Cómo automatizar las notificaciones legales mediante email certificado en las empresas

En estos tiempos digitales, una empresa no solo necesita comunicarse, sino hacerlo de forma que se cumplan las máximas garantías legales y con óptima operatividad. Estas son las cualidades que convierten a los email certificados en la solución perfecta.

Un email certificado es un correo electrónico gestionado por un prestador de servicios de confianza que envía, traza y certifica un email  en nombre de un tercero, garantizando que no se ha manipulado, ni alterado en ninguno de sus elementos:

• Identidad de emisor y receptor.
• Fecha y hora en la que se manda, se recibe y se abre.
• Mensaje y todos los archivos incorporados.

Por lo tanto, además de la inalterabilidad del contenido y sus documentos adjuntos, se puede certificar el envío, la recepción y su lectura, con los detalles de cuándo se ha realizado. Básicamente, funciona con la intervención de lo que se conoce como un tercero de confianza, que actúa como prestador cualificado de servicios de certificación.

Sus diferencias con la mensajería instantánea convencional son evidentes, ya que los email certificados utilizan tecnologías de trazabilidad y cifrado avanzados que les dotan de validez legal completa, como ocurre con los burofax electrónicos o el correo certificado tradicional.

En el ámbito de las empresas, nos encontramos ante un medio de notificación electrónica fehaciente a efectos legales, de funcionamiento muy sencillo y que abarata los costes hasta 90 % respecto a otros métodos de certificación. Su estándar está regulado en la Unión Europea dentro de su normativa eIDAS, al igual que en el resto de organizaciones internacionales homólogas. Además, los emails certificados se pueden usar como pruebas en sede judicial.

Un email certificado es exactamente igual a efectos legales a un documento en papel firmado a mano. También, tiene la misma validez como medio de notificación legal que un burofax o carta certificado por correo postal.

Por tanto, se pueden presentar como prueba ante cualquier autoridad competente. De hecho, hay numerosas sentencias del Tribunal Supremo que avalan la validez legal de los email certificados como pruebas en los procesos judiciales.

Entre los principales usos que puede dar una empresa a un email certificado destacan los siguientes.

• Despidos y sanciones disciplinarias: Están reconocidos como forma legal de comunicar despidos, ya que cumplen con los requisitos recogidos en el Estatuto de los Trabajadores, artículo 55.1: comunicación por escrito de las causas y la fecha del despìdo, cuya recepción por parte del trabajador se pueda certificar.Lo mismo aplica para las sanciones disciplinarias.
• Modificaciones contractuales y avisos legales: Aquí se incluyen desde la firma de cualquier acuerdo a la cancelación de contratos o modificaciones en cualquiera apartado. También, para avisar de vencimientos o cambio en alguna cláusula.
• Reclamaciones y resolución de conflictos: Es válido para enviar alegaciones, dar de alta en ficheros de morosos o reclamaciones de deudas.
• Comunicaciones con la Administración Pública
  Por parte de empresas y particulares, sirve para enviar cualquier documento que requiera de validación y seguridad, como presentación de recursos, solicitudes o notificaciones. Además, las administraciones o instituciones pueden usar este medio para mandar documentos oficiales, certificados o comunicaciones.
• Notificaciones sobre cambios en condiciones comerciales: Es un método seguro, legal y fiable para mandar presupuestos, confirmar pedidos, gestionar la facturación o tramitar refinanciaciones.
• Notificaciones en el sector financiero: como, por ejemplo, cambios de condiciones en cuentas y otros productos bancarios.

El uso de los email certificados no puede ser más sencillo. Solo necesitas un ordenador con internet y acceso a una plataforma gestionada por un Prestador de Servicios de Confianza (preferiblemente cualificado)  que permita el envío de este tipo de comunicaciones. El  Prestador Cualificado de Servicios Electrónicos (PSC), será quien ejerce de certificador.

De manera genérica, este es el paso a paso para mandarlo:

• Accedes a la plataforma con tu clave.
• Redactas el mensaje y, en su caso, adjuntas los documentos y archivos precisos.
• Seleccionas las opciones de certificación que necesitas (identificación del emisor, confirmación recepción…).
• Envías el email.

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Sin duda, la versatilidad de aplicaciones es una de las ventajas más interesantes de los email certificados. Pero, no la única. Tu empresa se beneficiará de estas otras.

• Reducción de costes operativos
  El coste de contratar este servicio es notablemente más barato que las tarifas de los sistemas postales convencionales u otras formas de certificación. Además, no tienes que adquirir ningún equipamiento tecnológico o de software específico.
• Seguridad y cumplimiento legal
  Todos ellos gozan de legalidad plena internacional. La UE y el resto de países cuentan con una regulación sobre estas certificaciones digitales.
• Ahorro de tiempo y mayor eficiencia
  La digitalización de las certificaciones supone un ahorro considerable del tiempo que una empresa tiene que dedicar a gestiones. Además, la simplicidad del sistema hace que no sea necesario tener conocimientos específicos, por lo que cualquier persona está capacitada para mandar estos mensajes.Y, por supuesto, es un sistema inmediato, que no requiere de traslados o envíos físicos de documentación.
• Protección ante disputas legales
  Un email certificado es un documento probatorio, se puede usar como tal en cualquier tipo de conflictos legales o reclamación ante una administración.

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