A menudo, cuando se lee el concepto “comunicaciones certificadas”, la mente se va a la relación entre las empresas y sus clientes o usuarios. Pero, ¿cuál es el rol de este tipo de comunicaciones en las conversaciones entre las compañías y las personas empleadas? En este contenido vas a leer sobre ello, pero el resumen es: son potentes aliadas para una experiencia de usuario, o mejor dicho, de empleado, atractiva, satisfactoria, segura y en total cumplimiento.
Ciclo de vida del empleado
Para explicar este papel es importante definir primero el ciclo de vida del profesional y su empresa que, por regla general, se puede resumir en cinco pasos:
- Proceso de selección.
- Reclutamiento.
- Onboarding.
- Vida laboral en la compañía.
- Desvinculación.
Pues bien, las comunicaciones certificadas pueden acompañar a la marca empleadora en cada una de estas etapas para solucionar, de manera efectiva, las necesidades específicas de cada una de ellas. Y, en conjunto, lo que consiguen es digitalizar procesos para mejorar la experiencia de todas las partes. Se trata de una parte significativa de la transformación digital de cualquier organización.
Entre las aplicaciones digitales certificadas que se pueden integrar en estos procesos de comunicación “específicos” figuran herramientas como identificación y videoidentificación digital, autenticación, contratación electrónica, notificaciones certificadas por varios canales (online y físicos, con posibilidad de integrar) y soluciones para el cumplimiento normativo, como la especializada en gestión de consentimientos RGPD.
Beneficios para el departamento de RR. HH.
Su uso, integrado, combinado y personalizado, a lo largo de los diferentes contactos entre empleado y empresa genera una serie de beneficios para los departamentos de RR. HH. que son muy identificables. Son muchos, pero podemos destacar nueve:
- Garantiza la validez legal de las comunicaciones electrónicas en el marco normativo laboral.
- Eleva el éxito de entrega de las notificaciones. Por ejemplo, por mayores tasa de lectura o por la redirección automática de envíos entre canales.
- Automatización de la gestión documental: seguridad, ahorro de costes y ahorro de espacio.
- Total trazabilidad de las comunicaciones.
- Minimización de errores (que a menudo se producen en procesos manuales).
- Reducción de tiempos dedicados a gestiones administrativas.
- Aceleración de tiempos de ejecución.
- Ahorro en el uso de papel (ventaja medioambiental)
- Y, todo desde una única plataforma.
Si trabajas o has trabajado en un departamento de Recursos Humanos, imagina cómo aplica cada uno de los beneficios listados en acciones concretas como, por ejemplo, la firma de acuerdos con freelances o de contratos de trabajo, la gestión del mandato SEPA o del modelo 145 de la AEAT, la entrega de equipamientos, los cambios en contratos, la comunicación de cambios en las condiciones laborales, entrega de nóminas, notificación de sanciones, comunicación de despidos, entrega de finiquitos…
Hay cientos de situaciones que las comunicaciones certificadas pueden facilitar y generar ventajas tanto a en las gestiones habituales como aquellas que merecen una mirada rigurosa desde el punto de vista normativo, por las obligaciones de las diferentes legislaciones o por posibles reclamaciones posteriores.
Seguridad, flexibilidad y atractivo como marca empleadora
La combinación de estas soluciones, vista desde un prisma general, repercute en una actividad de recursos humanos fluida y segura. Y este es uno de los principales componentes para que las empresas ganen en flexibilidad, aumenten su capacidad para adecuarse a las circunstancias del mercado en cada momento y logren contratar a los profesionales más adecuados, sin importar dónde se ubican.
Porque si un proceso de onboarding atractivo influye, y mucho, en la fidelización de clientes desde el primer impacto, igual de importante o más ofrecer un ciclo de vida laboral atractivo y “profesional” a cualquier empleado, desde los primeros instantes. Las comunicaciones certificadas en el ámbito de los recursos humanos son diferenciales.
