¿Cómo aportar correos electrónicos como prueba en un procedimiento judicial? Guía para empresas

Cuando una empresa debe enfrentarse a un conflicto legal, la recopilación y presentación adecuada de ciertos respaldos es crucial. Una de las consultas más frecuentes es cómo aportar correos electrónicos como prueba en un procedimiento judicial, ya que, en la actualidad, el email es un medio clave para la comunicación laboral, tanto interna como externa.

Si necesitas conocer la validez legal de los correos electrónicos para tu compañía, los pasos para presentarlos en un juicio y las recomendaciones clave para garantizar su aceptación por parte del juez, a continuación, encontrarás todas las respuestas.

Aquí tienes todo lo que vas a descubrir en este artículo:

• Validez legal de los correos electrónicos: cómo pueden ser utilizados como prueba en un juicio y qué factores influyen en su aceptación.
• Pasos para presentar correos en un procedimiento judicial: desde la identificación y conservación hasta su presentación formal.
• Garantía de autenticidad: el uso de firma digital, cifrado y email certificado para reforzar su validez.
• Cómo actuar si se cuestiona la autenticidad: la importancia de los metadatos y el peritaje informático.
• Normativas legales según la jurisdicción: requisitos en España y otros aspectos clave para empresas.

Empresas de diversos tamaños y sectores, como el bancario, asegurador o tecnológico, pueden emplear los correos electrónicos como evidencia, ante un juez, de acuerdos, compromisos o negociaciones. Por ejemplo, un email entre un banco y un cliente corporativo puede ser fundamental para demostrar los términos de un contrato.

Es decir, los emails pueden servir como prueba documental. Así lo estableció el Tribunal Supremo en su Sentencia de la Sala de lo Social, de 23 de julio de 2020.

Sin embargo, una cosa es que puedan ser aceptados como prueba documental, y otra cosa es que tengan fuerza probatoria plena. Esto significa que pueden surgir dudas sobre su validez como prueba en un juicio.

La validez legal de los correos electrónicos como prueba dependerá de cómo se hayan obtenido, almacenado y presentado. Para que sean admitidos, las corporaciones deben garantizar que el contenido no ha sido manipulado y que se puede verificar su autenticidad. Esto resulta especialmente relevante donde los emails pueden contener datos confidenciales, como pudieran ser el sector financiero o asegurador, entre otros. Por suerte, esa demostración es posible gracias al email certificado.

El servicio de email certificado de MailComms Group ofrece una legitimación que acredita el contenido, la fecha y el destinatario del correo. Esto proporciona una base sólida para que los emails sean admitidos en un procedimiento judicial sin generar dudas sobre su integridad y sobre su autenticidad, la primera característica indica que el contenido del mensaje no ha sido manipulado y la segunda es que el documento es original.

Pero, ¿cómo hacer que los correos electrónicos sean una prueba judicial? ¡Continúa leyendo, que te lo contamos!

La presentación de correos electrónicos como prueba en un juicio requiere seguir ciertos pasos clave para garantizar que cumplan con las obligaciones legales y sean aceptados por el juez.

El primer paso a tener en cuenta en cómo aportar correos electrónicos en un procedimiento judicial consiste en identificar los correos que son realmente relevantes para el caso que se pretende.

Dentro del registro de comunicaciones de tu empresa, es importante seleccionar únicamente aquellos mensajes que respalden el argumento o prueba que se desee presentar.

Por ejemplo, una corporación industrial que desee probar los términos de una negociación con proveedores sólo deberá aportar los emails relacionados con ese acuerdo y con ese proveedor en cuestión. Así evitaremos sobrecargar el expediente con información innecesaria, cumpliendo así la normativa de protección de datos.

Una vez seleccionados, es fundamental garantizar la correcta conservación de los correos electrónicos. Esto implica guardar copias de apoyo en formatos originales, como .eml o .msg, y evitar cualquier alteración del contenido.

Para reforzar su validez, puedes optar por enviar un email certificado a través de plataformas especializadas, como las ofrecidas por MailComms Group, que aseguran la custodia segura de evidencias, durante el tiempo requerido por el cliente o lo establecido por ley.

→ Descubre aquí cómo enviar un email certificado y cuáles son los beneficios para las empresas.

