La respuesta a la pregunta que da pie a este artículo es muy sencilla, cualquier empresa de cualquier sector obtiene beneficios de usar el email certificado para sus comunicaciones con necesidad de validez legal. Pero, es interesante dar más contenido y argumentos a esta afirmación, para que cada negocio tome nota de cómo y cuándo implantar este mecanismo de envío de mensajes digitales certificados.
Así, estos son los principales temas en los que ponemos el foco:
- Un resumen de las principales tareas en las que una empresa se beneficia usando el email certificado.
- Los tipos de empresas que más pueden aprovecharse de priorizar sus comunicaciones digitales certificadas a través del email.
Cómo se envía un email certificado y los beneficios que tiene para las empresas.
Aplicaciones del email certificado en las empresas
Para entender mejor cómo contribuye el email certificado al funcionamiento de las empresas, es imprescindible repasar en qué ámbitos puede usarse. Lo cierto es que su utilización es muy amplia, casi podríamos decir que se extiende a cualquier área o departamento que precise de un sistema de comunicaciones con validez legal para que puedan utilizarse como pruebas fehacientes en caso de conflictos o reclamaciones.
Es muy interesante destacar que la normativas aprobadas en la UE respecto a la seguridad y privacidad de las comunicaciones digitales refuerzan la necesidad de que las empresas se doten de sistemas en los que se garantice su cumplimiento.
Además, en el caso concreto español, hay que destacar la puesta en vigor del procedimiento MASC, que obliga al paso previo de intentar una mediación antes de recurrir a los tribunales. Es un ámbito en el que el email reforzado con notificación certificada es una herramienta muy interesante para poder aportar pruebas fehacientes de que se han producido esas comunicaciones legales, verificando eventos esenciales como la fecha, los intervinientes (emisor/receptor) y la inalterabilidad del contenido de ese mensaje y sus documentos adjuntos.
En este contexto, destacamos estos ámbitos en los que una empresa se beneficia de la agilidad de usar el email certificado para sus comunicaciones legales.
Gestión documental de contratos y acuerdos
Probablemente, este es el apartado en el que mejor se entiende los beneficios del email certificado en las empresas. Recordemos que permite comunicaciones seguras, inmediatas y con validez legal. Por tanto, resulta perfecto como herramienta de gestión documental.
En este sentido, hay que destacar que el proceso de certificación de eventos necesarios para tener valor como prueba legal, no solo se refiere al momento del envío. También, implica la custodia y acceso a estos datos. Así, el email certificado permite un seguimiento y recuperación de estas gestiones más ágil y eficaz, ya que se archiva el mensaje y sus documentos adjuntos lo que facilita disponer de toda la documentación sobre ese asunto durante un tiempo determinado.
Notificaciones laborales
Aquí, es destacable la funcionalidad de usar el email certificado para asuntos tan sensibles como comunicaciones de despidos, ERES o ERTES y sanciones, entre otros. Un uso del que pueden beneficiarse las empresas del sector de los RRHH, pero también, cualquier gran empresa que cuenta con un departamento de relaciones laborales para sus comunicaciones internas.
Así se usa el email certificado para comunicar despidos y sanciones laborales.
Operaciones financieras
Desde la presentación y aprobación de un presupuesto, hasta la renegociación de un préstamo, las comunicaciones del área financiera de una empresa se pueden manejar a través de correos electrónicos certificados. Pero, podemos ser más precisos:
- Alta o baja en ficheros de morosos.
- Reclamación de cuotas e impagos.
- Refinanciación de deudas.
- Concesión de créditos.
- Reclamación facturas impagadas y deudas.
- Contratación de productos (préstamos, depósitos).
¿La ventaja? Su inmediatez, lo que ayuda a agilizar los trámites. Y algo aún más interesante, la posibilidad de digitalizar estas comunicaciones, lo que minimiza el riesgo de problemas de plazos o errores en la gestión.
Puedes profundizar en los beneficios del email certificado en para transacciones comerciales y contratos.
Tipos de empresas que se benefician al utilizar el email certificado
No vamos a insistir en que toda empresa o negocio tiene ámbitos en los que optar por los mensajes electrónicos certificados como mecanismo prioritario en sus comunicaciones que pueden requerir, llegado el caso, valor legal probatorio. Pero, es interesante destacar las ventajas específicas que aporta a cada uno de los sectores.
Aseguradoras
Uno de los ámbitos en los que más se ha generalizado la implementación del correo electrónico certificado es el de las compañías de seguros. Las aseguradoras valoran cómo esta digitalización les permite optimizar sus procesos:
- Reduce el riesgo de errores o pérdidas documentales.
- Supone un evidente ahorro en tiempo y costes.
- Garantiza la validez legal de las comunicaciones y el cumplimiento legal.
- Mejora la experiencia del cliente.
Financieras
Si hiciésemos una clasificación por sectores empresariales que han normalizado el email certificado como parte de su rutina, las que se dedican asuntos financieros y económicos coparían los primeros puestos. En este ámbito, estos son los beneficios más destacados:
- Se minimiza el riesgo de fraudes, falsas identidades o acceso no autorizado.
Un email certificado puede llegar a detonar sistemas de autenticación biométrica o la firma electrónica, son complementos realmente interesantes para el sector financiero y las operaciones económicas en general. - Permite que se verifique la fecha del envío y confirmar la entrega (puesta a disposición en el host de destino).
- Cumplimiento de la normativa específica del sector financiero, en especial, la relacionada con el blanqueo de capitales.
Empresas de Recursos Humanos
Todas las gestiones laborales con carácter legal deben ser realizadas con las máximas garantías de privacidad. Comunicar una sanción, una mejora en las condiciones del contrato o un despido son asuntos particulares, que deben tratarse preservando la protección de datos.
Pero, sobre todo, el email certificado es una herramienta muy valiosa porque estas notificaciones tienen que tener validez legal. Incluso en el caso más delicado, el de los despidos, el email certificado se puede presentar como prueba fehaciente en cualquier proceso o ante los tribunales.
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Preguntas frecuentes sobre qué tipos de empresas se benefician al utilizar email certificado
¿Las grandes empresas se pueden beneficiar de utilizar el email certificado?
Por supuesto, de hecho en estos negocios la agilidad y digitalización de ciertos procesos supone un notable ahorro de costes y tiempo.
¿Hay comunicaciones en las que sea obligatorio usar el email certificado en cualquier tipo de empresa?
No es tanto que se exija el correo electrónico certificado como herramienta exclusiva. La obligación es la de que esa comunicación debe cumplir unos requisitos para tener validez legal.
Usando el email certificado se cumplen con esas garantías, ya que se certifican los eventos exigidos: emisor, entrega (puesta a disposición en el host de destino) y contenidos (email/HTML y/o documento adjunto). Todo ello, de una forma más ágil y sencilla que con otro tipo de comunicaciones.
¿Se puede implantar fácilmente el email certificado en todo tipo de empresas?
La clave es contratar un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado en entrega electrónica certificada. Es interesante que disponga de plataformas compatibles con los sistemas de gestión más habituales en las empresas (ERP, CRM, ECM) para poder digitalizar las comunicaciones sin necesidad de medidas adicionales y que el proceso de implantación sea más rápido.