Las empresas saben hasta qué punto les beneficia la simplificación de cualquier tarea. Si nos centramos en el ámbito de la gestión y envío de documentos, este asunto se convierte en trascendental. Por eso, cada vez son más las que se apuntan a la digitalización de sus comunicaciones.
Eso sí, para que esa agilidad y ahorro de costes no tenga repercusión en la seguridad o en la validez legal, hay que adoptar fórmulas como el email certificado. Una herramienta imprescindible para la digitalización de las notificaciones legales, como te demostramos.
Estos son los aspectos que desarrollamos a continuación:
- Cuáles son los beneficios de digitalizar las notificaciones mediante correos electrónicos certificados.
- Cómo hacer efectiva esa digitalización con el email certificado.
Toma nota de los consejos de esta guía para envíar un email certificado.
Ventajas de digitalizar las comunicaciones con el envío de emails certificados
El email certificado no es otra cosa que el correo electrónico al que estamos acostumbrados, pero con una diferencia trascendental. Su proceso de envío pasa por una plataforma cualificada que actúa como tercero verificador de su autenticidad y de su inalterabilidad.
Es decir, garantiza la veracidad de todos los datos, desde la fecha de envío y recepción, pasando por la identidad del receptor y del emisor, hasta llegar al contenido y documentos que se puedan adjuntar. Todo queda certificado, tal y como se manda, con la seguridad de que no se altera o modifica a conveniencia.
- Ahorro de tiempo y reducción de errores
No hay mucho que explicar, un correo digital certificado puede mandarlo una persona, sin levantarse de su mesa y se recibe inmediatamente en el destino. No hay que levantarse y recorrer departamentos para ir obteniendo los documentos o permisos. Una reducción de tiempo que se mide por horas y, también, de personal.
Pero, la certificación supone más ventajas, ya que evita la posibilidad de cometer fallos o pérdidas/alteraciones en los documentos o cualquier dato del mensaje.
Por supuesto, una seguridad de inalterabilidad y protección que se mantiene en el proceso de archivado y todo el tiempo que se mantienen almacenados.
Este es el detalle de la reducción de costes operativos gracias a la digitalización de las notificaciones.
- Mejora en la trazabilidad y control de entregas
Cuando mandas un correo postal, pierdes el control al depositarlo en el buzón. Incluso, si lo certificas, no eres tú quién dispone de la información del proceso. Con el email certificado el seguimiento es total y a tiempo real. Por supuesto, tienes confirmación de que se ha recibido y abierto simultáneamente.Descubre la oficina postal digital PostaMail, nuestra propuesta para tus comunicaciones certificadas electrónicas.
- Cumplimiento legal garantizado
Al enviar los correos electrónicos mediante un prestador de servicio cualificado, ya se garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos (RGPD) y la de privacidad de las comunicaciones (eIDAS2).Además, las plataformas Reg Tech ayudan a cumplir normativas y regulaciones de forma automatizada. En MailComms Group contamos con CertySign, como solución exclusiva para las comunicaciones digitales certificadas.
Este es el valor probatorio del email certificado en un juicio.
Mejores prácticas para la digitalización efectiva con el email certificado
La empresa que se decide a digitalizar sus notificaciones legales certificadas debe aprovechar para sacarle el máximo partido a esta nueva herramienta. Lo cierto es que el mecanismo no es complejo. Pero, ¿por qué no mejorarlo? Estas son las prácticas que contribuyen a aumentar esa eficacia:
- Implantación de sistemas de identificación digital certificada. Así, se salva una de las impugnaciones más habituales, los datos de envío y recepción.
- La opción de acuse de recibo. No es necesario justificar que el correo se ha abierto para que tenga validez legal, solo que atesorar que se ha recibido. Sin embargo, puede ser un refuerzo interesante que se consigue simplemente eligiendo el acuse de recibo cuando se va a enviar.
¿Necesitas implantar un sistema de comunicaciones digitales certificadas en tu empresa? Contacta con nosotros. En MailComms Group disponemos de soluciones personalizadas como respuesta a tus necesidades concretas.
Preguntas frecuentes sobre la digitalización de notificaciones certificadas con email certificado
¿Qué tipo de notificaciones se pueden comunicar con email certificado?
A efectos legales, el correo electrónico certificado es igual que su equivalente en soporte de papel físico. Por tanto, es cada empresa la que decide si lo usa o no en todas sus comunicaciones legales.
La práctica confirma que es el mecanismo más habitual para las comunicaciones con las administraciones, las notificaciones laborales, las financieras, firmas y modificaciones en contratos o reclamaciones.
¿Cómo se asegura la validez legal en las notificaciones digitales certificadas?
El factor imprescindible es que se realicen los envíos a través de un servidor cualificado, que las autoridades competentes hayan comprobado que cumple con la legislación vigente en materia de privacidad, seguridad y protección de datos.
También es interesante reforzar esa validez con herramientas como la firma electrónica o el acuse de recibo. Los sistemas de comunicación multicanal permiten combinar varias soluciones (SMS, burofax online, Whatsapp) para asegurarte que el mensaje se recibe.
¿Qué herramientas son recomendables para implantar las comunicaciones con email certificado?
Hay tres actores imprescindibles para los envíos certificados de correos electrónicos: el emisor, el receptor y el prestador cualificado. Este último es el que garantiza la autenticidad e inalterabilidad del mensaje y los participantes. Se puede reforzar con otras herramientas como plataformas Reg Tech u oficinas postales digitales.