Burofax postal online para la gestión de conflictos laborales: Protección legal y eficiencia

El burofax se identificaba con una fórmula de notificación de conflictos legales. La transformación digital de las empresas mediante comunicaciones certificadas electrónicas le ha dado un mayor protagonismo. Ahora, el burofax postal online se ha convertido en uno de los medios de envío preferentes para asuntos laborales de toda naturaleza. ¿Ventajas de usar esta herramienta? Es lo que analizamos, poniendo el foco en su eficiencia y la protección legal que proporciona.

En esta ocasión, nos detenemos en estos asuntos básicos:

• Un repaso sobre qué es el burofax postal online y cómo funciona.
• Diferencias con otros sistemas que se usan para notificar temas laborales: carta certificada, burofax tradicional, email certificado.
• En qué aspectos se demuestra un refuerzo de la seguridad y confidencialidad de los datos.

Recordamos las diferencias entre el burofax online postal y el burofax electrónico.

Hasta hace no mucho, las empresas estaban familiarizadas con el mecanismo del burofax tradicional. Con la llegada de las comunicaciones digitales certificadas, se descubre el burofax postal online como la perfecta simbiosis entre los mensajes físicos y los digitales.

Y es que, esta fórmula permite gestionar todo el proceso desde un ordenador y que, al final, el receptor reciba la documentación impresa y ensobrada en el domicilio que figura en la entrega. Además, de forma más rápida, con plazos de entre 1-3 días en territorio nacional.

Hay distintos mecanismos para usar el burofax postal online. En MailComms Group te lo ponemos muy fácil:

• Tu empresa dispone de distintos canales para hacernos llegar los documentos físicos.
• En nuestras instalaciones, son nuestros profesionales quienes se ocupan de la impresión, manipulado, ensobrado y entrega a Correos del papeleo. Es un plus de seguridad, pues es un espacio con las máximas garantías de seguridad, como demuestran las certificaciones ISO concedidas a nuestra empresa.
• Trabajamos con Correos, lo que permite mayor fiabilidad y agilidad en las entregas (24-72 horas).
• Hacemos distintos intentos de entrega.
• Certificamos y custodiamos todos los datos e información, con garantía de seguridad y facilidad de acceso cuando tu empresa lo necesite consultar.

Aquí te explicamos cómo el burofax postal online optimiza la eficacia operativa de tu empresa.

Las comunicaciones sobre temas laborales son especialmente delicadas. El caso más significativo son los despidos, por las consecuencias que puede tener una gestión incorrecta de la comunicación. Pero, no es menor el cuidado que se debe poner en asuntos como las sanciones o cualquier modificación contractual.

Sin embargo, también es cierto que hay otro tipo de comunicaciones más ordinarias, sin tantas exigencias de confidencialidad o de seguridad. Por eso, lo ideal es contar con distintas herramientas de comunicación y poder elegir la más apropiada para cada asunto. Así, ni se malgastan recursos innecesariamente, a la vez que se optimizan las garantías legales y de seguridad cuando hace falta.

En este sentido, el burofax postal online es la mejor opción para las notificaciones relacionadas con conflictos laborales. Son comunicaciones que deben contar con la máxima validez legal y asegurar la confidencialidad de los datos en todo momento (envío, manipulación y almacenamiento).

La carta Certificada es ,sin duda, la opción menos eficaz para comunicaciones de conflictos laborales. Si nos fijamos en la validez legal, aquí solo se certifica la identidad de los participantes y la fecha de entrega. La autenticidad del contenido no se produce durante el envío, pero tampoco en el proceso de almacenamiento y posible acceso a futuro.

En el caso del burofax postal online, también queda certificado el contenido de la comunicación, dotándola de mayor valor legal probatorio.

Los correos electrónicos son una forma inmediata y muy sencilla de realizar comunicaciones laborales. Además, se puede reforzar su validez probatoria con verificaciones añadidas como la firma electrónica o el acuse de recibo, para cubrir ciertas lagunas de identificación del receptor.

Es verdad que el burofax online postal retrasa la entrega, pero su robustez legal hace que sea la opción más completa en los casos que requieren una seguridad jurídica sin ningún resquicio.

Estas son las principales diferencias entre el email certificado y el burofax online.

Con el burofax online postal gestionado a través de un proveedor cualificado, tu empresa puede estar segura de que se cumple la normativa genérica del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). También, el recientemente aprobado eIDAS 2.

Sin embargo, además, necesitas el cumplimiento de la normativa específica en materia legal laboral. Ya hemos señalado que la parte formal se cumple y el contenido hay que ajustarlo al redactar a las exigencias de leyes como el Estatuto de los Trabajadores. Pero, este aspecto es igual elijas el canal que elijas.

En cualquier caso, sí te dejamos unas recomendaciones para que la implantación del burofax postal online sea óptima y tu empresa le saque el máximo partido a esta herramienta.

• Implanta un protocolo claro de los casos en los que se debe optar por el burofax online.
• Asegúrate de que el servicio sea compatible o integrable con el HRM (sistema de Gestión de Recursos Humanos). Esto te permitirá automatizar los procesos, sin tener que cambiar de plataforma.
• Forma y capacita a tus empleados. Se trata de un sistema sencillo, pero es importante saber cómo redactar y planificar estos comunicados.
• Realiza un seguimiento de los resultados. Siempre puedes detectar alguna carencia o necesidad que requiera de una mejora.

¿Buscas una solución integral y eficiente para incorporar el burofax online a tu empresa? ¡Contáctanos! MailComms Group pone a tu disposición instrumentos eficaces como PostaMail, con plena garantía de seguridad y privacidad.