¿Cómo puedo mejorar la comunicación interna en mi empresa usando email certificado?

Es muy frecuente poner el foco en la importancia de establecer mecanismos de comunicación eficaces entre una empresa y sus clientes o proveedores. Sin restarle un ápice de importancia a esta realidad, hablamos menos de la misma necesidad para las comunicaciones internas en una empresa.

El email certificado añade beneficios como la validez legal y la seguridad. Por todo ello, es muy útil para agilizar y dar legalidad a determinados mensajes dentro de la propia empresa.

Abordamos los principales aspectos de este tema:

• En qué consiste el correo electrónico certificado y por qué te interesa para mejorar la comunicación interna de tu empresa.
• Usos más interesantes de los envíos digitales certificados dentro de la comunicación interna de una empresa.
• Consejos para optimizar las ventajas de este canal de comunicación interna.

Aprende a automatizar las comunicaciones legales de tu empresa con el email certificado.

No es necesario explicar que es un email, pero sí poner el foco en lo que significa que se realice mediante un servicio de comunicaciones certificado. La diferencia es que se utiliza un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, que verifica la autenticidad e inalterabilidad de sus datos esenciales, como la fecha y hora exacta del envío, la recepción y el registro exacto del contenido.

¿Con esta intermediación que se consigue? Pues que esos correos tengan plena validez legal, una cualidad que se puede aprovechar en determinado tipo de comunicaciones internas. Hacerlo así, reporta beneficios tan interesantes como los que destacamos aquí.

Recordamos el valor probatorio del email certificado en los juicios.

Es probable que valores la importancia de esta características de plena validez legal y normativa cuando piensas en las comunicaciones y gestiones contractuales que hace tu empresa con agentes externos, desde clientes a administraciones o proveedores. Pero, que no veas lo que le aporta a las comunicaciones internas.

Solo tienes que pensarlo un poco para salir de ese error. Y ejemplos hay muchos para entenderlo, especialmente los comunicados entre el departamento de RR.HH. y cualquier trabajador. Es decir, en todo lo relacionado con asuntos legales y laborales.

En todos esos supuestos la empresa se beneficia del uso de mensajes electrónicos certificados en estos puntos:

• Confidencialidad. Los temas de naturaleza laboral y los legales requieren de garantías de privacidad y seguridad en los datos, algo que se tiene si las comunicaciones son mediante emails certificados.
• Ahorro de tiempo y gestiones. Es un sistema que facilita la gestión de los envíos mediante la automatización, mejorando la rapidez en el flujo de trabajo. Un detalle especialmente valioso en grandes empresas, donde se mueve un gran volumen de comunicaciones.
• Mayor productividad. Menos tiempo y personal necesario para una tarea, con la ventaja añadida de que se minimiza el riesgo de errores, lo que redunda en más eficacia y productividad.

¿Tienes claras las diferencias entre los correos ordinarios y los certificados? Aquí te las recordamos.

Estos son los supuestos en los que más beneficioso resulta el uso de correos electrónicos certificados en la comunicación interna de tu empresa. Básicamente, son comunicaciones del departamento de Recursos Humanos.

• Notificaciones de cambios en las condiciones contractuales. Este es un apartado amplio y cada vez más activo, ya que las empresas actuales están inmersas en una sociedad mucho más flexible, que exige su adaptación. Hablamos por ejemplo, de cambios como la regulación del teletrabajo, la jornada laboral, turnos, traslados o reorganizaciones de departamentos y funciones.
• Comunicación de un ERE o un ERTE. Estas figuras, recogidas en la legislación laboral, para afrontar periodos de dificultad en la empresa sin recurrir a los despidos definitivos deben comunicarse por escrito a los trabajadores afectados. El email certificado agiliza estos trámites (automatización), garantizando su validez legal.
• Gestión de bajas laborales. Permite acreditar la notificación de forma fehaciente, porque garantiza la fecha de envío, la recepción y que el contenido no se altera. Todo con la comodidad de no tener que trasladarse físicamente en circunstancias que puede ser complicado.
• Despidos y sanciones. Los ceses de contrato o las medidas disciplinarias pueden comunicarse con correos electrónicos certificados, incluso, incluyendo aquellos documentos de apoyo para justificar la decisión.

Ya que has decidido incorporar el email certificado al sistema de comunicaciones internas de tu empresa, es lógico que quieras sacarle el máximo partido. No es complicado, solo tienes que tener en cuenta estas recomendaciones.

• Elige siempre un prestador de servicios de confianza cualificado en entrega electrónica certificada. Esta cualificación solo la obtienen las empresas tras pasar un exhaustivo análisis por parte del Ministerio de Transformación Digital y de la Función Pública. Significa que los datos enviados y recibidos a través de nuestras aplicaciones serán admitidos como pruebas en procedimientos judiciales, aunque estén en formato electrónico
• Valora la opción del servicio omnicanal. Con un mismo gesto, tu empresa dispondrá de la posibilidad de combinar y sincronizar distintas herramientas de comunicación certificadas, incluyendo las digitales y las físicas. Así te garantizas una recepción segura.
• Una vez instalado el servicio, conviene dar una formación básica a los encargados de usarlo. El objetivo es que conozcan todas las posibilidades que aporta y en qué situaciones es interesante usar una u otra.
• En MailComms Group te garantizamos la máxima solvencia, seguridad y calidad en la gestión de tus comunicaciones certificadas internas y externas. Contáctanos y descubre las ventajas de trabajar con una empresa líder en el sector.