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La tramitación de contratos es parte esencial del funcionamiento de una empresa. El email certificado tiene plena validez legal y combinada con la firma electrónica te permite afrontar estas negociaciones y acuerdos desde una perspectiva más ventajosa. Es una herramienta que aporta agilidad y minimiza el riesgo de errores, simplifica el proceso y permite una comunicación más discreta.
Descubre nuestro servicio de email certificado y dos ámbitos en los que su aplicación es especialmente eficiente: el laboral y el de las relaciones con tus clientes y proveedores.
A continuación, desarrollamos estos puntos:
- Ventajas del correo electrónico certificado para la contratación laboral.
- Aplicaciones del email certificado en los acuerdos con proveedores y clientes.
- Consejos para implementar de forma eficiente los correos digitales certificados en la gestión contractual de una empresa.
Así puedes automatizar las comunicaciones de tu empresa con el email certificado.
Cómo el email certificado mejora la administración de contratos laborales
Las relaciones entre una empresa y sus trabajadores deben ser gestionadas con un plus de cuidado y sensibilidad. Es un ámbito en el que se toman decisiones que afectan a la vida de las personas y, a la vez, tienen repercusiones decisivas en el desarrollo del negocio.
Poco hay que añadir para entender la importancia de optimizar la manera en la que se gestionan estos contratos y comunicaciones. ¿Qué aporta priorizar el uso del email certificado para los contratos laborales? Estas son las ventajas más específicas:
- Automatización de todo los relacionado con la gestión de documentos
Indudablemente, esto supone un considerable ahorro en tiempo, personal y costes para la empresa. Pero, no menos interesante es la reducción de fallos, un aspecto especialmente valorado por el trabajador. - Éxito en la entrega y recepción de los contratos
El envío mediante correo electrónico certificado se constata de forma inmediata. El empleado no tiene que esperar nada para tener el contrato en sus manos y comprobar si reproduce con exactitud lo acordado con la empresa. Pero, además, si hay cualquier reclamación o sugerencia de cambio, también es inmediata.
Esta agilidad ayuda a restar estrés al trabajador durante su proceso de contratación. Y a la empresa le permite reducir el tiempo de incorporación de sus trabajadores, con el consiguiente impacto positivo en su productividad. - Compromiso con la sostenibilidad
Todo el que esté concienciado de la importancia de cuidar el medioambiente, siempre está dispuesto a poner su granito de arena. La gestión digital de los contratos laborales es una oportunidad para reducir el consumo de papel y de tinta. También, la huella de carbono en caso de tener que trasladarse físicamente.
Estas son las claves para usar correctamente el email en despidos y sanciones laborales.
Uso del email certificado para contratos con clientes y proveedores
Las relaciones con clientes y proveedores se enmarcan, básicamente, dentro del ámbito financiero de una empresa. En este contexto, no hay que ser muy imaginativo para entender por qué se pone un énfasis especial en que estas comunicaciones externas se hagan con la máxima seguridad, discreción y agilidad. Aunque aún es más importante, la garantía de que estos contratos y acuerdos se puedan presentar como pruebas fehacientes en reclamaciones, denuncias o juicios.
Por cierto, todas estas exigencias no sólo convienen y benefician a la empresa. Sin duda, son un requisito valorado por los propios clientes y proveedores, las ventajas son bidireccionales. De ahí que, el email certificado sea una opción que aglutina cada vez más adeptos.
En cuanto al tipo de contratos que se pueden gestionar mediante un correo digital, hay que recordar que no hay limitaciones. Sin embargo, estos son las aplicaciones más frecuentes:
- Notificaciones de cambios en las condiciones contractuales con proveedores y clientes, incluyendo la firma de un acuerdo o el cese del mismo.
- Confirmación de autorizaciones y operaciones.
- Aprobación de presupuestos.
- Gestión de disputas o reclamaciones.
El burofax postal online es otra fórmula para gestionar los contratos de proveedores y clientes.
Aspectos clave para implementar email certificado en la gestión contractual
El máximo interés de tu empresa es que las comunicaciones digitales destinadas a la gestión de contratos garanticen la plena validez de estos documentos. Pero, también te interesa que esa transformación digital realmente suponga una agilización y simplificación de estas tareas.
Por eso, te hacemos las siguientes recomendaciones:
- Elige un proveedor de servicios cualificado.
- Opta por soluciones que incluyan la comunicación multicanal, para tener la posibilidad de certificar todas tus comunicaciones digitales dependiendo de lo que te convenga.
- Incorpora la identificación digital certificada para protegerte y proteger a tus clientes de fraudes de identidad.
En MailComms Group tenemos soluciones de comunicación digital para todo tipo de empresas. Te animamos a conocer nuestro servicio de Notificación Electrónica Certificada. ¡Garantizamos la validez legal de todas tus comunicaciones!
Preguntas frecuentes sobre la gestión de contratos con email certificado
¿Cómo asegura el email certificado la validez legal de los contratos enviados?
Básicamente, porque se trata de comunicaciones contrastadas por un tercero externo. El papel del prestador cualificado es clave para verificar la autenticidad y la inalterabilidad de todo el proceso, sus participantes y contratos aportados.
¿El uso del email certificado elimina la necesidad de contratos en papel?
Más que hablar de eliminación, deberíamos verlo como una alternativa con plena validez legal y segura de los contratos tradicionales en papel, especialmente en el ámbito de los Recursos Humanos y de las actividades financieras. Eso sí, es interesante complementar con recursos como la firma digital y los procesos de identidad certificada para reforzar la autenticidad de los intervinientes.
¿Qué ventajas aporta el email certificado frente a métodos tradicionales de envío de contratos?
Como cualquier comunicación digital, el correo certificado es un sistema mucho más rápido, sencillo y ágil, sin que se ponga en riesgo la seguridad o inalterabilidad de la información. Pero, además, reporta otros beneficios respecto a los envíos tradicionales: mayor trazabilidad, un acceso más fácil y una custodia segura.