¿Buscas una herramienta con la que agilizar la gestión de los contratos de tu empresa, sin que se vea afectada su legalidad y con plenas garantías de seguridad? El email certificado es la respuesta a esa cuadratura del círculo que se plantean la mayor parte de las empresas.
Descubre en qué consiste esta apuesta digital y automatizada que, además, es una opción más sostenible que el correo tradicional.
Estos son los puntos que desarrollamos en este texto:
- Tres retos principales en la gestión contractual: complejidad, validez jurídica y problemas de entrega.
- Las ventajas del correo electrónico certificado: mejor trazabilidad y más seguridad.
- Consejos para automatizar los envíos digitales certificados.
Comprueba las diferencias entre correo ordinario y el correo certificado.
Retos actuales en la gestión de contratos
La globalización y la digitalización en el sector empresarial han supuesto un cambio de 180º en la forma de acometer la gestión de los contratos. Son grandes desafíos en este sentido la falta de coordinación entre departamentos, la ausencia de estándares o la dificultad del seguimiento de los plazos y compromisos contractuales. Pero, sobre todo, hay dos retos que destacan sobre los demás.
- Complejidad en la administración documental
Una empresa realiza innumerables contratos como parte de su actividad cotidiana. Desde todo lo que se refiere al departamento de Recursos Humanos a los acuerdos financieros o las comunicaciones con clientes y proveedores.Otra parte esencial de los contratos empresariales pasa por su relación con las distintas administraciones. La petición de ayudas o subvenciones, la obtención de permisos o licencias son situaciones que suelen acarrear una ingente tramitación documental, con el consiguiente riesgo de pérdida de papeles o alteración de los originales.
Con el correo digital certificado se consigue garantías de fiabilidad y autenticidad son máximas. No son necesarias varias personas ocupándose de los trámites y trasladándose físicamente de un lugar a otro.
- Problemas frecuentes en la entrega y validez jurídica
Por parte del emisario, hay una garantía absoluta de la veracidad y autenticidad de los contratos en todos sus términos. Pero, una vez enviado, no tienes control sobre quién y cuándo lo recibe o si existe alguna modificación o fallo en el resto del proceso.¡Salvo que uses un email certificado! En ese caso, sabes que la recepción es inmediata. Por supuesto, sin que se haya podido alterar ningún detalle. Por eso, es un contrato con validez jurídica.
Claves para entender la validez legal internacional de las comunicaciones certificadas.
Email certificado como herramienta para la optimización contractual
Es importante recordar que el correo electrónico certificado verifica la autenticidad del envío no solo en lo que se refiere a la fecha o identidades de receptor y emisor, también en lo que respecta a la inalterabilidad del contenido. Otras ventajas específicas que se disfrutan con esta opción de envío documental no son menos importantes para una empresa, como destacamos a continuación.
Descubre cómo enviar un email certificado y cuáles son los beneficios para las empresas.
Mejora en la trazabilidad y control de contratos
Un correo postal o electrónico sin certificar no permite el mínimo control una vez que se ha envíado. Por supuesto, no sabemos con certeza si ha llegado a destino o cuándo.
Pero, aún más importante, tampoco podemos asegurar que no se ha alterado algún dato durante el proceso. Eso hace que se pueda invalidar su uso ante reclamaciones o conflictos legales, ya que no se puede considerar una prueba fehaciente.
Son problemas que se salvan al usar la certificación en el envío de un email de empresa. Con la ventaja añadida de que se custodian todas las modificaciones del contrato con las máximas garantías y con la facilidad de localizarlo rápidamente.
Seguridad y cumplimiento normativo en contratos
El uso de la intermediación de un prestador de servicios de confianza cualificado implica que las autoridades han ratificado que cumple con la normativa sobre comunicaciones seguras y la protección de datos. Estos dos factores son determinantes para que los contratos tengan plena validez legal.
Se puede reforzar con servicios añadidos como las distintas opciones de firma digital.
Cómo implementar el email certificado en la gestión de contratos
Una vez hayas detectado la necesidad de automatizar las comunicaciones legales, el primer paso que debe dar tu empresa es contratar con un proveedor homologado, que ofrezca su servicio de intermediación cumpliendo la regulación vigente (eIDAS2 y RGPD).
Por tu parte, es recomendable que adquieras ciertas dinámicas:
- No está de más que los empleados reciban un curso informativo, de forma que puedan sacarle el máximo partido a sus nuevas herramientas comunicativas y de gestión documental.
- También, conviene hacer una actualización frecuente, en la que se eliminen los contratos que han perdido validez y se organice el archivo para que sea sencillo localizar cualquier correo con rapidez.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de contratos con email certificado
¿El email certificado garantiza el cumplimiento de normativas legales en contratos?
Es un mecanismo de envío de documentos avalado por los tribunales y como se recoge en la modificación del artículo 299.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, siempre que se utilice un prestador de servicios cualificado. Así, te aseguras que cumple con el IDAS2 y la Ley de Protección de Datos.
¿Cómo se implementa el email certificado para optimizar la gestión contractual en una organización?
Es imprescindible la contratación de un proveedor cualificado. Pero, además, se pueden implementar servicios adicionales como la firma electrónica, el acuse de recibo y la identificación digital certificada para que las garantías sean las óptimas. También, es interesante disponer de un servicio de comunicación omnicanal, para poder complementar con otros medios de envío en caso de necesitarlo.