo, causas económicas, técnicas, de producción, razones disciplinarias…).

Esta decisión se toma conforme a lo dispuesto en el artículo (artículo relevante del Estatuto de los Trabajadores. Por ejemplo, el artículo 54.2 si se trata de motivos disciplinarios), tras haberse analizado detalladamente la situación.

Se le informa de que la liquidación correspondiente, que incluye (detallar conceptos como salarios pendientes, indemnización, etc.), estará disponible para su revisión y firma. Puede recogerla en (lugar) a partir del (fecha). (En caso de que se envíe telemáticamente, se adjuntará ese documento).

Quedamos a su disposición para cualquier aclaración al respecto.

Atentamente,

(Firma del representante legal de la empresa)
(Nombre y cargo)

En lo que respecta a comunicar un despido, hay cinco errores que suelen ser habituales:

1. No explicar adecuadamente las razones del despido (puede dar lugar a reclamaciones por despido improcedente). En este caso, te recomendamos leer nuestro artículo sobre el modelo de Burofax para reclamaciones.
2. Datos incorrectos o incompletos en la carta de despido.
3. Usar canales no formales como mensajes de texto o llamadas telefónicas.
4. No entregar el finiquito a tiempo.
5. Mala gestión emocional, lo que puede impactar la reputación de la empresa.

Saber cómo comunicar un despido de manera adecuada no solo es una obligación legal, sino también una responsabilidad ética. Una gestión correcta reduce riesgos legales y protege la imagen de la empresa, además de garantizar un trato justo para el trabajador.

En caso de no poder hacerlo presencialmente, se debe contar con plataformas online que garanticen validez legal en las comunicaciones, como CertySign de Grupo MailComms para la certificación y firma de comunicaciones y transacciones.

La comunicación debe hacerse mediante un escrito formal entregado en persona, por burofax o por email certificado. Es esencial que el documento detalle los motivos, la fecha de efectos y la liquidación correspondiente.

Si se declara improcedente un despido, el reconocimiento de la improcedencia, así como la indemnización correspondiente, se deben comunicar bien en persona o por otro medio con prueba de entrega electrónica.

Es posible enviar la carta despido por email, pero es imprescindible demostrar que el trabajador lo recibió. Por ello, el email debe ser certificado.

La notificación de despido debe incluir:

• Datos de la empresa y del trabajador.
• Fecha de la comunicación y de efectos del despido.
• Motivos del despido.
• Detalles de la liquidación y finiquito.
• Firma del representante legal de la empresa.

A la hora de responder a cómo comunicar un despido, las prácticas más efectivas son desarrollar un mensaje claro y respetuoso, elegir el momento y el medio adecuado, entregar toda la documentación necesaria y brindar un canal para resolver dudas.

El trabajador tiene 20 días hábiles desde la fecha de efectos del despido para recurrir.