¿Cómo ayuda la firma electrónica al sector asegurador?

La industria de los seguros ha estado tradicionalmente rodeada de una vasta cantidad de papeleo y procedimientos manuales que consumen tiempo, retrasan las respuestas a clientes (experiencia de usuario negativa) y generan costes de mantenimiento. Con la llegada de la era digital, las empresas del sector encontraron la oportunidad de aplicar un cambio disruptivo en su día a día gracias a la firma electrónica. Este avance impulsa la eficiencia operativa y garantiza el cumplimiento de las regulaciones legales vigentes, además de generar altos niveles de satisfacción de clientes, si se implementa correctamente.

Los procesos de firma electrónica son ya habituales entre las aseguradoras. Sin embargo, las corredurías todavía tienen un camino que recorrer. No en vano, según el barómetro Adecose 2023 solo el 43,7 % de estas entidades utilizan una solución de firma electrónica de un tercero de confianza en sus relaciones con clientes, empleados, proveedores y administraciones.

La transición digital en el sector asegurador ha tomado un impulso significativo con la adopción de la firma electrónica. Esta herramienta ha permitido que los procesos que tradicionalmente requerían de la presencia física y largas esperas, ahora se realicen en cuestión de minutos, sin salir de casa y con estándares de seguridad muy importantes.

La firma electrónica ha demostrado ser una solución ideal para optimizar procesos, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa. Con ella, las compañías de seguros, corredurías y resto de actores del sector han logrado:

• Automatizar procesos: desde la solicitud de una nueva póliza hasta la gestión de reclamaciones, todo se puede realizar de manera digital.
• Reducción de tiempos de espera: la firma de documentos de forma electrónica elimina los retrasos debidos al envío y recepción de documentos físicos.
• Economía de recursos: se ahorra en papel, almacenamiento físico y costos asociados a la gestión documental tradicional.
• Seguridad: los sistemas integran grandes niveles de seguridad y el hecho de que no viajen documentos físicos elimina el riesgo de extravío.
• Sostenibilidad: el medioambiente agradece un menor uso de papel y la reducción significativa en huella de carbono.

La fehaciencia legal es un factor crítico en la industria de los seguros. La firma electrónica, regulada en la Unión Europea por el Reglamento eIDAS, proporciona un marco legal sólido que garantiza su validez y reconocimiento en todos los Estados miembros.

Esta normativa clasifica las firmas electrónicas en simples, avanzadas y cualificadas, y todas ellas tienen validez legal siempre que cumplan con los requisitos recogidos en el reglamento. Esto garantiza que los documentos firmados electrónicamente son tan vinculantes y legítimos como los firmados de puño y letra. Los diferentes tipos de firmas electrónicas se caracterizan por:

• Firma electrónica simple: constituye la forma más básica de firma electrónica y consiste en la inserción de un dato en forma electrónica, como una imagen o un escaneo de una firma manuscrita, por ejemplo. Este tipo de firma no tiene un nivel de seguridad alto, ya que no permite comprobar la identidad del firmante, pero es suficiente para algunos usos.
• Firma electrónica avanzada: cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos en el Reglamento eIDAS y debe identificar al firmante, vincularlo a la firma, controlar el proceso y garantizar la integridad del documento firmado.
• Firma electrónica cualificada: es la forma más segura de firma electrónica, ya que se basa en la utilización de un certificado cualificado emitido por una autoridad de certificación reconocida en la Unión Europea. Ofrece el más alto nivel de seguridad y garantiza la autenticidad e integridad del documento firmado.

Además, para que una firma electrónica avanzada o cualificada cumpla con la normativa debe respetar ciertos requisitos:

• Identificación del firmante: la firma debe ser capaz de identificar unívocamente al firmante.
• Integridad del documento: el sistema tiene que garantizar que el documento no ha sido alterado tras la firma.
• Consentimiento del firmante: el firmante ha de dar su consentimiento para realizar la firma electrónica y esto tiene que quedar demostrado con las correspondientes evidencias.

