Ventajas de utilizar burofax postal online frente a métodos tradicionales

Las empresas necesitan cada vez más comunicarse con sus clientes, proveedores o empleados, con el aumento del volumen de intercambio de documentos, es importante simplificar los procesos internos, manteniendo la seguridad y la validez legar de esas comunicaciones. Una parte de esta actividad mejora sustancialmente si se usa el burofax postal online, en lugar de los sistemas tradicionales. Sin duda, es una fórmula clave en la transformación digital de las empresas.

Para entender mejor este papel renovador, desarrollamos estos aspectos:

• Las diferencias de funcionamiento entre el burofax postal online y los métodos tradicionales, sobre todo, la carta y el burofax postal.
• Principales ventajas de su uso.

¿Qué es y cómo se envía un burofax online?

Canales de comunicación para el envío de documentos hay muchos. Dependiendo de la sensibilidad de los asuntos, los plazos o la exigencia de seguridad legal del tema que se tramite, es necesario usar aquellos que refuerzan temas como la trazabilidad completa o el respaldo legal de cada envío.

Tradicionalmente, este plus de verificación se proporcionaba con el mecanismo de la certificación en los envíos postales. Se trata de una fórmula que verifica que se ha realizado el envío y determinados datos relativos al mismo (fechado, emisor y receptor), además de permitir un cierto seguimiento. Hasta no hace mucho, para esta certificación solo se podía solicitar acudiendo físicamente a las oficinas de Correos o algunas empresas de mensajería, donde encontrabas dos posibilidades.

Este tipo de envíos solo certifican si la carta ha sido entregada o devuelta (se especifica el motivo) en su destino. Nada se verifica en lo que se refiere al contenido del mismo. Como consecuencia, no es un método que tenga plena validez legal.

Sin duda, el burofax postal online tiene notables diferencias respecto a la carta certificada:

• Hay una trazabilidad completa de todo el proceso.
• Se garantiza la inalterabilidad del contenido.
• Cumplimiento de todos los requisitos legales vigentes
• Se recogen y custodian las siguientes evidencias: emisor, entrega (puesta a disposición en el host de destino), contenidos (email/HTML y/o documento adjunto) e identificación del receptor.

Como consecuencia, es una herramienta con plena validez legal, que puede usarse como prueba fehaciente en cualquier conflicto legal. Con la ventaja de la gestión es totalmente digital, sin tener que trasladarse físicamente en ningún paso del proceso.

En este caso, hay más puntos en común con el burofax postal online, sobre todo, en lo que se refiere a la plena validez legal. Sin embargo, tienes que desplazarte físicamente a una oficina para poderlo enviar. El mecanismo digital gana en agilidad y en ahorro de costes, porque no tienes que moverte de tu mesa para enviarlo, usas el ordenador.

El burofax postal online también presenta diferencias respecto a otras comunicaciones electrónicas, como puedes comprobar.

Nadie duda que el burofax postal online es una herramienta de modernización de las empresas. Combina lo mejor del mundo físico y el digital en las comunicaciones, es decir, la entrega física del documento, con la agilidad propia de los canales digitales.

Contribuye a agilizar y reforzar la seguridad en las comunicaciones legales, a la vez que reduce los costes y tiempos que se tienen que dedicar a estos asuntos. Pero, mejor que profundicemos en estos temas, que suponen un avance decisivo en la gestión de ciertas tareas de una empresa.

El requisito para que un burofax postal online sea aceptado por el juez en un litigio recae en el proveedor contratado para dar este servicio. Este debe garantizar que las evidencias recogidas sobre el proceso de comunicación y las generadas en sus sistemas, se producen según lo establecido en el reglamento (UE) 910/2014 eIDAS.

Para enviar un burofax postal online no hace falta trasladarse, ni manipular los documentos o, al menos, se reduce al mínimo la manipulación de los mismos. Eso implica que hay menos posibilidad de que se extravíen o se deterioren. Son los profesionales del proveedor, en las sus instalaciones securizadas y preparadas para esta actividad, los que se ocupan de imprimir y ensobrar.

Además, se puede personalizar el servicio a través de la integración en los sistemas corporativos de cada empresa. Esto permite digitalizar el envío y seguimiento de las comunicaciones, garantizando un flujo de trabajo más ágil y seguro.

Es importante que el burofax postal online se gestione a través de un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado en entrega electrónica certificada. Esta calificación garantiza el cumplimiento efectivo del marco normativo europeo en material de seguridad y privacidad de datos (RGPD y LOPDGDD).

Las empresas que tienen un gran volumen de notificaciones de manera continuada, van a notar un gran cambio en agilidad y simplificación de las tareas al digitalizar la gestión y seguimiento de estas comunicaciones con burofax postal online.

El burofax online proporciona transparencia y máxima trazabilidad, además de ser un mecanismo más ágil y sencillo.

Al final, usar este mecanismo para las notificaciones fehacientes, simplifica el procedimiento y aumenta su confianza, porque se percibe más seguro. Todo ello, revierte en una mejora de la comunicación y de las relaciones en general.

En MailComms Group estamos convencidos de la importancia de las comunicaciones digitales certificadas y el empuje que pueden darle a tu empresa. Conoce nuestras plataformas CertySign o PostaMail y encontrarás numerosas situaciones en las que utilizarlas.