Email certificado en el sector comercio: cómo usarlo como prueba legal y reforzar su validez

Las empresas del sector comercio basan una parte imprescindible de su actividad estableciendo propuestas y acuerdos con sus proveedores y clientes. Unas gestiones que necesitan comunicar con herramientas ágiles, pero siempre salvaguardando su validez legal por si hay que presentarlas como pruebas en un juicio del sector comercio. El email certificado es un instrumento excepcional para estas situaciones.

Desarrollamos este tema en los siguientes puntos:

• ¿Por qué los correos digitales certificados son válidos como pruebas en un juicio del sector comercio?
• Tipos de comunicaciones en las que saca mayor partido del email certificado como prueba legal en juicios del sector comercio.
• Herramientas de refuerzo para maximizar el valor legal de los correos electrónicos certificados como pruebas en juicios mercantiles.

¿Llegará a desaparecer el papel como soporte de las pruebas que se presentan en los tribunales que se dedican a asuntos comerciales? Hay muchas empresas del sector mercantil que se hacen esta pregunta y, ante la falta de unanimidad en la respuesta, prefieren seguir con el formato tradicional de documentos en papel para todas sus gestiones.

Sin embargo, pese a todas estas ventajas de las herramientas de comunicación digitales, hay quienes priman el aspecto legal. Quieren estar seguros de que sus negociaciones y acuerdos comerciales comunicados mediante canales digitales pueden presentarse como pruebas fehacientes ante los jueces.

Bien, pues argumentamos por qué el email certificado garantiza plenamente esa validez legal. En primer lugar, porque se ha realizado una modificación del Código de Enjuiciamiento Civil (artículo 299.2), que recoge estos soportes como pruebas con valor legal en un juicio siempre que se cumplan estos criterios:

• Garanticen la integridad e inalterabilidad del contenido y todos los datos.
• Se puede contrastar y verificar la fecha y hora de envío.

Estas exigencias se cumplen en los correos digitales certificados, siempre que se realicen mediante un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, que está homologado para cumplir esta función por el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública.

Esta homologación significa que los datos enviados y recibidos a través de estas aplicaciones serán admitidos como pruebas en procedimientos judiciales, aunque estén en formato electrónico, ya que todo se produce según lo establecido en el reglamento (UE) 910/2014 eIDAS.

Si quieres conocer en profundidad el valor jurídico del email certificado en un juicio, puedes leer nuestro artículo específico. Y si lo que necesitas es saber cómo presentarlo como prueba en un juicio, nuestra guía práctica paso a paso te lo explica todo.

Tu empresa puede estar tranquila y digitalizar sus comunicaciones legales usando el email certificado en este tipo de notificaciones:

• Presentación y aprobación de presupuestos. Es una vía muy ágil y accesible para este tipo de intercambios en los que suelen hacerse modificaciones o consultas y se necesita que las respuestas sean rápidas. No olvidemos que, en no pocas ocasiones, se trabaja con una fechas o plazos límite.
• Avisos de vencimientos o cambios de cláusulas. De nuevo, son comunicaciones en las que es clave llegar a tiempo, una ventaja indiscutible de las comunicaciones digitales certificadas frente a las convencionales.
• Gestión de la facturación. Impagos o deudas se pueden reclamar mediante el email certificado y, en caso de conflicto, puedes presentarla en un juicio y que sea admitida como prueba.
• Tramitación de refinanciaciones. Toda esta gestión puede hacerse con correos electrónicos certificados, que pueden presentarse como prueba si algo falla y tienes que ir ante el juez.

¿Todavía no te has convencido de la validez de estos correos frente a los tribunales mercantiles? Es interesante que conozcas ciertas herramientas que refuerzan y maximizan ese valor probatorio.

Integrarlas en tu servicio de comunicaciones certificadas es sencillo, al menos en MailComms Group, donde siempre te ofrecemos un servicio integral y completo. Nos referimos, en concreto, al uso de tecnologías avanzadas de cifrado y autenticación. Especialmente, para las medianas y grandes empresas una gestión con la máxima seguridad y cumpliendo las legislaciones más estrictas en materia de protección de datos (eIDAS y RGPD).

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