Si eIDAS definió los tipos de firma electrónica y estableció los mimbres necesarios para su normalización dentro del mercado común, eIDAS 2, ya publicado, modifica el contexto de los procesos de firma y actualiza el reglamento en sí.

Las firmas electrónicas se benefician de la interoperabilidad mejorada que produce eIDAS 2 entre los servicios de identidad digital de la UE. Sus procesos son también más seguros gracias a los estándares más estrictos que aplica la normativa a los servicios de confianza y de autenticación digital. Además, eIDAS 2 facilita las relaciones electrónicas con las administraciones públicas: la utilización de la firma electrónica según los requisitos de eIDAS 2 reduce burocracia al mismo tiempo que simplifica y agiliza operaciones con organismos públicos.

El 70,7 % de las corredurías de seguros estaban adheridas a CIMA (Conectividad, Innovación y Servicios para la Mediación Aseguradora) en 2023, según las cifras recogidas por el informe Adecose 2023. Este porcentaje ha subido en 6 puntos con respecto a 2022.
En números absolutos, se han adherido a  CIMA 130 entidades aseguradoras, que encuentran en este desarrollo una oportunidad para mantener comunicaciones eficientes, sencillas y eficaces entre sus sistemas.

A finales de 2023, TIREA (Tecnologías de la Información y Redes para las Entidades Aseguradoras) homologó a Grupo MailComms como proveedor de firma electrónica, lo que nos ha permitido integrar nuestra herramienta CertySign dentro de CIMA. Esto se traduce en una serie de beneficios en torno a la garantía legal, confidencialidad, trazabilidad y custodia. También los obtenidos a partir de nuestro reconocimiento como prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza. Las compañías que elijan nuestra opción dentro de CIMA accederán también a otra serie de ventajas y características, descritas en esta entrada de nuestro blog.

Inmaculada César, de TIREA, destacó en una píldora en vídeo la relevancia de CIMA para las empresas del sector asegurador. Puedes verla a continuación.

La Ley 50/1980 de Contrato de Seguro (LCS), en su artículo 3, establece la obligatoriedad de la firma de las pólizas de seguros. En caso de no tener la aseguradora las condiciones generales firmadas por parte del asegurado, la compañía no podrá aludir a ellas en el caso de necesitarlo en su defensa para oponerse a la cobertura de un siniestro, ya que no podrá probar que el cliente las conociera. Esto es aplicable también, por los mismos motivos, para las cláusulas limitativas en los contratos de seguros, como explicamos en este artículo.

Así, la firma electrónica tiene múltiples aplicaciones en el sector de los seguros. Entre otras cosas, puede utilizarse para:

• Contratación de pólizas: como hemos dicho, obligado por la LCS. La firma electrónica permite a los clientes firmar su contrato de seguro desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Gestión de siniestros: agiliza la presentación de reclamaciones, aportar y aceptar la documentación y confirmar la conformidad con el resultado del proceso.
• Renovaciones y modificaciones de pólizas: facilita las actualizaciones contractuales sin la necesidad de una reunión presencial.
• Seguridad y agilidad en RR. HH.: la relación entre las empresas y los empleados se agiliza gracias al uso de la firma electrónica. Las contrataciones son más rápidas y seguras, así como el envío de todo tipo de comunicaciones. Las reclamaciones son menores y, en el caso de llegar a instancias judiciales, las evidencias guardadas durante los procesos de firma simplifican los pleitos.
• Gestión de proveedores: las relaciones con proveedores ganan en eficiencia. La contratación de productos o las adquisiciones son más rápidas y los acuerdos se cierran a distancia, con seguridad entre las partes.
• Firma del mandato SEPA para que el asegurado autorice la domiciliación de recibos.

La implementación de la firma electrónica también tiene un impacto positivo directo en la satisfacción del cliente. Los usuarios de hoy en día buscan soluciones rápidas, accesibles y eficientes. Ofrecer una experiencia de usuario digital y sin fricciones es esencial para mantener la competitividad en el mercado.

Además, la firma electrónica contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir la necesidad de papel y de envíos constantes de documentación, lo que se traduce en una reducción de la huella de carbono de la empresa.