¿El email certificado es legalmente válido para las transacciones comerciales y contratos online?

Nadie se cuestiona el avance que supone la gestión de acuerdos comerciales y contratos sin la necesidad de que las partes acudan físicamente a una oficina o despacho. Las comunicaciones digitales simplifican y agilizan estas actuaciones, pero es necesario que se garantice su validez legal.

El email certificado proporciona esa legalidad y seguridad. Por eso, es un canal especialmente interesante para la gestión de contratos en general. También, en ámbitos empresariales concretos muy regulados, como el sector comercial, como puedes comprobar a continuación.

Ponemos el énfasis en estos tres aspectos:

• La comprobación de la validez legal de los email certificados en la gestión de contratos y operaciones comerciales.
• En qué ámbitos contractuales y actividades comerciales puedes beneficiarte de la validez legal que garantiza el email certificado.
• Consejos para reforzar el valor legal de los correos electrónicos certificados.

Así puedes optimizar la gestión de contratos mediante el email certificado.

Cuando hablamos de validez legal de un contrato o transacción comercial gestionado a través de correos electrónicos certificados, nos referimos a que pueda usarse como prueba fehaciente en caso de reclamaciones o, incluso, presentado ante un juez. También, en procesos MASC (Medios Adecuados de Solución de Controversias).

Y es que, cuando hay dos partes y surge un conflicto, ambas pueden dar versiones distintas sobre un mismo acuerdo para intentar beneficiarse. La única forma de tener una verificación imparcial es que exista un agente externo, garante de la integridad y seguridad de las comunicaciones relevantes.

En los correos electrónicos certificados existe ese tercero verificador, el Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, que asegura aspectos esenciales como:

Se ratifica la fecha y hora exacta del envío, la recepción por parte del destinatario. Y, por supuesto, proporciona un registro del contenido durante todo el proceso.

La impugnación de un contrato acuerdo comercial puede producirse mucho tiempo después de su firma. Por tanto, necesitamos que esa garantía de inalterabilidad de los datos y contenido se prolongue hasta finalizar su vigencia o los plazos legales para hacer una reclamación legal.

En MailComms Group, incluso, realizamos el depósito notarial, en caso de que sea requerido.

Las actividades económicas requieren siempre de una discreción extrema. El propio mecanismo del email certificado ayuda a esa confidencialidad. Sin olvidar la estricta regulación en materia de seguridad y privacidad de los datos de las comunicaciones digitales, regulado en el eIDAS 2 y el RGPD vigentes en territorio de la UE.

Una de las principales preocupaciones para la implantación de la vía digital como herramienta para gestionar transacciones comerciales o contratos online es el temor a ser víctima de un fraude, especialmente en operaciones internacionales.

En el marco de la UE, se avanza hacia la economía digital combatiendo el fraude con herramientas de identificación digital.

El proceso de digitalización de la economía es imparable, así como en las negociaciones e intercambios en cualquier otro sector. Un avance que va íntimamente ligado a la superación de las fronteras nacionales, de manera que estas operaciones son cada vez más de naturaleza global.

Esta actividad es impensable si existe la obligatoriedad de la barrera de la presencia física para ratificar estas transacciones. Y aquí cobran protagonismo los correos electrónicos con certificación que, realmente, pueden usarse para cualquiera de estas gestiones. Destaca su posible utilización en:

• Alta o baja de ficheros de morosos.
• Operaciones para contratar productos.
• Refinanciaciones y concesiones de créditos.
• Reclamaciones de impagos, facturas o cuotas.
• Notificaciones con clientes y proveedores.

La validez como prueba legal del correo electrónico certificado descansa en el papel verificador del Prestador de Servicios de Confianza Cualificado en entrega electrónica certificada, recoge y custodia las evidencias del proceso de comunicación, según lo establecido en el reglamento (UE) 910/2014 eIDAS.

Los eventos certificables propiamente dichos son: emisor, entrega (entendiéndolo como puesta a disposición en el host de destino) y contenidos (tanto del email como del documento adjunto).

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Además, tienes a tu disposición el servicio de Firma electrónica. Con este servicio añadido, se añadirían dos eventos certificables más como la visualización y la firma..

Existen distintos tipos de firmas digitales, aquí puedes profundizar en sus diferencias.

En MailComms Group somos un referente de calidad, innovación y seguridad como proveedores de servicios de comunicaciones certificadas. Por ello, hemos sido la primera empresa en recibir la certificación NIS2 de AENOR.