¿Qué ventajas tiene el email certificado para la gestión de contratos en empresas de recursos humanos?

Los profesionales de los Recursos Humanos tienen una ingente actividad relacionada con la gestión de contratos. En un ámbito en el que la confidencialidad y la agilidad de las comunicaciones puede marcar la diferencia, el email certificado surge como una herramienta clave. Sus beneficios concretos para las empresas dedicadas a los temas laborales son realmente interesantes.

Así desarrollamos este análisis:

• Los efectos positivos de usar el correo electrónico certificado para gestionar los contratos laborales.
• Su validez legal y las herramientas que ayudan a reforzarla.

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Los emails certificados son un método rápido, eficiente y seguro. Por eso, las empresas están inmersas en un proceso de transformación de sus comunicaciones para implantar este tipo de instrumentos. Más aún, teniendo en cuenta que herramientas como el email certificado tienen plena validez legal en procesos de reclamación, mediación o ante los tribunales que asumen conflictos laborales.

Cada empresa conoce mejor que nadie su actividad y, por tanto, qué soluciones prioriza al implantar un sistema de comunicaciones digitales certificadas. Sin embargo, la realidad demuestra que se comparten necesidades si analizamos por sectores.

En el caso de las dedicadas a los Recursos Humanos, es esencial establecer flujos accesibles, fiables y ágiles entre empleador y trabajador. Las comunicaciones sobre temas laborales son muy sensibles, exigen discreción y seguridad, además de garantías legales. Y son justo aspectos que se refuerzan con el email certificado.

El actual mundo laboral es mucho más dinámico que el de hace unos años. Los cambios de personal, las modificaciones del marco legal o las transformaciones de las propias empresas tienen un reflejo directo en la gestión de los recursos humanos. El volumen de comunicaciones es, como consecuencia, mayor y constante.

Los correos electrónicos certificados suponen una simplificación de este proceso. Puede dedicarse menos tiempo y se puede gestionar con menos personas. De hecho, basta un gestor para tramitar todo el envío sin necesidad de moverse de su puesto de trabajo. Con la ventaja de que esta digitalización elimina gran parte de errores burocráticos que son clave para evitar reclamaciones o quejas.

Piensa en los distintos modelos de contratos, los acuerdos con colaboradores externos o algo imprescindible como la gestión de ERES y ERTES o los despidos. Con el email certificado estas tareas se agilizan.

Así funciona la automatización de las comunicaciones legales mediante email certificado.

Ya adelantábamos que los asuntos laborales son especialmente delicados, lo que implica que se exige la máxima seguridad y autenticidad en los datos y documentos que se manejan. Con nuestro servicio, los originales no tienen que manipularse, de forma que no hay posibilidad de que se deterioren o se pierdan.

Pero, además, es un servicio tutelado por prestador de servicios de confianza cualificado, que certifica que no se ha alterado ese contenido. Con el valor añadido de que se produce una custodia certificada un mínimo de 5 años.

Estas son nuestras credenciales como proveedor cualificado de servicios certificados.

Las relaciones entre empleador y trabajador no se limitan al momento de la entrevista de trabajo y la firma del contrato. Los expertos en recursos humanos distinguen 5 etapas: selección, reclutamiento, onboarding, vida laboral y cese de relación.

Es fácil imaginar la cantidad de comunicaciones de carácter legal que hay detrás de todas y cada una de estas etapas. Sin duda, el email certificado mejora la experiencia de ambas partes, empleador y trabajador.

Muchos todavía tenemos en la cabeza la imagen de ese compañero entrando al despacho de Recursos Humanos y el aluvión de comentarios que generaba. Con el email certificado todas las gestiones y consultas se hacen sin levantarse del sitio, nadie se entera.

Es más, incluso es más discreto que una llamada de teléfono, que puede ser escuchada y encima no tiene validez legal.

La captación y retención de talento es uno de los objetivos de las empresas y departamentos de Recursos Humanos. Un mundo laboral cada vez más competitivo en el que los trabajadores cualificados son uno de los mayores tesoros de una empresa.

Unos trabajadores que, actualmente, no solo valoran las condiciones laborales y económicas. También, se decantan más por empresas con las que se sienten identificados y que les proporcionan una atención más personal y eficaz.

El uso del email certificado para las comunicaciones de asuntos laborales contribuye a mejorar el concepto de la empresa empleadora.

Finalmente, no podemos dejar de destacar el valor como prueba fehaciente de cualquier contrato que se envía a través del correo electrónico certificado. Para que no haya dudas, gracias al prestador de servicios de confianza cualificado que proporciona el servicio, hay una certificación de los siguientes eventos:

• Emisor
• Entrega (puesta a disposición en el host de destino).
• Contenido, incluidos los documentos adjuntos, si procede.

Además, en el caso concreto de las sanciones o despidos, se incorporan los requisitos que exige la legislación laboral. Básicamente, que la comunicación esté fechada y que incluya las causas de la sanción o cese de contrato. Con el email certificado, se verifica que el contenido de ese mensaje no se ha alterado. Es el departamento de RRHH el que se debe ocupar de redactarlo cumpliendo lo que señala el Estatuto de los Trabajadores para que la comunicación de un despido sea válida.

En MailComms Group te asesoramos sobre las distintas soluciones de comunicación certificada que necesitas para la transformación digital de tu empresa. Conoce nuestra plataforma Certysign, para comunicaciones omnicanal con plena validez legal.