La presentación formal de los correos debe ajustarse a las normativas procesales de la jurisdicción bajo la que se encuentra tu compañía. En España, por ejemplo, es común que los correos se aporten como copias impresas acompañadas de un soporte digital, garantizando que se puedan verificar mediante un análisis técnico si fuera necesario.

Es por ello, que tienen un papel importante, los prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados, ya que el articulo 326.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil les otorga la presunción iuris tantum (salvo prueba en contrario). Es decir, el servicio prestado, siempre que esté fuera cualificado, se presume que se ha prestado de forma correcta siempre y cuando el prestador figure en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados. Pongamos por ejemplo: la posesión de un bien por parte de una persona hace que se presuma que es de su propiedad, salvo que otro individuo o empresa demuestre que la propiedad le pertenece él o ella y lo pruebe con documentos, testigos o a través de otros cauces.

En caso de que no se realice a través de un servicio de confianza cualificado, la incorporación de la prueba en juicio, conforme lo indicado en el artículo 326, se deberá aportar pruebas periciales adicionales que reduzcan las dudas relativas a la autenticidad, y por tanto, la parte que lo aporte deberá destinar recursos adicionales para aportar en juicio esta prueba.

Más allá de saber cómo aportar correos electrónicos en un procedimiento judicial, para evitar problemas durante el juicio, es importante tomar ciertas precauciones que aseguren la autenticidad y la aceptación de los correos electrónicos como prueba.

El uso de una firma digital en los correos electrónicos puede ser decisivo para probar su autenticidad. En este sentido, plataformas como Certysign permiten añadir una firma electrónica que confirma la identidad del remitente y asegura que el contenido no ha sido alterado desde su envío.

Por supuesto, cualquier modificación en el contenido de un correo puede invalidarlo como prueba. Es crucial conservar los correos electrónicos en su formato original y evitar realizar ediciones o capturas de pantalla que puedan ser cuestionadas por la otra parte.

Sin embargo, ¿qué puede hacer tu negocio si se cuestiona la veracidad de un email? Te lo contamos a continuación.

En ocasiones, la autenticidad de un correo electrónico puede ser puesta en duda por la otra parte o, incluso, por el juez. En este caso, es necesario recurrir a un perito informático que analice los metadatos del correo para confirmar su integridad.

No obstante, como sucede con un burofax online para empresas, la validez legal del email certificado se acredita inmediatamente por su naturaleza misma, por lo que es la opción más segura.

Las normativas sobre el uso de correos electrónicos como prueba pueden variar dependiendo de la jurisdicción. En España, por ejemplo, los correos electrónicos son admitidos como prueba documental si se demuestra su autenticidad y relevancia para el caso. Además, es posible solicitar el auxilio judicial para verificar el contenido si la otra parte lo impugna, conforme lo indicado en el articulo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Por otro lado, como hemos mencionado, plataformas como CertySign permiten enviar notificaciones certificadas como el correo electrónico, con el nivel de fehaciencia que necesites, y cumpliendo con las obligaciones legislativas derivadas tanto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como del reglamento eIDAS.

Ahora que tienes esta información, ¿quieres que tus emails tengan validez legal en un procedimiento judicial? Si es así, no dudes en contactar con MailComms Group. ¡Nuestra tecnología garantiza que tus correos cumplan con todos los requisitos legales que tu empresa necesita!

Sí, siempre es recomendable presentar los correos electrónicos en su formato original (.eml o .msg) para que puedan ser analizados en caso de ser necesario. Las copias impresas pueden ser útiles como respaldo, pero no sustituyen al archivo digital original.

Si un correo ha sido eliminado, puede ser recuperado a través de herramientas especializadas o solicitando el respaldo al proveedor del servicio de correo de tu compañía. No obstante, es importante actuar rápidamente, ya que algunos proveedores eliminan los correos definitivamente después de cierto tiempo.

Para garantizar que el juez acepte el email como prueba, es esencial saber cómo aportar correos electrónicos en un procedimiento judicial, eligiendo aquellos relevantes y relacionados con el caso en cuestión. Para que además sea considerado como prueba plena, se debe demostrar su autenticidad mediante metadatos, firma electrónica o el uso de un email certificado de MailComms Group.

Aunque los correos sin firma digital pueden ser aceptados como prueba documental, es más probable que su autenticidad sea cuestionada. Por ello, es recomendable utilizar herramientas como la firma digital para reforzar su validez y facilitar su aceptación en un juicio.