En la supervivencia de las empresas cada vez cobra mayor importancia su decisión de automatizar las comunicaciones y la gestión documental. Influye en aspectos tan dispares como el ahorro de costes o la mejora de las relaciones con clientes y colaboradores.
Implantar un servicio de email certificado es igual de beneficioso para las pequeñas empresas como para las más grandes. Eso sí, con ciertas diferencias que analizamos a continuación.
Este es el desglose de esta información:
- Beneficios para las Pymes del correo electrónico certificado
- Ventajas para las grandes empresas.
- Cómo implantar el email certificado en cualquier empresa.
Así se automatizan las comunicaciones legales con el email certificado en las empresas.
Beneficios del email certificado para pymes
Las Pymes son empresas de pequeño o mediano tamaño. Legalmente, aquellas que tienen menos de 250 empleados y un volumen de negocio anual que no supera los 43 millones de euros. En España, son un motor esencial de la actividad económica del país. De hecho, según los datos del Ministerio de Industria, suponen la aplastante mayoría de las empresas en activo.
Dado su peso en la economía nacional, no es extraño que sean objeto de las políticas de transformación digital promovidas por las autoridades españolas y europeas. Implantar el correo electrónico certificado es una forma muy eficaz de dar pasos en esa automatización de sus comunicaciones.
- Reducción de costes y optimización de recursos
El primer ahorro es directo y se refiere a gastos relacionados con la impresión, envío y manipulación de los documentos (papel, tinta, sobres, franqueo…).
Hay que añadir otra partida muy importante, la que tiene que ver con posibles reclamaciones legales. Recordemos que con el email certificado se reducen los errores, fallos o extravíos de documentos.
Finalmente, optar por un mecanismo tan sencillo y rápido, hace que una misma persona se ocupe de todo el proceso. Un detalle especialmente interesante para una pequeña empresa, donde la plantilla suele ser muy ajustada.
Así reducen las comunicaciones digitales los costes operativos. - Mejoras en la comunicación y gestión documental
De nuevo, pensando en que las Pymes cuentan con menos personal, los correos digitales certificados permiten que la comunicación con clientes y proveedores sea más fluida e inmediata. Tienen la sensación de estar mejor atendidos y que se resuelven sus demandas con máxima eficacia. - Cumplimiento normativo simplificado
Contratando con un prestador de servicios de confianza cualificado no hay que preocuparse por tener problemas de incumplimiento de los reglamentos de seguridad y protección de datos.
¡Descúbrelo!: Guía para envíar un email certificado.
Ventajas del email certificado para grandes empresas
Las empresas de mayor tamaño suelen tener menos problemas con el ajuste presupuestario o la falta de plantilla. Pero, por contra, la burocratización o la complejidad de los flujos de comunicación suelen ocasionar retrasos o fallos en la gestión documental de graves consecuencias.
Por eso, este tipo de compañías valoran especialmente estos tres beneficios que les proporciona el uso de correos digitales certificados para sus procesos de gestión documental.
- Escalabilidad y automatización de flujos de trabajo
No hay que andar moviéndose de un departamento a otro para recopilar los documentos o perder tiempo solicitando permisos a los superiores. La digitalización permite que todos esos procesos se agilicen y, además, se reduzca la posibilidad de pérdidas de documentos o fallos en el envío. - Integración con sistemas ERP y CRM
Una gran empresa suele tener un complejo equipamiento informático con el que gestiona la actividad de sus distintos departamentos (RRHH, despacho de asuntos legales, financiero). La ventaja del email certificado es que se integra en sus sistemas ya establecidos, lo que evita demoras o problemas de compatibilidades. - Seguridad y trazabilidad en comunicaciones corporativas
El volumen de comunicaciones suele ser directamente proporcional al tamaño de una empresa. Cuanto mayor, más notificaciones, reclamaciones, presupuestos, órdenes de pago se manejan.
El correo electrónico certificado permite que haya un seguimiento en tiempo real de cada mensaje, siempre manteniendo la máxima seguridad de los datos y confidencialidad total.
Pasos para incorporar email certificado en la estrategia digital de tu empresa
Es importante destinar algo de tiempo a analizar las necesidades de notificaciones certificadas en tu empresa, el volumen de las mismas, los canales de comunicación empleados y si necesitas personalizar más o menos el nivel de refuerzo de la validez legal.
Todo ello te ayudará a tomar la decisión clave, la contratación del servicio de email certificado más eficaz para la realidad de tu empresa. Una vez tienes habilitado el servicio, es interesante que haya una mínima formación de la plantilla, sobre todo, para que conozcan las posibilidades de esta herramienta y así, sacarle el máximo partido.
Profundiza en los beneficios de la digitalización de las comunicaciones y cómo implementarla.
Preguntas frecuentes sobre el email certificado y la transformación digital en empresas
¿Por qué es clave el email certificado en la digitalización de pymes y grandes empresas?
Es una herramienta esencial para automatizar sus comunicaciones y mejorar la gestión documental, garantizando la validez legal de los mensajes. Además, es sencillo de implantar y conlleva ahorro de tiempo y costes.
¿Cuáles son las principales diferencias en el uso del email certificado entre pymes y grandes empresas?
Las Pymes se benefician, sobre todo, de la optimización de recursos, la rebaja de costes y la simplificación del cumplimiento normativo.
En el caso de las grandes empresas, lo que más se valora es que se pueden integrar en sus sistemas ERP y CRM, que se automatizan los flujos de trabajo y que hay una mayor trazabilidad del ingente volumen de comunicaciones que manejan.
¿Qué retos comunes enfrentan las empresas al implementar email certificado?
Realmente, implementar este sistema de comunicaciones digitales certificadas no supone ninguna dificultad, ni para grandes, ni para pequeñas empresas.
De hecho, no tienen que hacer cambios en su equipamiento informático, ni habilitar a personal con unos conocimientos específicos. Es más, el coste de contratar este servicio se compensa inmediatamente con el ahorro en los gastos del correo convencional y en otras partidas indirectas.
¿Es posible integrar el email certificado con otros sistemas digitales existentes en la empresa?
Por supuesto, no tiene que haber ningún problema, aunque siempre depende de las prestaciones, conocimiento y calidad del proveedor con el que se contrate este servicio.