Aspectos legales y técnicos que debes conocer sobre el uso del email certificado en las empresas

El email certificado es una herramienta clave para la gestión documental a través de comunicaciones con validez legal de las empresas. Es toda una garantía en lo que se refiere al cumplimiento de la normativa que regula las comunicaciones digitales y los requisitos que se exigen para que sean fehacientes como pruebas ante litigios, con la ventaja de su fácil implantación.

Una solución práctica y efectiva al alcance de cualquier empresa, independientemente de su actividad. Puedes comprobarlo en este resumen que te muestra todo lo que necesitas saber para saber sobre los requisitos legales y técnicos en torno a esta herramienta.

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Básicamente, nos centramos en dos apartados:

• Los aspectos legales relacionados con el uso de los correos electrónicos certificados: su plena validez como prueba, su garantía de privacidad y de seguridad.
• Los detalles técnicos más significativos para la implantación de los email certificados en una empresa con todas las garantías.

Este es un resumen sobre el papel del email certificado en el éxito de la digitalización de las comunicaciones de las empresas.

Desde que surgieron las comunicaciones digitalizadas, el correo electrónico se convirtió en el gran protagonista de las comunicaciones, tanto personales como empresariales. No podía ser más completo: inmediato, fácil de usar y con posibilidad de adjuntar todos los documentos que quisieras. Además, sólo hacía falta un ordenador y conexión a internet para utilizarlo.

Sin embargo, estos correos digitales comenzaron pronto a mostrar su punto débil para usos empresariales, la falta de contundencia para ser aceptados como pruebas válidas litigios y ante los tribunales. Esta fehaciencia legal se soluciona con el email certificado.

Los correos ordinarios no tienen plena validez legal, es decir, no siempre se admiten en reclamaciones o ante los tribunales. El problema es que no hay forma de verificar su autenticidad en los distintos aspectos que exige la Ley de Enjuiciamiento (fecha de envío, identidad de emisor y receptor e inalterabilidad del contenido, incluyendo documentos adjuntos.

Justo son los temas que se solventan en el email certificado, que recoge y custodia esos eventos emisor, entrega (puesta a disposición en el host de destino) y contenidos (email/HTML y/o documento adjunto).

Tan solvente legalmente es el email certificado que es admitido y reconocido como prueba de plena validez legal probatoria en función de las evidencias que recoja. Esto supone un notable avance para las empresas que se deciden a utilizarlo en la gestión de sus comunicaciones legales.

Incluso en las empresas del sector legal, el email certificado es garantía de plena validez jurídica en todas sus comunicaciones.

La garantía de la privacidad y seguridad de los datos se ha convertido en una prioridad de las autoridades desde que han implosionado las comunicaciones digitales. Es fácilmente demostrable viendo las últimas directivas europeas sobre esta materia.ponen el foco en las comunicaciones digitales porque son mayoritarias actualmente y porque los riesgos de exposición de datos privados y de problemas de seguridad son muy elevados.

Los correos electrónicos certificados, gestionados con un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, garantizan que se cumple con el eIDAS y el RGPD.

Esta es la realidad de la nueva era en las comunicaciones con el eIDAS2.

Pero, las comunicaciones con validez legal no está sólo sujeta a normas genéricas. Hay sectores de actividad empresarial que están especialmente regulados y que requieren de un plus extra de garantías en estas materias. Estamos pensando en aseguradoras, empresas del sector sanitario o del financiero.

El email certificado es un vehículo efectivo para conjugar las comunicaciones, pudiendo integrar otras funcionalidades que se exijan en los distintos casos:

• Identificación y autenticación del cliente (KYC).
• Procesos de firma: simple, avanzada y cualificada.
• Elección y certificación de evidencias.
• Composición documental, custodia y notarización.

Una de las razones que explican el auge del uso de los correos electrónicos certificados en las empresas es su fácil implantación. Técnicamente, el proveedor se ocupa de implantar la plataforma de envío, sin necesidad de cambiar los propios sistemas de gestión de la empresa (ERP, CRM…).

Eso sí, para que el servicio ofrezca toda su versatilidad y efectividad, hay unos mínimos criterios que se deben cumplir.

Esta es la única certificación proporcionada por las autoridades competentes, en el caso español, el Ministerio para la Transición Digital y de la Función Pública.

Para tu empresa, esto se traduce en que los datos enviados y recibidos a través de nuestras aplicaciones serán admitidos como pruebas en procedimientos judiciales, aunque estén en formato electrónico.

Existen otras certificaciones y acreditaciones interesantes, que aumentan la solvencia y seguridad de la empresa proveedora del servicio. Estos son algunos ejemplos. Todas ellas las otorgan organismos e instituciones reconocidas y tras unas estrictas auditorías sobre las empresas proveedoras de servicios de comunicación.

• AENOR de cumplimiento de NIS2, que demuestra el compromiso con la ciberseguridad y la privacidad.
• Certificación de Conformidad con el ENS (Esquema Nacional de Seguridad), que confirma que los sistemas están optimizados en todo lo relativo a seguridad, ciberseguridad y privacidad de la información. Crítico para contratar con las Administraciones Públicas.
• AENOR ISO 22301 Continuidad de negocio. Muy interesante porque alude a la capacidad de mantener el servicio de comunicaciones activo en en casos de emergencias, catástrofes o situaciones sobrevenidas de extrema gravedad.

Estas son todas las ventajas de trabajar con un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado.

Si realmente quieres que tu empresa optimice su apuesta por la transformación digital, te recomendamos trabajar con un proveedor que tenga una plataforma omnicanal. La gran ventaja de este sistema es que dispones, además, de otras posibilidades, como el Burofax postal , los SMS o el Whatsapp, todos certificados.

Así, se pueden gestionar reenvíos automáticos en casos de ausencia de respuesta y la combinación de canales de envío.

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En MailComms Group somos líderes en comunicaciones omnicanal y contamos con la máxima certificación de la calidad de nuestro servicio.