Índice de contenidos
- Email certificado: herramienta clave para minimizar riesgos legales en las notificaciones empresariales
- Riesgos frecuentes en las comunicaciones corporativas y cómo mitigarlos con email certificado
- Preguntas frecuentes sobre la reducción de riesgos jurídicos en comunicaciones corporativas usando email certificado
La transformación digital llega a las empresas a veces más lentamente de lo deseable. Uno de los ámbitos en los que es trascendental realizar este cambio cuanto antes es el de las comunicaciones empresariales.
La eficacia de herramientas como el email certificado es directamente proporcional a lo fácil que resulta implantarlo y, sobre todo, a su papel esencial para reducir los riesgos legales. Te recordamos las ventajas de adoptar este mecanismo para tu negocio.
En este análisis nos detenemos en dos asuntos esenciales:
- Por qué el correo electrónico reduce los riesgos legales en las notificaciones empresariales.
- Cuáles son esos riesgos que se minimizan: fraude en la identidad, alteración de documentos y falta de constatación de la entrega.
Así te permite el email certificado automatizar las notificaciones legales de tu empresa.
Email certificado: herramienta clave para minimizar riesgos legales en las notificaciones empresariales
Las comunicaciones corporativas son parte insustituible de la actividad empresarial. Y lo son en una escala múltiple: en sus relaciones con clientes , proveedores, a nivel interno y, además, con las autoridades.
Todos estos mensajes e intercambio de documentos deben realizarse a través de mecanismos que garanticen la veracidad de la información, la transparencia del proceso y la identificación de los participantes. Una exigencia que no es un capricho, sino un requerimiento absolutamente imprescindible.
¿Por qué? Pues porque cualquier comunicación empresarial puede ser objeto de reclamaciones o utilizada como prueba en conflictos de intereses. La empresa necesita estar cubierta, con comunicaciones de plena validez legal, para tener la seguridad de que puede aportar sus mensajes ante los tribunales.
Para eso, las comunicaciones legales no tienen comparación respecto a los métodos postales tradicionales. Un sistema automatizado, inmediato, verificado por terceros reduce la posibilidad de fallos, alteraciones o falta de contraste, como analizamos en más detalle.
¿Sabes cómo enviar un email certificado? Esta guía te lo explica.
Riesgos frecuentes en las comunicaciones corporativas y cómo mitigarlos con email certificado
En otras ocasiones, al hablar de correos electrónicos certificados y de sus ventajas, se hace un análisis más generalizado, destacando su inmediatez, su versatilidad o el ahorro en tiempo, costes y personal que conlleva. Son cualidades, sin duda, realmente interesantes para apostar por automatizar las comunicaciones corporativas.
Pero, los beneficios en el ámbito de la validez legal son tan importantes para la gestión y el funcionamiento de una empresa que merecen un capítulo específico. Y, en concreto, en lo que respecta a cómo contribuye un mensaje digital certificado a reducir los principales problemas que pueden cuestionar ese carácter de prueba fehaciente.
- Fraude y suplantación de identidad
Una de las primeras cuestiones que se alegan para refutar la validez legal de una comunicación es la identificación de los agentes participantes. En el email certificado las identidades están validadas.
Para evitar el fraude de identidad en los mensajes digitales certificados existen herramientas como la verificación biométrica, la autenticación de usuarios, el DNI Wallet o la videoidentificación. - Pérdida o manipulación de documentos
Es evidente que la automatización de los correos implica en sí misma un menor riesgo de cometer errores, ya que se simplifican las tareas. Además, es posible que una misma persona gestione todo sin moverse de su puesto, por lo que es mucho menos probable que se extravíen papeles, se dañen o se manipulen.
Las herramientas que aumentan aún más la trazabilidad de los documentos legales envíados son la firma electrónica y el uso de plataformas de comunicaciones certificadas.
Descubre CertySign y PostalMail, nuestras propuestas para tus comunicaciones postales digitalizadas. - Falta de constancia de entrega y recepción
Finalmente, con el email certificado se verifica que el correo ha llegado a su destinatario y ha sido recibido. Es más, en el mismo proceso de envío puedes seleccionar opciones aún más detalladas como el acuse de recibo.
Descubre las principales diferencias entre email certificado y burofax postal online para empresas.
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Preguntas frecuentes sobre la reducción de riesgos jurídicos en comunicaciones corporativas usando email certificado
¿De qué forma el email certificado ayuda a reducir riesgos legales en las comunicaciones corporativas?
El proceso de certificación se realiza de forma externa, por un prestador de servicios de confianza cuya validez ha sido acreditada por las autoridades competentes, tras un análisis de sus competencias. Este tercero corrobora la autenticidad e inalterabilidad de la comunicación en cada una de sus etapas. Hay un minucioso control sobre la trazabilidad del correo, de su contenido y de su recepción.
¿Qué tipos de riesgos legales se pueden evitar usando el email certificado?
Con este tipo de comunicaciones automatizadas se reducen errores, pérdidas o manipulaciones en los documentos. Tampoco se puede suplantar la identidad de los participantes en el proceso. Finalmente, se certifica la entrega y recepción, por tanto no se puede alegar que no se ha recibido el envío.
¿Es el email certificado válido como prueba legal en tribunales y auditorías?
Sí, se trata de una prueba fehaciente porque se asegura por parte de un tercero cualificado la autenticidad de todos los datos y se verifica que no se han alterado durante el proceso.
¿Es suficiente usar email certificado para cumplir con todas las normativas legales en comunicaciones?
Sí, siempre que se utilice una plataforma de envío gestionada por un prestador de servicios de confianza cualificado está garantizado que se cumple con el reglamento IDAS2 y el de Protección de Datos que rigen las comunicaciones digitales en la actualidad.