¿Tiene validez legal un mensaje de WhatsApp?

No hay duda de que WhatsApp es uno de los canales de comunicación instantánea más populares. Su inmediatez y accesibilidad lo convierten en la herramienta preferida para el envío de cualquier tipo de información, y lo emplean tanto empresas como particulares (estos últimos en sus ámbitos privado y profesional).

Todo esto ha fomentado una democratización del uso de la tecnología para todos los públicos, y muy especialmente en lo relativo a esta aplicación. Esta accesibilidad tecnológica ha facilitado que personas de todos los colectivos se beneficien de sus ventajas, disfruten de su experiencia de usuario y se sientan cómodas en entornos digitales.

Aquí tenemos que distinguir entre un WhatsApp certificado (Valor legal irrefutable) y otro sin certificar, cuya validez depende del criterio del juez.

Un WhatsApp por sí mismo no tiene validez legal, todo depende del juez que tenga que valorar la prueba. Para que ningún juez pueda poner en duda como prueba un mensaje de WhatsApp este tendrá que ser enviado de forma certificada.

Hay que tener en cuenta que un WhatsApp es fácilmente modificable.

La falta de integridad y autenticidad de la información transmitida a través de capturas de pantalla de WhatsApp fue lo que no se admitió como prueba documental en el recurso de apelación 17/2024 del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, donde el juzgado debía valorar la naturaleza del despido de un trabajador de una compañía.

No obstante, existen procesos judiciales en los que las pruebas ofrecidas a través de conversaciones de WhatsApp sí han sido consideradas como validas, aunque nada garantiza el éxito del procedimiento sin en uso de otros elementos adicionales del proceso.

Para poner en antecedentes, existen dos versiones de WhatsApp, una para particulares (la que conocemos todos) y otra para empresas, denominada esta última WhatsApp for Business. La principal característica de esta última versión, es que verifica la identidad de la empresa que la está usando dificultando la suplantación de identidad y maniobras de phishing asociadas. Tanto es así que muchas empresas ya han implementado WhatsApp for Business dentro del flujo de las comunicaciones habituales con clientes. En el caso del sector asegurador podemos nombrar los siguientes ejemplos:

• Envío de la información precontractual.
• Envío de documentación relacionada con una póliza de seguro (firma de las condiciones particulares, envío de cartas de renovación, formularios de siniestros, aviso para la actualización de medios de pago, etc.).
• Recogida del consentimiento para el tratamiento de datos personales.
• Obtención del consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales.
• Y muchos más.

Pero algunas empresas todavía son algo reacias a su implementación, ya que alegan que su uso puede producir riesgos dentro de la organización o que sus efectos probatorios, en caso de litigio, pueden ser limitados. Pues bien, en este articulo vamos a aclarar algunas dudas de tipo jurídico sobre la validez legal en juicio de las comunicaciones enviadas por WhatsApp.

En primer lugar, tanto la normativa como la jurisprudencia y la doctrina consideran que no hay inconveniente alguno para la utilización de esta aplicación como método de comunicación, de recogida del consentimiento RGPD e incluso de firma de documentación, siempre y cuando se refuerce a través de otros mecanismos, como pudieran ser la autenticidad y la integridad de la información transmitida.

En otra entrada en el blog hicimos referencia a cuáles serían los criterios de admisión de prueba en juicio en el caso de comunicaciones a través de WhatsApp. En ella indicamos que la Ley de Enjuiciamiento Civil y la jurisprudencia del Tribunal Supremo en la sentencia 300/2015, 19 de mayo de 2015, establecen que las comunicaciones electrónicas, como los mensajes de WhatsApp, pueden tener validez probatoria siempre que se respeten los derechos fundamentales y se obtengan de manera lícita, siendo indispensable en tal caso la práctica de una prueba pericial que identifique el verdadero origen de esa comunicación, la identidad de los interlocutores y, en fin, la integridad de su contenido.

Esta claro, que siempre se obtendrá una mayor garantía en caso de litigio cuantos más elementos probatorios se puedan aportar como prueba. Entre ellos podemos destacar desde una captura de pantalla hasta la implementación de una firma cualificada dentro del proceso de envío de comunicaciones a través de WhatsApp.

En este sentido, en Grupo MailComms, como prestador de servicios de confianza cualificado en el servicio de entrega electrónica certificada somos capaces de aportar las pruebas suficientes para defender la validez de este proceso ante terceros, ya que conforme a lo dispuesto en el artículo 326 Ley de Enjuiciamiento Civil, otorga una presunción iuris tantum.

Es decir, en caso de haber empleado algún servicio de confianza cualificado, si se impugnase el documento electrónico, la carga de realizar la prueba correspondería a quien la haya presentado. Y si esas comprobaciones dan un resultado negativo, las costas, gastos y derechos serán asumidas por quien lo impugnase, incluso con la posibilidad de imposición de una multa de 300 euros a 1200 euros en caso de que la impugnación sea temeraria.

Por el contrario, si se usa el servicio prestado por un proveedor de confianza no cualificado, en caso de impugnación de la autenticidad de este documento la parte que lo haya presentado podrá pedir el cotejo pericial o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto. En otras palabras, será necesario contar con la intervención de un perito informático que certifique la autenticidad de las conversaciones y su integridad para evitar que la parte contraria impugne su validez.

En el marco de procesos de recogida de consentimiento RGPD y firma de documentos, WhatsApp puede contar con suficientes garantías durante la autenticación del firmante y en el proceso final de la firma. De esta forma se podrán acreditar las evidencias suficientes para obtener una firma electrónica avanzada y con efectos jurídicos plenamente validos ante un juez.

Destaca en este contexto la importancia de probar el momento de la prestación del consentimiento y la integridad de la prueba, además de aportar un certificado final de evidencias donde se recojan todos los eventos principales de la comunicación celebrada entre las partes. Esta declaración tendrá que incluir el registro de la propia conversación mantenida mediante WhatsApp para demostrar, en su caso y de forma eficaz, la validez del contrato celebrado en el marco de un procedimiento judicial.

En definitiva, el sistema propuesto por Grupo MailComms, con WhatsApp como medio de comunicación, aceptación y firma, cumple con los requisitos legales y tecnológicos para garantizar la validez, seguridad y evidencia de las transacciones realizadas a través de dicha aplicación.

Para ello disponemos de un informe elaborado por el despacho de abogados ECIJA, especializado en comunicaciones legales digitales, que confirma que el servicio de WhatsApp certificado ofrecido por grupo MailComms cumple con lo estipulado en la normativas: eIDAS y Reglamento General de Protección de Datos. Esto confiere la conformidad de la herramienta y su uso como canal para el envío de comunicaciones certificadas entre empresas y clientes.

Como cierre de este contenido encontrarás un vídeo en el que Alonso Hurtado, abogado de ECIJA, explica cómo ha sido el criterio llevado a cabo para la evaluación de WhatsApp certificado de MailComms como canal de comunicación con pleno valor probatorio.

Artículo escrito por Soraya de Caso, responsable del área de Business Legal Consulting.