Cómo el burofax postal online facilita el cumplimiento normativo en el sector financiero

Tradicionalmente, ha estado más que generalizado el uso del burofax postal por las empresas como medio para realizar notificaciones que exigen plena validez legal. La transformación digital pone de relieve las ventajas de optar por el burofax online postal en estos mismos casos. Uno de los sectores más beneficiados por esta digitalización son las compañías financieras, precisamente uno de los ámbitos con una regulación y normativa más exigente que se cumple, en parte, gracias a esta herramienta.

Desarrollamos el tema poniendo en foco en sus aspectos más significativos:

• Revisamos el cambio que supone pasar del burofax postal a su versión gestionada online y los beneficios de esta última opción.
• Aplicaciones del burofax postal online en las notificaciones que requieren validez legal en las empresas financieras
• Cómo garantiza el burofax postal online el estricto cumplimiento normativo del sector financiero.

Es interesante recordar el funcionamiento paso a paso del burofax online.

¿Imaginas enviar fácilmente un burofax postal, sin moverte del ordenador y garantizando su validez legal? Ese es el cambio cualitativo que se consigue con el burofax postal online. Se mantiene la total certificación de las evidencias de la comunicación, pero ganando en comodidad, ya que no hay que trasladarse a Correos.

Y no es es el único beneficio de digitalizar el envío de burofax:

• Ahorro de tiempo y costes. Tu empresa solo tiene que ocuparse de enviar la información correcta a través de la plataforma.En MailComms Group, disponemos de una plataforma específica, PostaMail que garantiza la seguridad y privacidad de los datos, además contamos con nuestras propias instalaciones y personal para imprimir y ensobrar con todas las garantías y seguridad.
• Reducción del riesgo de errores o fraudes. Una menor manipulación de los documentos originales y menos personas que manipulan esa información, se traduce en menos posibilidad de perder o alterar los mismos. Pero, además, hay un registro en tiempo real de la información, lo que impide que se pueda alterar.
• Agilidad. En este punto es muy interesante la Prueba Electrónica de Entrega (PEE). Esta herramienta es la fórmula digital de una prueba de entrega en papel, recopilando la firma electrónica del receptor. Mantiene toda la validez legal con la ventaja de que es más rápida y segura.
• Trazabilidad: Plataformas como PostaMail, son capaces de mostrar en todo momento el estado de cada envío y el resultado del mismo.

Consulta en qué consiste la PEE y sus aplicaciones.

Las empresas financieras gestionan un elevado número de comunicaciones certificadas por la propia naturaleza de los temas que tratan. La automatización que permite el burofax postal online es, sin duda, una de las claves que explican el éxito de su implantación en este sector.

¿Cómo no apuntarse a agilizar y simplificar el envío de ese volumen de comunicaciones? Y más aún, con la seguridad de que se mantiene su fehaciencia probatoria. Un ahorro de tiempo, de recursos y reduciendo la posibilidad de cometer errores o fraudes. Pero, sobre todo, es determinante porque es una garantía de que se cumplen todas las normas que competen a este sector.

Así, no es de extrañar que se elija el burofax postal online para un variado grupo de comunicaciones del sector financiero:

• Reclamación de facturas e impagos. Se deja constancia legal de la obligación de pago y las fechas de vencimiento.
• Notificaciones de incumplimientos de contratos. En las relaciones comerciales, por ejemplo, para avisar legalmente de que no se está respetando alguna cláusula, incluso que se ha roto el contrato.
• Envío masivo de cambio en las condiciones de un acuerdo o en las tarifas.
• Respuesta a las reclamaciones de clientes o proveedores.
• Comunicaciones con las autoridades u organismos públicos.

Puedes consultar cómo reclamar una factura impagada mediante el burofax online.

Todas las empresas están sometidas a dos tipos de normativas, las propias de su sector y otras de carácter general. En el caso de las compañías financieras, además, estamos en uno de los entornos más regulados por el tipo de actuaciones que realizan.

• Identidad digital, seguridad y privacidad en las comunicaciones. Se trata de conceptos básicos del negocio financiero y que además son críticos. Son múltiples las normativas que los regulan desde la UE con el eIDAS2 y el RGPD, queda cubierta con el burofax online.
• Prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Una normativa esencial, dentro de la UE para proteger el sistema financiero y la integridad del sistema económico.

Con el burofax postal online se garantiza el cumplimiento de estas normativas porque hay seguridad de que se ha realizado el envío, recepción y el almacenaje. El Prestador de Servicios de Confianza Cualificado en entrega electrónica certificada se ocupa de obtener, certificar y custodiar todas las evidencias relacionadas con el remitente, el propio envío, la entrega y la custodia, todo sin posibilidad de alteración de los datos o la información.

La segunda virtud del formato online del burofax postal es que permite una completa trazabilidad. Y es que, cada envío queda registrado en una plataforma digital. Eso permite la consulta en tiempo real del estado del documento.

En MailComms Group ponemos a disposición de tu empresa financiera las herramientas más avanzadas para la gestión de comunicaciones certificadas. Conoce nuestras plataformas Postamail o Certysign para comprobarlo.